Upgraden naar Perk betekent meer dan alleen een nieuwe naam: het betekent echt productief zijn zonder tijdverlies. We hebben het inlogproces, het beheer van je team en de controle over je uitgaven gestroomlijnd, zodat je bedrijf sneller kan blijven draaien.

Van een flexibelere mobiele app tot krachtigere toewijzing van kostenobjecten: hier vindt u alles wat u moet weten om de controle te behouden en handmatig werk te vermijden.

Inloggen bij Perk gaat op dezelfde manier als bij Yokoy:

Nooit meer wachtwoorden opzoeken. Ervaar een soepelere en veiligere toegang tot uw werkplek.

Afhankelijk van of uw bedrijf zich bij Yokoy heeft aangemeld met SSO of een wachtwoord, moet u mogelijk enkele aanpassingen maken:

• Wachtwoordverificatie: Als uw gebruikers zich bij Yokoy hebben aangemeld met een wachtwoord, hoeft u niets te doen. Uw bedrijf wordt automatisch overgeschakeld naar authenticatie met een eenmalig wachtwoord (OTP), wat de beveiliging van uw account verbetert.
• SSO-authenticatie: Als uw bedrijf single sign-on met Yokoy gebruikte, moet u de instellingen van uw identiteitsprovider aanpassen om de Perk-integratie te kunnen gebruiken. U kunt Stel Perk zo in dat het OAuth of SAML gebruikt met meerdere identiteitsproviders. We laten je weten wanneer je deze aanpassing moet maken.

Als uw bedrijf netwerkverkeer filtert met behulp van bedrijfsfirewalls, moet u het volgende doen: Pas je whitelist aan om verkeer van en naar Perk toe te staan.

Gebruikers en machtigingen beheren

Het toevoegen en organiseren van je medewerkers is nu intuïtief, waardoor je je kunt concentreren op het werk in plaats van op de configuratie.

Als accountbeheerder heb je een volledig overzicht van alle medewerkers die toegang hebben tot Perk, inclusief hun instellingen, op de pagina 'Personen'. Je kunt medewerkers snel filteren op verschillende criteria. profielen bijwerken en rollen, en gegevens exporteren naar Excel.

Uw bestaande gebruikers behouden toegang tot de taken en acties die ze moeten uitvoeren. Omdat rollen in Perk iets anders zijn dan in Yokoy, hebben we de toegang van uw gebruikers als volgt ingesteld:

Anders dan bij Yokoy, waar je mogelijk meerdere rollen aan dezelfde gebruiker moest toewijzen, krijgt iemand in Perk een specifieke rol toegewezen, namelijk een specifieke set taken. Sommige rollen kunnen worden gecombineerd, andere niet.

Net als bij Yokoy kun je de rol van een persoon beperken tot een specifiek bedrijf of hem toestaan de actie voor alle bedrijven in het account uit te voeren. Houd er echter rekening mee dat iemand niet één rol in het ene bedrijf kan hebben en een andere rol in een ander bedrijf. Het moet dezelfde rol zijn voor alle geselecteerde bedrijven. Zie voor meer informatie: Rollen en machtigingen toewijzen.

Met de rol van accountbeheerder krijgt u toegang tot alle configuratie-opties die u nodig hebt om uw Perk-account succesvol te beheren: alle instellingen voor onkosten en facturen, integraties en ontwikkelaarstoegang in één actie. Financieel beoordelaars hebben meer controle over de uitgaven, omdat ze nu reizen, dagvergoedingen en kilometervergoedingen kunnen bewerken, onkosten aan reizen kunnen toevoegen en exportopdrachten kunnen terugdraaien of annuleren, allemaal direct vanuit de doos.

Beheerdersrollen

Voorheen kon je in Yokoy extra beheerdersrechten toewijzen aan factuurverwerkers, kaartbeheerders en financiële medewerkers, zodat zij beheertaken konden uitvoeren zoals het beheren van belastingtarieven, het instellen van categorieën of het handmatig toevoegen van kaarten. Dit is in Perk niet meer mogelijk; alleen accountbeheerders kunnen deze taken uitvoeren.

