Met kostenobjecten kunt u reiskosten voor dezelfde afdeling of hetzelfde project groeperen, bewaken en beheren.

U kunt een kostenobject aanmaken voor een specifiek bedrijf of het kostenobject gebruiken voor alle bedrijven in uw account. U kunt het kostenobject beschikbaar maken voor iedereen binnen het bedrijf of alleen voor specifieke personen.

Opmerking: U kunt hetzelfde kostenobject ook gebruiken voor reizen. Zie voor meer informatie Kosten van objecten tijdens reizen En Stel kostenobjecten in voor reiskosten..

Bij het aanmaken van een nieuw kostenobject kiest u waar u het kostenobject wilt gebruiken en welke bedrijven het kunnen gebruiken. Standaard is dit het geval. Bij het aanmaken van een gebruiker in Perk wijs je aan iedereen een kostenobject toe.U kunt er echter voor kiezen om anderen toegang te geven tot het kostenobject bij het indienen van onkosten of facturen.

U kunt kostenobjecten aanmaken die alleen betrekking hebben op uitgaven of alleen op facturen. Deze kostenobjecten verschijnen alleen in de context waarin ze zijn aangemaakt. Als u bijvoorbeeld een kostenobject aanmaakt dat alleen betrekking heeft op uitgaven, verschijnt dit niet in de boekingsstap wanneer gebruikers naar een kostenobject zoeken, noch als een optie voor kostenobjecten bij het coderen van facturen.

Als u van plan bent om kostenobjecten te gebruiken voor kostenallocatie, moet u de benodigde ERP-code invoeren voor het exporteren van kostenobjectgegevens in onkosten en facturen naar een extern systeem.

Als u van plan bent een goedkeuringsproces voor kostenobjecten te gebruiken voor onkosten en facturen, kunt u de persoon instellen die alle onkosten en facturen die aan het kostenobject worden gekoppeld, mag goedkeuren en een limiet voor goedkeuring instellen. Onkosten of facturen die deze limiet overschrijden, worden doorgestuurd naar een leidinggevende in het goedkeuringsproces.

Een nieuw kostenobject toevoegen voor uitgaven of facturen.

1. Ga naar Instellingen > Kostenbeheer > Kostenobjecten.
2. Klik Kostenobject toevoegen.
3. In de Naam en gebruik:
   1. Voer een duidelijke Kostenobjectnaam in (bijvoorbeeld "Reisbudget project X").
   2. (Optioneel) Selecteer een hoofdkostenobject als u een hiërarchische structuur nodig hebt voor het bepalen van de escalatie in de goedkeuring van kostenobjecten. Zie Kostenobjecten in Perk.
4. Kies de toepasselijke optie BedrijvenU kunt dit kostenobject beschikbaar maken voor alle bedrijven in de rekening of alleen voor specifieke bedrijven.
5. Onder Gebruik, selecteer Uitgaven of Facturen.
6. Onder Toegewezen personenKies wie dit als standaardkostenobject moet gebruiken. Wanneer zij een onkostenpost of factuur uploaden, wordt dit kostenobject automatisch geselecteerd.
7. Als u van plan bent een te gebruiken strategie voor goedkeuring van kostenobjectenKies onder Goedkeuringsproces wie de onkosten of facturen die aan het kostenobject worden gekoppeld, mag goedkeuren.
   Opmerking:Aanvullende goedkeurders voor reizen worden geconfigureerd wanneer Reizen is inbegrepen in het gebruik van het kostenobject. Ze zijn niet van toepassing op de goedkeuring van onkosten of facturen. Om de goedkeuring van onkosten tijdelijk te delegeren, gebruikt u de Delegate veld.
   1. Goedkeurder: De persoon die verantwoordelijk is voor het goedkeuren van alle onkosten of facturen die bij dit kostenobject horen.
   2. Goedkeuringslimiet: Als u een goedkeurder instelt, definieert u de maximale drempel voor goedkeuring. Alle uitgaven of facturen boven deze limiet worden, indien van toepassing, doorgestuurd naar de goedkeurder van het bovenliggende kostenobject.
   3. Vervaldatum van de delegatie en de machtiging: Als de goedkeurder van plan is niet op kantoor te zijn, stel dan een Gedelegeerde om goed te keuren terwijl ze afwezig zijnen de vervaldatum van de delegatie voor wanneer ze terugkeren naar kantoor.
8. Voer voor kostenobjecten die worden gebruikt voor kostenallocatie de volgende gegevens in: ERP-code Deze code wordt gebruikt om het kostenobject in het financiële en boekhoudsysteem te identificeren. Geëxporteerde onkosten en facturen gebruiken deze code om het kostenobject aan te duiden.
9. Onder Toegang tot kostenobjectenKies of mensen het kostenobject kunnen bekijken en selecteren door te selecteren Sta anderen toe dit kostenobject te gebruikenAls u 'Iedereen' selecteert, kan iedereen het kostenobject zoeken en selecteren bij het aanmaken van een onkostenpost of factuur. Als u 'Geselecteerde personen' selecteert, hebben alleen de door u geselecteerde personen toegang tot het kostenobject en kunnen zij het selecteren.
10. Klik Redden.

Tip: U kunt één kostenobject aanmaken dat zowel voor uitgaven als voor facturen wordt gebruikt door beide opties te selecteren. Uitgaven En Facturen.

Toewijzen van standaardkostenobjecten

Wanneer u een kostenobject als standaard voor een persoon instelt, wordt dit kostenobject automatisch geselecteerd tijdens het afrekenproces wanneer die persoon een reis boekt. De persoon kan, afhankelijk van zijn of haar zichtbaarheid, ook andere kostenobjecten bekijken.

Om een standaard kostenobject toe te wijzen:

1. Ga naar de Personenpagina.
2. Selecteer de persoon of personen aan wie u het kostenobject wilt toewijzen.

3. Klik in het gedeelte 'Snelle acties' op Kostenobject bewerken.

   

4. Onder Wijs een kostenobject toeSelecteer het nieuwe kostenobject.