Je kunt reguliere expressies gebruiken om informatie op facturen te detecteren die gebruikt kan worden om facturen automatisch toe te wijzen aan specifieke indieners.
U ontvangt bijvoorbeeld facturen van de leverancier. Acme Acme ontvangt regelmatig bestellingen en wil dat elke factuur automatisch wordt toegewezen aan de medewerker die de betreffende bestelling heeft verwerkt. Elke Acme-factuur bevat een unieke referentie die de verantwoordelijke medewerker identificeert – bijvoorbeeld de ERP-code van de medewerker. Deze ERP-code staat in het factuurdocument zelf en heeft een specifiek formaat: een enkele letter gevolgd door vijf cijfers, zoals bijvoorbeeld: A34567.
Je hebt een regel ingesteld om:
- Definieer een herkenningspatroon voor deze referentie met behulp van een reguliere expressie (bijv.
[AZ]\\d{5}). - Selecteer de Gebruiker gegevensveld dat moet worden vergeleken – in dit geval het ERP-code.
Voor elke nieuw geüploade factuur (handmatig of via e-mail) scant Perk de PDF om een tekenreeks te detecteren die overeenkomt met het opgegeven reguliere expressiepatroon. Wanneer een overeenkomst wordt gevonden, vergelijkt Perk deze met de ERP-codes die in de gebruikersgegevens zijn opgeslagen en wijst de factuur automatisch toe aan de gebruiker wiens ERP-code overeenkomt met de gedetecteerde waarde (bijv. A34567).
Afhankelijk van het doelveld kunnen meerdere overeenkomsten toegestaan zijn. Als er bijvoorbeeld meerdere gebruikers worden gevonden, kunnen ze allemaal als inzenders aan dezelfde factuur worden toegewezen.
Schakel tekenreeksvergelijking (regex) in.
Je maakt een specifieke regel aan voor elk tekenreekspatroon dat je in facturen wilt detecteren.
- Ga naar Beheerder > Factuurregels.
- Selecteer de Tekstvergelijking (regex) tab.
-
Klik Reguliere expressie toevoegen.
Om een nieuwe regel aan te maken, voert u de volgende gegevens in:
Veld Beschrijving Reguliere expressie-syntaxis Reguliere expressies (regex) vormen een speciaal soort taal waarmee we bepaalde patronen kunnen herkennen.
Stel, je hebt een boek en je wilt daarin het woord vinden dat de getallen bevat.567gevolgd door een bepaald alfabetisch aantal letters, zoalsAPPEL(De tekenreeks zou 567APPLE zijn). Reguliere expressies stellen je in staat om een bepaald syntactisch patroon te schrijven om precies dat tekenreekspatroon uit de gegevens te extraheren.
Je kunt het patroon direct vanuit de instellingen testen. Het controleert of het patroon de juiste syntaxis voor reguliere expressies bevat.Overeenkomend objectkenmerk Hiermee wordt het gegevensveld Perk gespecificeerd dat overeenkomt met de tekenreeks die door de reguliere expressie uit de factuur is geëxtraheerd. Momenteel kunt u alleen overeenkomen met specifieke veldwaarden in Gebruikers:
E-mail
Werknemersaccount (ERP-code)
Aangepast veld (eventuele aangepaste velden die mogelijk voor uw bedrijf in het gebruikersprofiel zijn ingesteld)
Doelveldplaatsing op factuur Geeft aan waar het doelveld zich bevindt. Selecteer in dit geval de gewenste locatie. Factuur.
Doelfactuurveld Geeft het factuurveld aan waaraan de overeenkomende waarde is toegewezen. In dit geval zou het moeten zijn Inzender.
Opmerking: Als je niet zeker weet welke reguliere expressie in jouw specifieke geval geschikt is, kun je online tools gebruiken zoals... regex101 om je eigen reguliere expressie te maken of contact op te nemen met Perk.
Wanneer alle verplichte velden Als de configuratie succesvol is voltooid, kunt u uw nieuwe configuratie activeren.
Voorbeeld van een mogelijke configuratie
In deze configuratie detecteert Perk alle tekenreeksen die uit één letter en vijf cijfers bestaan. Het controleert de tekenreeks aan de hand van de Werknemersaccount (ERP) veld in de profielen van alle gebruikers. Als er een gebruiker wordt gevonden met een overeenkomend veld. Werknemersaccount (ERP)Het systeem werkt de factuur bij met die gebruiker als indiener.
Regel voor tekenreeksvergelijking om een patroon van één letter en vijf cijfers te detecteren.
Het veld 'Medewerkeraccount (ERP)' is te vinden in het gebruikersprofiel.