Om ongewenste toegang te voorkomen, krijgen gebruikers met beheerdersrechten in combinatie met een andere belangrijke rol, zoals financieel medewerker, factuurverwerker of HR-medewerker, alleen die hoofdrol toegewezen.

Als een gebruiker bijvoorbeeld een financiële gebruikersrol en een beheerdersrol heeft om belastingtarieven, kostenobjecten en kilometer- en dagvergoedingen te beheren, krijgt hij of zij alleen de volgende rol toegewezen: De rol van financieel beoordelaar geeft hen geen mogelijkheid om kostenallocatie of onkosteninstellingen aan te passen. Als accountbeheerder kunt u hun rol na de upgrade naar behoefte aanpassen.

Nieuwe mensen toevoegen aan Perk

Net als bij Yokoy zijn er meerdere manieren om nieuwe mensen aan je Perk-account toe te voegen:

• Voeg personen toe op de pagina 'Personen' (handmatig of via een CSV-bestand).
• Levering via SCIM
• Levering vanuit een extern HR-systeem
• Voorziening van een externe financieringsmaatschappij & Aboekhoudsysteem

Om het beheer van reizen en uitgaven zo eenvoudig mogelijk te houden, zijn alleen de voornaam, achternaam en het e-mailadres nodig om een nieuwe gebruiker in Perk aan te maken.

Afhankelijk van je huidige instellingen in Yokoy, moet je mogelijk de manier waarop je nieuwe medewerkers toevoegt in Perk aanpassen:

Gebruikersprovisionering via SCIM

Als u gebruikers hebt aangemaakt met behulp van Yokoy's SCIM en u hebt geen rekeningen voor crediteuren, personeelsbeleid of goedkeuringsdrempels ingesteld.In dat geval raden we u ten zeerste aan de instellingen van uw identiteitsprovider aan te passen om gebruik te maken van Perk's SCIM-voorziening U kunt de SCIM-configuratie van Yokoy voorlopig nog gebruiken, maar houd er rekening mee dat deze in de toekomst niet meer ondersteund zal worden. Als u akkoord gaat met de wijziging, nemen we contact met u op om u te laten weten wanneer u deze aanpassing moet doorvoeren om serviceonderbrekingen te voorkomen.

Gebruikersprovisionering via HR-systeem

Als je je HR-systeem als bron van waarheid gebruikte voor het aanmaken van gebruikers in Yokoy, kun je dat nog steeds doen in Perk. Als je een alternatieve oplossing hebt gebruikt, oftewel Yokoy niet rechtstreeks met je HR-systeem hebt verbonden maar een tussenoplossing hebt gebruikt, zoals het genereren van een CSV-bestand met gebruikers dat je via de app of via SFTP hebt geüpload, houd er dan rekening mee dat Perk ook die mogelijkheid biedt. Directe integratie met diverse HRIS-systemen, waaronder HiBob, Personio, Workday, Lucca en BambooHR. Mogelijk wilt u overstappen op een van deze integraties voor eenvoudiger onderhoud.

Gebruikersprovisionering via het financiële en boekhoudsysteem

Als u uw financiële en boekhoudsysteem (of ERP) gebruikte als de bron van waarheid voor het aanmaken van gebruikers in Yokoy, zodat u automatisch belangrijke financiële informatie zoals crediteurenrekeningen, rapportages aan lijnmanagers en salarisgegevens kon invullen, dan verandert er niets met Perk. Uw financiële systeemintegratie blijft verantwoordelijk voor het beschikbaar stellen van die informatie in Perk.

Gebruikersprovisionering via SFTP-server

Voorheen hoefde u geen wijzigingen aan uw configuratie aan te brengen als u gebruikers aan Yokoy toevoegde met een standaard of zelfgemaakt CSV-bestand dat naar de SFTP-server van Yokoy werd geüpload. Houd er echter rekening mee dat u geen gebruikers ad hoc in de app kunt uploaden, omdat het CSV-bestandsformaat voor het importeren van gebruikers in Perk verschilt van dat van Yokoy. Ook kunt u uw bestaande importbestand niet uitbreiden met andere gebruikerskenmerken. Daarom raden we u aan over te stappen op gebruikersprovisioning via SCIM, HRIS-integratie of ERP-systeemintegratie om uw configuratie toekomstbestendig te maken en te profiteren van nieuwe ontwikkelingen.

