U kunt kostenobjecten gebruiken om te bepalen wie verantwoordelijk is voor het goedkeuren van het reisverzoek. Wanneer een boeker tijdens het afrekenproces een kostenobject voor de reis selecteert, kan dat kostenobject bepalen wie het goedkeuringsverzoek ontvangt.

Opmerking: Het wordt aanbevolen om voor alle kostenobjecten die u in reisaanvragen gebruikt, goedkeurders voor kostenobjecten in te stellen om ervoor te zorgen dat reisaanvragen correct worden goedgekeurd.

Om reisverzoeken per kostenpost goed te keuren, moet u het volgende doen:

1. Wijs een standaardgoedkeurder toe aan het kostenobject.
2. Een kostenobjectgoedkeurder aanwijzen als goedkeurder.

Een standaardgoedkeurder toewijzen aan het kostenobject.

1. Ga naar Instellingen > Kostenbeheer > Kostenobjecten.
2. Klik op Kostenobject toevoegen of bewerk een bestaand kostenobject.

3. Selecteer in het tabblad Instellingen bij Goedkeurder de persoon die verantwoordelijk is voor alle goedkeuringen van reisverzoeken voor dit kostenobject.

   

4. Klik op Opslaan.

Een kostenobjectgoedkeurder aanwijzen als goedkeurder.

Zodra kostenobjecten correct zijn geconfigureerd met een goedkeurder voor het kostenobject, kunt u een goedkeuringsproces opzetten dat reisverzoeken naar die goedkeurders doorstuurt. Dit geeft Perk de opdracht om automatisch goedkeuring aan te vragen bij de goedkeurder die is gekoppeld aan het kostenobject dat de boeker heeft geselecteerd tijdens het afrekenproces.

1. Ga naar Instellingen > Reisbeheer> Goedkeuringsprocessen.
2. Een nieuw goedkeuringsproces aanmaken (of een bestaand proces bewerken).
3. Scroll naar beneden naar Voor wie is de goedkeuringsprocedure bedoeld? en voeg de personen toe op wie de goedkeuringsprocedure van toepassing is.
4. Scroll naar beneden naar Wie moet hun reis goedkeuren?

5. Selecteer in de vervolgkeuzelijst Goedkeurder de optie Goedkeurder kostenobject.

   

6. Klik op Opslaan.

Let op: Zorg ervoor dat u beschikt over er is een goedkeurder toegewezen aan het kostenobject. Als de goedkeuringsregel een goedkeurder voor het kostenobject vereist en er geen wordt gevonden, wordt de goedkeuring doorgestuurd naar de accountbeheerder.

Mogelijke configuratie voor goedkeuring van kostenobjecten

Je kunt verschillende scenario's instellen om te bepalen hoe Perk de goedkeurder kiest:

1. Stel het goedkeuringsproces zo in dat de goedkeurder van het kostenobject wordt geselecteerd, zonder een specifiek kostenobject te kiezen. In dit geval geldt de goedkeuring voor elke reis waaraan een kostenobject is gekoppeld. De goedkeurder wordt overgenomen uit de configuratie van het kostenobject.
2. Stel het goedkeuringsproces zo in dat de goedkeurder van het kostenobject wordt gebruikt voor een specifiek kostenobject. In dit geval wordt de goedkeurder overgenomen uit de configuratie van het kostenobject voor dat specifieke kostenobject.
3. Stel het goedkeuringsproces zo in dat een specifieke persoon wordt geselecteerd voor een specifiek kostenobject. In dit geval wordt de goedkeurder geselecteerd uit het goedkeuringsproces, niet uit de configuratie van het kostenobject.

U kunt een goedkeuringsproces instellen voor de gehele rekening of voor een specifieke groep personen, waarbij u de persoon aanwijst die als goedkeurder voor het kostenobject optreedt:

• Als de boeker geen kostenobject voor de reis selecteert, wordt de goedkeuringsregel genegeerd omdat deze niet van toepassing is.
• Als de boeker een kostenobject voor de reis selecteert, maar dat kostenobject geen standaardgoedkeurder heeft, kan de goedkeuringsregel niet worden toegepast omdat Perk de goedkeurder niet kan identificeren. In dat geval stelt Perk de accountbeheerders op de hoogte en vraagt ​​hen om goedkeuring.

Alle andere goedkeuringsregels die mogelijk in het goedkeuringsproces zijn vastgesteld, blijven van kracht.