Financiële reviewers zijn verantwoordelijk voor het exporteren van goedgekeurde en gecontroleerde uitgaven, reiskosten en kaarttransacties naar het externe systeem. Alleen documenten met de status Klaar voor export kan worden geëxporteerd. Het uitvoerformaat is afhankelijk van de specifieke configuratie van het bedrijf.
Financiële reviewers kunnen ervoor kiezen om het volgende te exporteren:
- uitgaven: onkosten met of zonder ontvangstbewijs, kilometervergoeding en dagvergoedingen
- reiskosten: kosten gegroepeerd in een reis, die al dan niet kilometervergoeding, dagvergoeding en andere soorten kosten omvatten.
- kaarttransacties: transacties die zijn gekoppeld aan een bijbehorend onkostenrapport.
- reiskosten: facturen ontvangen voor reisboekingen in Perk of via een integratie van derden.
Het gedrag van de Financiën > Beoordeling > Exporteren pagina wordt bepaald door een combinatie van instellingen:
| Kosten (inclusief reiskosten) | Kaarttransacties | Reiskosten |
|---|---|---|
|
|
|
Instellingen voor het exporteren van uitgaven
De integratie van de kostenexport in Integraties Hiermee kunt u bepalen welk doelsysteem de gegevens van Perk ontvangt. De configuratie en toegestane opties variëren per doelsysteem.
Op deze pagina kunt u het doelsysteem instellen voor:
- Uitgaven
- Salarisadministratie (zie Exportkosten betaald via loonlijst)
- Kaarttransacties
- Reiskosten
Je kunt alleen hebben één doelsysteem per documenttype.
Voorzichtigheid: Als u probeert meerdere exportfaciliteiten in te stellen (bijvoorbeeld een integratie van derden voor een ERP en de Spend API-export), kunt u de foutmelding tegenkomen Validatie: Meerdere exportfaciliteiten van toepassing wanneer u een uitgave probeert te exporteren.
Export van reiskosten
Standaard worden alle vergoedbare onkosten (particuliere betalingen, dagvergoedingen, kilometervergoedingen, reizen) geëxporteerd via de integratie die is opgegeven als het ERP-systeem. U kunt er echter voor kiezen om... exporteer de dagvergoeding en de kilometervergoeding afzonderlijk.
Gegevens over uitgaven, zoals het totale uitgavenbedrag, de belastingbedragen, de uitgavedatum en de boekingsdatum, worden gebruikt om de journaalpost te genereren. Zie voor meer informatie Exportgegevens voor onkosten.
Selecteer het gewenste doelsysteem. U kunt bijvoorbeeld reiskosten exporteren naar een Spend-exportbestand, zodat financiële reviewers deze kunnen gebruiken. downloaden van het exportlogboek of er toegang toe krijgen via de Uitgaven-APIRaadpleeg de documentatie voor het instellen van dat systeem voor meer informatie over de instellingen voor elk doelsysteem.
Exportkosten worden via de loonadministratie betaald.
Als u Yokoy zo wilt instellen dat de export van onkostenvergoedingen en toeslagen wordt gesplitst, moet u het selectievakje Dagvergoedingen en kilometervergoedingen afzonderlijk exporteren naar de salarisadministratie hebben aangevinkt in de instellingen. Uitgaveninstellingen > Gegevensexport en ERP-configuratie.
Wanneer deze optie is geselecteerd, kunt u aparte systemen instellen voor salarisadministratie en financiële administratie (uitgaven). Met andere woorden, u kunt het volgende configureren:
Particuliere onkostenvergoedingen via de onkostenintegratie (d.w.z. het financiële boekhoudsysteem)
- Dagvergoedingen en kilometervergoedingen worden via de salarisadministratie-integratie geëxporteerd.
Als je de installatie al hebt voltooid Bij de exportinstellingen voor onkosten blijft de configuratie behouden. U hoeft alleen de configuratie voor het salarissysteem toe te voegen.
Exporteren van kaarttransacties
Kaarttransacties kunnen worden geëxporteerd naar een extern systeem, ongeacht of u Perk Cards of een andere externe kaartaanbieder gebruikt.
Kaarttransactiegegevens zoals het transactiebedrag en de transactiedatum worden gebruikt om de boekhoudkundige journaalpost te genereren.
In de Uitgaveninstellingen > Zakelijke kaarten inschakelen kunt u de volgende instellingen specificeren: Standaard crediteurnummer (ERP) vereist voor het exporteren van kaarttransacties. Dit kan handmatig worden overschreven door het voor de betreffende kaart te wijzigen in Instellingen > Kaartinstellingen > Bedrijfskaarten.
Selecteer het gewenste doelsysteem. U wilt bijvoorbeeld kaarttransacties exporteren naar een uitgavenexportbestand dat financiële controleurs kunnen inzien. downloaden vanuit het exportlogboek of er toegang toe krijgen via de Spend API. Voor meer informatie over de instellingen voor elk doelsysteem, raadpleeg de documentatie voor het instellen van dat systeem.
Exporteren van reiskosten
U kunt ervoor kiezen om alle reiskosten die voortvloeien uit geboekte reizen afzonderlijk te exporteren. De overboekingsrekening die wordt gebruikt om deze kosten te boeken, wordt bepaald in Instellingen > Kosteninstellingen > Reisboekingen.
Selecteer het gewenste doelsysteem. U wilt bijvoorbeeld reiskosten exporteren naar een exportbestand voor uitgaven, zodat financiële controleurs dit kunnen gebruiken. downloaden vanuit het exportlogboek of er toegang toe krijgen via de Spend API. Voor meer informatie over de instellingen voor elk doelsysteem, raadpleeg de documentatie voor het instellen van dat systeem.