Mensen verwijderen in Perk

Het uitdiensttreden van medewerkers in Perk verloopt iets anders dan in Yokoy. In Perk kunnen gebruikersaccounts één van de volgende vier statussen hebben:

• Uitnodiging: de persoon is uitgenodigd uitgenodigd om in te loggen op Perk, maar heeft dit nog niet gedaan, of er ontbreken verplichte gegevens in het profiel.
• Actief: De persoon kan worden toegevoegd aan een reis of de uitgaven beheren in Perk.
• Archief: Het account van de persoon bestaat nog steeds in Perk, maar ze kunnen niet meer inloggen. Ze kunnen geen nieuwe reizen aanmaken of onkosten uploaden.
• Verwijderen: Het account van de persoon bestaat niet meer in Perk. In dit geval verwijderen we alle persoonlijke gegevens (PII) van de persoon uit het kader van gegevensbescherming, maar bewaren we een overzicht van hun acties (bijv. boekingen, uitgaven, facturen, enz.) voor traceerbaarheid.

Je kunt mensen op dezelfde manier verwijderen als in Yokoy, afhankelijk van hoe je ze in eerste instantie hebt toegevoegd. Met andere woorden, je kunt ze verwijderen via gebruikersprovisioning in SCIM, een HR-systeem of een ERP-systeem, of handmatig. archiveer of verwijder ze.

Aangepaste velden in gebruikersprofielen

We hebben de manier waarop we aangepaste informatie in profielen verwerken, gewijzigd. Aangepaste velden in het gebruikersprofiel in Perk kunnen alleen worden bewerkt door de accountbeheerder of de personeelsmanager (d.w.z. de HR-rol). Als u aangepaste velden had ingesteld waarin medewerkers hun eigen informatie konden toevoegen, zoals IBAN-nummers, nemen we contact met u op om een alternatief aan te bieden.

Kostenallocatie beheren

Neem de volledige controle over uw budget met flexibele kostenobjecten en financiële dimensies die exact aansluiten op de uitgaven van uw bedrijf.

In Perk bepaal je hoe kosten worden verantwoord door kostenobjecten (en aangepaste velden) te selecteren tijdens het indienen van onkosten en facturen. Gasten (zoals aannemers of externe personen) zien deze informatie niet bij het toevoegen van onkosten of facturen, maar goedkeurders moeten de kostenverdeling wel toevoegen voordat ze de onkosten of factuur goedkeuren.

Tijdens het upgradeproces zorgen we ervoor dat al uw bestaande kostenobjecten en andere financiële dimensies beschikbaar zijn voor gebruik in Perk.

Kostenobjecten in Perk

Zoals u wellicht al in Perk hebt gezien, hebben we ter voorbereiding op de upgrade van Yokoy een gecombineerd concept voor kostenallocatie geïntroduceerd: kostenobjecten.

De installatie en configuratie zijn vergelijkbaar met Yokoy. U kunt bepalen of het kostenobject door een specifiek bedrijf of door alle bedrijven wordt gebruikt, of u wilt dat medewerkers ze selecteren bij het boeken van een reis, of dat u ze uitsluitend wilt gebruiken voor onkosten of facturen. U kunt het kostenobject instellen als het standaardkostenobject voor een medewerker en een goedkeurder kiezen voor wie u goedkeuring op basis van kostenobjecten wilt uitvoeren. Als u hiërarchische kostenobjecten gebruikt om de escalatie van goedkeuringen te bepalen, kunt u maximaal 5 niveaus configureren. Zie Kostenobjecten in Perk.

