Aanvragen voor reistoestemming lopen vaak vast wanneer Goedkeurders met verlof gaan zonder hun out-of-office (OoO)-status handmatig bij te werken. Je kunt Perk zo instellen dat OoO-data automatisch worden gesynchroniseerd vanuit je HR-tool, zodat alle reisgoedkeuringen automatisch naar hun Reisbevoegde worden gestuurd.
Let op: je moet een van deze HR-integraties hebben ingeschakeld om deze functie te gebruiken:
- Factorial
- Als Goedkeurders vrije dagen boeken in het HR-systeem, worden de data automatisch weergegeven in Perk. Gesynchronizeerde OoO-data verschijnen in het profiel van de Goedkeurder onder het tabblad Voorkeur. Deze gesynchronizeerde data zijn alleen-lezen. Goedkeurders kunnen geen enkele OoO-datum bewerken in Perk. Om OoO-data te wijzigen, moeten Goedkeurders hun verlof bijwerken in het HR-systeem.
- Wanneer je geautomatiseerde out-of-office-goedkeuringen inschakelt, moeten Goedkeurders ervoor zorgen dat ze een Reisbevoegde in hun profiel instellen om eventuele aanvragen voor goedkeuring af te handelen wanneer ze weg zijn.
- Goedkeurders kunnen elke actieve gebruiker (behalve gasten) aanwijzen als Reisbevoegde. Verzoeken worden automatisch doorgestuurd naar de Reisbevoegde, zodat alle reisverzoeken snel worden goedgekeurd.
- Zodra de Reisbevoegde is ingesteld in het profiel van de Goedkeurder, wordt die persoon gebruikt voor reisverzoeken die plaatsvinden tijdens al het toekomstige verlof. Goedkeurders kunnen hun standaard Delegatie op elk moment wijzigen via hun profiel, onder Voorkeuren > Reisbevoegde. Als Beheerder kun je deze taak ook uitvoeren.
- BambooHR - Bekijk de handleiding hier.
Als een Goedkeurder nog geen Reisbevoegde heeft ingesteld en de startdatum van het verlof dichterbij komt (dus binnen 2 weken en 3 dagen), ontvangt diegene een e-mail met de vraag om een Reisbevoegde in te stellen.
Als er geen Reisbevoegde is ingesteld en de afwezigheid ingaat, worden alle aanvragen voor goedkeuring naar de oorspronkelijke Goedkeurder gestuurd. Beheerders kunnen nog steeds namens de afwezige Goedkeurder goedkeuren vanaf de pagina Reizen.
Als je Perk instelt om afwezigheidsdata uit het HR-systeem te synchronizeren, kun je deze data niet handmatig aanpassen in Perk. Wil je dat Mensen hun afwezigheidsdata in Perk kunnen bewerken, schakel deze synchronizatie dan uit.
Let op: Je kunt alleen goedkeuringen voor reizen buiten kantoor automatiseren. Out-of-office-data uit je HR-tool hebben geen invloed op uitgaven-goedkeuringen. Zie Wijs een delegatie toe om je uitgaven te beheren.
OoO-synchronisatie inschakelen
Een accountbeheerder in Perk en een Beheerder in het HR-systeem zijn nodig om de integratie in te stellen.
Ga in Perk naar Instellingen > Integraties.
Zoek je HR-integratie en klik op Beheren.
Ga naar het tabblad Instellingen, scrol omlaag naar de sectie Instellingen synchronizeren en klik op Configureren.
Bij Welke velden wil je synchronizeren selecteer je Out-of-office en klik je op Opslaan en synchronizeren.
- In Opnieuw verbinden om afwezigheidsgegevens te synchronizeren klik je op Opnieuw verbinden.
- Klik op Integratie opnieuw koppelen.
- Bekijk de lijst met machtigingen die Perk nodig heeft en klik op Volgende. De lijst bevat nu ook verlof voor afwezigheid.
- Voer de HRIS-gebruikers-ID en token in en klik op Volgende.
- Bekijk extra velden of sla deze stap over om de setup te voltooien.
- Let op: Zorg er in het HR-platform voor dat de rechten om de vrije periode te laten synchronizeren zijn ingeschakeld.
- Bekijk de lijst met machtigingen die Perk nodig heeft en klik op Volgende. De lijst bevat nu ook verlof voor afwezigheid.
- Voer de HRIS-gebruikers-ID en het token in en klik vervolgens op Volgende.
- Controleer de extra velden of sla deze stap over om de installatie te voltooien.
Opmerking: Zorg ervoor dat in het HR-platform de machtigingen zijn ingeschakeld om de verlofperiode te synchroniseren.