U kunt reguliere expressies gebruiken om informatie op facturen te detecteren die kan worden gebruikt om automatisch kostenobjecten aan factuurregels toe te wijzen. Dit verbetert de automatisering en biedt meer flexibiliteit bij het aanpassen van de extractielogica.
Een bedrijf opereert bijvoorbeeld vanuit meerdere locaties: kantoren, magazijnen, fabrieken en vestigingen. Elke locatie heeft een eigen kostenplaats, waarnaar leveranciers verwijzen op hun facturen. U gebruikt de kostenplaatscode die op de factuur staat vermeld om factuurregels automatisch toe te wijzen aan het corresponderende kostenobject.
Voorzichtigheid: Een reguliere expressie (regex) haalt één enkele referentie uit een factuur en gebruikt deze om de toewijzing te bepalen. hetzelfde kostenobject voor alle regelitemsHet haalt geen extractie op. aparte referentie voor elk afzonderlijk item.
Het matchen van reguliere expressies heeft voorrang op alle andere toewijzingslogica, inclusief slimme codering. Als er bijvoorbeeld een reguliere expressie is gedefinieerd voor kostenobjecten, maar er geen factuurreferenties zijn die overeenkomen met het patroon, of als Perk geen overeenkomend kostenobject kan vinden, dan wordt het veld voor het kostenobject bijgewerkt met behulp van andere actieve logica, zoals slimme codering of standaardwaarden.
Perk vergelijkt automatisch de via reguliere expressie verkregen referentie met alle waarden van het geselecteerde attribuut op actieve kostenobjecten binnen het bedrijf (kostenobjecten moeten de volgende eigenschappen hebben): Facturen (bereik geselecteerd). Wanneer een overeenkomst wordt gevonden, wordt het bijbehorende kostenobject aan alle regelitems toegewezen. Als er meerdere overeenkomsten worden gevonden, blijft het veld voor het kostenobject in de regelitems van de factuur leeg.
Alleen exacte overeenkomsten Het is toegestaan om waarden in te vullen; geen onduidelijkheden. Deze functie werkt alleen met PDF-facturen; XML-gebaseerde e-facturen worden niet ondersteund.
Er kunnen meerdere reguliere expressies (regex) worden gedefinieerd voor kostenobjecten. Als meerdere regels overeenkomen met waarden voor dezelfde factuur, wordt er geen kostenobject toegewezen en blijft het veld leeg.
Een regel maken om kostenobjecten toe te wijzen
Om een reguliere expressie voor een kostenobject te maken:
- Ga naar Factuurregels > Tekstvergelijking (Regex) tab.
- Klik op Reguliere expressie toevoegen knop.
Om een nieuwe regel aan te maken, voert u de volgende gegevens in:
| Veld | Beschrijving |
|---|---|
| Reguliere expressie-syntaxis | Reguliere expressies (regex) vormen een speciaal soort taal waarmee we bepaalde patronen kunnen herkennen. Je kunt het patroon direct vanuit de instellingen testen. Het controleert of het patroon de juiste syntaxis voor reguliere expressies bevat. |
| Overeenkomend objectkenmerk | Hiermee wordt het gegevensveld Perk gespecificeerd dat overeenkomt met de tekenreeks die door de reguliere expressie uit de factuur is geëxtraheerd. Momenteel kunt u alleen overeenkomen met specifieke veldwaarden in Categorie:
|
| Doelveldplaatsing op factuur | Geeft aan waar het doelveld zich bevindt. Selecteer in dit geval de gewenste locatie. Regelitem. |
| Doelfactuurveld | Geeft het factuurveld aan waaraan de overeenkomende waarde is toegewezen. In dit geval zou het moeten zijn Kostenobject. |
Klik Redden om de regel te behouden zonder deze te activeren, of Activeren De regel toepassen op elke nieuwe geüploade factuur.
Mogelijke configuratie voor het toewijzen van een kostenobject
U ontvangt facturen van meerdere leveranciers en wilt dat elke factuurregel automatisch wordt toegewezen aan het corresponderende kostenobject. Leveranciers worden verzocht een unieke referentie in de factuur op te nemen die het kostenplaatsnummer identificeert, zoals gespecificeerd in de orderaanvraag. Alle kostenplaatsreferenties volgen een specifiek formaat: de letters CC, een streepje, gevolgd door vier cijfers, zoals CC, ... CC-4000 voor assemblagelijn B.
Je hebt een regel ingesteld om:
- Definieer een herkenningspatroon voor deze referentie met behulp van een reguliere expressie (bijv.
CC-\d{4}). - Selecteer de Kostenobject gegevensveld dat moet worden vergeleken – in dit geval het Kostenobjectcode (ERP).
- Select Regelitem als veldplaatsing.
-
Select Kostenobject als het doelfactuurveld.
Reguliere expressie om het kostenobject toe te wijzen
Code gekoppeld aan het kostenobject
Voor elke nieuw geüploade factuur (handmatig of via e-mail) scant Perk de PDF om een tekenreeks te detecteren die overeenkomt met het opgegeven reguliere expressiepatroon. Wanneer een overeenkomst wordt gevonden, vergelijkt Perk deze met de ERP-codes die zijn opgeslagen in de kostenobjectrecords en wijst automatisch alle factuurregels toe aan het kostenobject waarvan de ERP-code overeenkomt met de gedetecteerde waarde (bijv. CC-4000 voor assemblagelijn B).