Kostenobjecten die zichtbaar zijn voor specifieke personen

Als u voorheen de toegang tot specifieke kostenobjecten had beperkt tot alleen financiële gebruikers, kunt u deze nu beperken door specifieke personen op te geven of gebruikersgroepen te gebruiken. Als u bepaalde kostenobjecten dus alleen aan uw financiële team wilt blijven tonen, moet u een gebruikersgroep 'Financiën' aanmaken met uw financiële team en deze gebruikersgroep toegang verlenen.

Provisioneringskostenobjecten

U kunt kostenobjecten automatisch aanmaken via HRIS- of ERP-integratie, of meerdere kostenobjecten tegelijk toevoegen in de app met behulp van een CSV-bestand.

De HRIS-integraties van Perk bevatten mogelijk niet alle informatie die nodig is voor een correcte verwerking van onkosten en facturen in uw boekhoudsysteem (bijv. unieke ID's voor identificatie in uw boekhoudsysteem, goedkeurders). Controleer daarom of alle vereiste informatie is geïmporteerd. Zo niet, dan moet u deze informatie handmatig bijwerken.

Als uw ERP-integratie verantwoordelijk is voor het aanmaken van kostenobjecten in Yokoy, verandert er niets. Deze blijft alle nieuwe kostenobjecten toevoegen met alle benodigde informatie voor het correct boeken van verwerkte onkosten en facturen. Het is echter belangrijk om ervoor te zorgen dat, als u ervoor kiest om een HRIS-integratie te gebruiken voor het aanmaken van gebruikers, deze geen informatie over kostenobjecten aanmaakt.

Inclusief andere financiële aspecten

Afhankelijk van de behoeften van uw bedrijf, heeft u mogelijk tags in Yokoy gebruikt om aanvullende financiële dimensies op kostenniveau bij te houden. Deze tags zijn nu Aangepaste velden in Perk, maar ze vervullen dezelfde functie. Je kunt nog steeds nieuwe aangepaste velden instellen om dimensies zoals projecten, afdelingen of evenementen bij te houden. Je hebt nu echter de flexibiliteit om te beslissen of je ze wilt gebruiken. Gebruik ze voor kostenallocatie of gewoon om informatie te verzamelen voor gebruik in Perk. Deze aangepaste velden voor kostenallocatie kunnen nog steeds, net als voorheen, worden gebruikt om de goedkeuringsprocedure van uw bedrijf te bepalen.

Alle tags en op tags gebaseerde workflows die u in Yokoy hebt ingesteld, blijven na de upgrade behouden, maar u beheert ze als aangepaste velden. Ga naar Instellingen > Kostenbeheer > Aangepaste velden als u deze wilt beheren. Goedkeurders aanpassen of extra waarden toevoegen.

Uw uitgaveninstellingen beheren

Pas je limieten en logica in realtime aan. Je uitgaven blijven beheersbaar, terwijl je team flexibel blijft. Met Perk hebben we het instellen en beheren van je bedrijven voor onkosten- en factuurverwerking vereenvoudigd.

Hoewel je deze instellingen via het beheerdersmenu in Yokoy kon openen, hebben we alle accountinstellingen en -configuraties gegroepeerd onder één dak. Instellingen.

In tegenstelling tot Yokoy, waarmee je beheerdersrechten kon toewijzen om een specifiek bedrijf te configureren, kunnen alleen Perk-accountbeheerders de configuratie uitvoeren. Je kunt nog steeds bepaalde instellingen voor een specifiek bedrijf configureren en andere instellingen voor een ander bedrijf instellen; die functionaliteit is niet veranderd.

Om de specifieke instellingen voor een bedrijf te bekijken, ga je naar Instellingen > Account > Bedrijven en selecteer je het bedrijf dat je wilt wijzigen. Klik vervolgens op Uitgaveninstellingen bekijken.

Hier Hier vindt u alle belangrijke instellingen voor de manier waarop Perk onkosten en facturen verwerkt. U zult wellicht merken dat sommige instellingen zijn verwijderd; geen zorgen, de functionaliteit is er nog steeds - we hebben enkele instellingen alleen standaard voor alle accounts ingesteld.

