Je kunt reguliere expressies gebruiken om informatie op facturen te detecteren die gebruikt kan worden om automatisch categorieën toe te wijzen aan factuurregels. Dit verbetert de automatisering en biedt meer flexibiliteit bij het aanpassen van de extractielogica.
U kunt bijvoorbeeld alle factuurregels coderen met de juiste onkostencategorie wanneer Perk een specifieke code op de factuur detecteert.
Voorzichtigheid: Een reguliere expressie (regex) haalt één enkele referentie uit een factuur en gebruikt deze om dezelfde categorie toe te wijzen aan alle regelitems. extraheert geen aparte referentie voor elk afzonderlijk item.
Het matchen van reguliere expressies heeft voorrang op alle andere toewijzingslogica, inclusief slimme codering. Als er bijvoorbeeld een reguliere expressie is gedefinieerd voor categorieën, maar er geen factuurreferenties zijn die overeenkomen met het patroon, of als Perk geen overeenkomende categorie kan vinden, dan wordt het categorieveld bijgewerkt met behulp van andere actieve logica. als slim programmeren of standaardwaarden.
Perk vergelijkt automatisch de via reguliere expressies verkregen referentie met alle waarden van het geselecteerde attribuut in actieve categorieën binnen het bedrijf. Als er een overeenkomst wordt gevonden, wordt de betreffende categorie aan alle regelitems toegewezen. Als er meerdere overeenkomsten worden gevonden, blijft het categorieveld in de regelitems van de factuur leeg.
Alleen exacte overeenkomsten Het is toegestaan om waarden in te vullen; geen onduidelijkheden. Deze functie werkt alleen met PDF-facturen; XML-gebaseerde e-facturen worden niet ondersteund.
Er kunnen meerdere reguliere expressies (regex) worden gedefinieerd voor categorieën. Als meerdere regels overeenkomen met waarden voor dezelfde factuur, wordt er geen categorie toegewezen en blijft het veld leeg.
Een regel voor tekenreeksvergelijking maken om categorieën toe te wijzen.
Om een reguliere expressie voor een categorie te maken:
- Ga naar Factuurregels > Tekstvergelijking (Regex) tab.
- Klik op Reguliere expressie toevoegen knop.
Om een nieuwe regel aan te maken, voert u de volgende gegevens in:
| Veld | Beschrijving |
|---|---|
| Reguliere expressie-syntaxis |
Reguliere expressies (regex) vormen een speciaal soort taal waarmee we bepaalde patronen kunnen herkennen. Stel, je hebt een boek en je wilt daarin het woord vinden dat de getallen bevat. Je kunt het patroon direct vanuit de instellingen testen. Het controleert of het patroon de juiste syntaxis voor reguliere expressies bevat. |
| Overeenkomend objectkenmerk |
Hiermee wordt het gegevensveld Perk gespecificeerd dat overeenkomt met de tekenreeks die door de reguliere expressie uit de factuur is geëxtraheerd. Momenteel kunt u alleen overeenkomen met specifieke veldwaarden in Categorie:
|
| Doelveldplaatsing op factuur | Geeft aan waar het doelveld zich bevindt. Selecteer in dit geval de gewenste locatie. Regelitem. |
| Doelfactuurveld | Geeft het factuurveld aan waaraan de overeenkomende waarde is toegewezen. In dit geval zou het moeten zijn Categorie. |
Klik Redden om de regel te behouden zonder deze te activeren, of Activeren De regel toepassen op elke nieuwe geüploade factuur.
Mogelijke configuratie voor het toewijzen van een categorie
U ontvangt facturen van meerdere leveranciers en wilt dat elke factuurregel automatisch aan de juiste grootboekrekening wordt toegewezen. Elke factuur bevat een unieke referentie die de grootboekrekening identificeert, zoals 6000 voor kantoorkosten, 6100 voor professionele diensten en 6200 voor kosten van onderaannemers. Deze ERP-code staat in het factuurdocument zelf en volgt een specifiek formaat: GL + spatie + vier cijfers.
Je hebt een regel ingesteld om:
- Definieer een herkenningspatroon voor deze referentie met behulp van een reguliere expressie:
\bGL \d{4}\B, waarbij gebruik wordt gemaakt van grenzen om overeenkomsten met langere reeksen te voorkomen. Selecteer de Categorieaccount (ERP-code) gegevensveld dat moet worden vergeleken – in dit geval het Categorie.
Reguliere expressieregel om te extraheren GL 2010
Categorieën met account (ERP)
Voor elke nieuw geüploade factuur (handmatig of via e-mail) scant Perk de PDF om een tekenreeks te detecteren die overeenkomt met het opgegeven reguliere expressiepatroon. Wanneer een overeenkomst wordt gevonden, vergelijkt Perk deze met de ERP-codes die zijn opgeslagen in de categoriegegevens en wijst automatisch de categorie toe waarvan de ERP-code overeenkomt met de gedetecteerde waarde (bijv. GL 2100) voor alle regelitems van die factuur.