Met kostenobjecten kunt u reiskosten voor dezelfde afdeling of hetzelfde project groeperen, bewaken en beheren.

U kunt een kostenobject aanmaken voor een specifiek bedrijf of het kostenobject gebruiken voor alle bedrijven in uw account. U kunt het kostenobject beschikbaar maken voor iedereen binnen het bedrijf of alleen voor specifieke personen.

Opmerking: Je kunt hetzelfde kostenobject ook gebruiken voor reizen. Zie voor meer informatie Kosten van objecten tijdens reizen En Stel kostenobjecten in voor reiskosten..

Bij het aanmaken van een nieuw kostenobject kunt u kiezen waar u het kostenobject wilt gebruiken en welke personen standaard aan dat kostenobject zijn toegewezen. U kunt ook selecteren of anderen het kostenobject kunnen zien wanneer ze hun reis boeken.

U kunt kostenobjecten aanmaken die alleen betrekking hebben op uitgaven of alleen op facturen. Deze kostenobjecten verschijnen alleen in de context waarin ze zijn aangemaakt. Als u bijvoorbeeld een kostenobject aanmaakt dat alleen betrekking heeft op uitgaven, wordt dit niet weergegeven in het boekingsproces wanneer mensen naar een kostenobject zoeken.

Als u van plan bent gebruik te maken van kostenobjecten voor kostenallocatieU moet de benodigde ERP-code invoeren voor het exporteren van kostenobjectgegevens in onkosten en facturen naar een extern systeem.

Als u van plan bent een te gebruiken Goedkeuringsproces voor kostenposten, uitgaven en facturenU kunt specificeren wie onkosten of facturen die aan het kostenobject worden gekoppeld, mag goedkeuren en een limiet instellen voor het aantal goedkeuringen. Onkosten of facturen die deze limiet overschrijden, worden doorgestuurd naar een leidinggevende in het goedkeuringsproces.

Een nieuw kostenobject toevoegen voor uitgaven of facturen.

1. Ga naar Instellingen > Kostenbeheer > Kostenobjecten.
2. Klik Kostenobject toevoegen.
3. In de Naam en gegevens, ga een duidelijk Naam van het kostenobject, zoals het reisbudget van project X. Selecteer een Ouder kostenobject Als u een hiërarchische structuur nodig heeft (optioneel). Zie voor meer informatie Kostenobjecten op Perk.
4. Kies de toepasselijke optie BedrijvenU kunt dit kostenobject beschikbaar maken voor alle bedrijven in de rekening of alleen voor specifieke bedrijven.
5. Onder Gebruik, selecteer Uitgaven of Facturen.
   
   
    
6. Onder Toegewezen personenKies wie dit als standaardkostenobject moet gebruiken. Wanneer zij een onkostenpost of factuur uploaden, wordt dit kostenobject automatisch geselecteerd.

7. Als u van plan bent een te gebruiken strategie voor goedkeuring van kostenobjecten, onder GoedkeuringsprocesKies wie de onkosten of facturen die aan het kostenobject worden gekoppeld, mag goedkeuren.

   GoedkeurderDe persoon die verantwoordelijk is voor het goedkeuren van alle onkosten of facturen die bij dit kostenobject horen.

   GoedkeuringslimietAls u een goedkeurder instelt, definieer dan de maximale drempel voor diens goedkeuring. Alle uitgaven of facturen boven deze limiet worden, indien van toepassing, doorgestuurd naar de goedkeurder van het bovenliggende kostenobject.

   Vervaldatum van de afgevaardigde en de delegatieAls de goedkeurder van plan is niet op kantoor te zijn, stel dan een Delegeren om goed te keuren terwijl ze weg zijn, en de Vervaldatum van de gemachtigde voor wanneer ze terugkeren naar kantoor.

8. Voer voor kostenobjecten die worden gebruikt voor kostenallocatie de volgende gegevens in: ERP-code Deze code wordt gebruikt om het kostenobject in het financiële en boekhoudsysteem te identificeren. Geëxporteerde onkosten en facturen gebruiken deze code om het kostenobject aan te duiden.
9. Onder Toegang tot kostenobjectenKies of mensen het kostenobject kunnen bekijken en selecteren door te selecteren Sta anderen toe dit kostenobject te gebruikenAls u 'Iedereen' selecteert, kan iedereen het kostenobject zoeken en selecteren bij het aanmaken van een onkostenpost of factuur. Als u 'Geselecteerde personen' selecteert, hebben alleen de door u geselecteerde personen toegang tot het kostenobject en kunnen zij het selecteren.
10. Klik Redden.
    
    

Tip: U kunt één kostenobject aanmaken dat zowel voor uitgaven als voor facturen wordt gebruikt door beide opties te selecteren. Uitgaven En Facturen.

Toewijzen van standaardkostenobjecten

Wanneer u een kostenobject als standaard voor een persoon instelt, wordt dit kostenobject automatisch geselecteerd tijdens het afrekenproces wanneer die persoon een reis boekt. De persoon kan, afhankelijk van zijn of haar zichtbaarheid, ook andere kostenobjecten bekijken.

Om een standaard kostenobject toe te wijzen:

1. Ga naar de Personenpagina.
2. Selecteer de persoon of personen aan wie u het kostenobject wilt toewijzen.

3. Klik in het gedeelte 'Snelle acties' op Kostenobject bewerken.

   

4. Onder Wijs een kostenobject toeSelecteer het nieuwe kostenobject.