Deze opties zijn bijvoorbeeld altijd ingeschakeld:

• Instellingen voor financiële naleving: Financiële beoordelaars kunnen nu altijd onkosten, reizen en dagvergoedingen naar behoefte aanpassen, waardoor ze meer controle hebben over de onkostenvergoedingen.
• Goedkeuringen tussen bedrijven: Bij het bepalen van goedkeuringsprocessen voor uitgaven in kostenobjecten of aangepaste velden kunt u iedereen selecteren, ongeacht tot welk bedrijf ze behoren, zelfs als u het gebruik van het kostenobject of aangepaste veld beperkt tot een specifiek bedrijf. We hebben dit gedaan om u meer flexibiliteit te bieden in uw goedkeuringsworkflows; als u uw goedkeuring echter hebt beperkt tot personen van een specifiek bedrijf, verandert uw configuratie niet. U kunt nog steeds de corresponderende persoon toewijzen die afkomstig is van het bedrijf waar het kostenobject is ingesteld.

Sommige andere functies zijn momenteel niet beschikbaar, maar dat betekent niet dat we ze in de toekomst niet zullen aanbieden:

• Sessietime-outs: We bieden niet langer de mogelijkheid om de sessietime-out bij inactiviteit te configureren.
• Analyses voor indieners en beheerders: We werken eraan om u betere analyses en rapportages over uitgaven te bieden. Daarom hebben we de optie voor indieners en beheerders om analyses over uitgaven te bekijken verwijderd. Houd deze pagina in de gaten voor nieuwe analysefuncties.

Tijdens het upgradeproces behouden we uw bestaande configuratie, dus u hoeft deze niet te wijzigen tenzij u dat wilt!

De Perk mobiele app gebruiken

Geen gedoe, geen wachttijden. Met de Perk mobiele app verloopt alles soepel, waar je ook bent. Medewerkers kunnen onderweg onkosten uploaden en alle aspecten van hun reis beheren, zoals boekingen, instapgegevens en meer.

Als u Mobile Device Management (MDM) gebruikt voor uw zakelijke mobiele apparaten, moet u de Perk-app toevoegen aan uw lijst met geautoriseerde apps. Anders kunnen medewerkers de app zelf downloaden zodra de upgrade is voltooid. De Perk-app is beschikbaar in Apple App Store en Google Play Store.

De mobiele app stelt medewerkers in staat om alle belangrijke taken uit te voeren tijdens zakenreizen, zoals het aanmaken van onkostennota's, het beheren van reiskosten, het goedkeuren van onkosten en facturen, en het controleren van creditcardgegevens of transacties. Met deze focus op de gebruikerservaring hebben we de mogelijkheid om onkosten namens iemand anders te uploaden of facturen te uploaden verwijderd, aangezien dit doorgaans via de webapp gebeurt.

Rapportage en analyse van uitgaven

Perk biedt een dashboard voor uitgavenrapportage waarmee accountbeheerders en financiële controleurs een visueel overzicht krijgen van de uitgaven van uw bedrijf – handmatige export is niet meer nodig.

In Yokoy kon je alleen ruwe onkosten-, factuur- en transactiegegevens exporteren. Het uitgavenoverzicht biedt je financiële team direct inzicht in uitgaventrends en belangrijke KPI's.

Het overzicht bevat belangrijke statistieken zoals de totale uitgaven en de trend van de totale uitgaven, de gemiddelde uitgaven per medewerker, de uitgaven per kostenobject en categorie. Het uitgavenoverzicht is toegankelijk voor accountbeheerders en financiële beoordelaars (voor de entiteiten binnen hun verantwoordelijkheidsgebied). Net als voorheen kunt u de ruwe gegevens exporteren of het rapport zo instellen dat het regelmatig naar uw inbox wordt verzonden.

Voor meer informatie, zie Ontdek hoe je uitgaven kunt rapporteren in Perk.

Belangrijkste kenmerken van de upgrade

Samenvattend zijn dit de belangrijkste wijzigingen waarmee u rekening moet houden: