Meerdere personen toevoegen of bijwerken met behulp van een CSV-bestand

Je kunt in Perk meerdere personen tegelijk toevoegen of bijwerken met behulp van een CSV-bestand. Er zijn twee CSV-sjablonen die je kunt gebruiken om personen in Perk toe te voegen of bij te werken:

Accountbeheerders, bedrijfsbeheerders en personeelsmanagers kunnen deze taak uitvoeren.

Mensen-data

Met de sjabloon voor persoonsgegevens kunt u in bulk personen toevoegen aan Perk. U kunt basisinformatie zoals naam, e-mailadres, bedrijf en functie invoeren. U kunt dezelfde sjabloon gebruiken om meerdere waarden voor bestaande personen bij te werken.

Deze sjabloon is van toepassing op alle accountinstellingen, ongeacht of u Perk gebruikt om reizen te boeken, evenementen te beheren of onkosten en facturen te verwerken.

Alle aangepaste velden die voor uw organisatie zijn geconfigureerd. Meerdere aangepaste velden worden gescheiden door een puntkomma (;). Beschrijving
Voornaam Voornaam van de persoon.
Achternaam Familienaam of achternaam van de persoon.
Gebruikersnaam Wordt automatisch aangemaakt bij de eerste upload. Geef deze waarde alleen op als de gebruiker al bestaat.
E-mail Het e-mailadres van de persoon die is gebruikt om in te loggen bij Perk.
Bedrijf Gebruik dit veld alleen als uw Perk-configuratie meerdere bedrijven omvat. Zie Bedrijven toevoegen, bewerken of verwijderen. Hiermee kunt u een gebruiker aan een specifiek bedrijf binnen uw Perk-account toewijzen. Het bedrijf moet al in Perk bestaan ​​en de opgegeven naam moet exact overeenkomen met de naam van het bestaande bedrijf.
Unieke ID Unieke gebruikers-ID. Dit is vaak ook het crediteurenaccount van de medewerker. Maximaal 255 tekens.
Taal

Geeft de voorkeurstaal van de gebruiker aan:

  • Engels: en voor Brits Engels, en-US voor Amerikaans Engels
  • Duits: de
  • Frans: fr
  • Italiaans: it
  • Nederlands: nl

Dit bepaalt tevens het datumformaat en de meeteenheid voor het profiel van de persoon.
Munteenheid Code van de valuta die de persoon gebruikt. ISO 4217-code van drie letters (bijv. EUR, USD)
Lijnmanager E-mailadres van de lijnmanager. De lijnmanager moet al in Perk geregistreerd staan; anders mislukt het importproces.
Geslacht

Geeft het geslacht van de persoon aan, wat mogelijk vereist is voor de reis:

  • Man: M
  • Vrouw: F
  • Niet-binair: X of x

Let op: als u de optie voor een niet-binair geslacht in uw account wilt gebruiken, neem dan contact op met uw accountmanager.
Geboortedatum Geboortedatum van de persoon in de JJJJ-MM-DD format
Land van verblijf Code van het land waar de persoon woont. ISO 3166-1 alpha-2 code (bijv. ES voor Spanje)
Rollen

Rol van de persoon. Indien meerdere rollen van toepassing zijn, scheid deze dan met een puntkomma (;).

  • admin (alles)
  • financiën oftewel analist (reizen)
  • auditor (spend)
  • financial_reviewer (uitgaven)
  • travel_manager (reizen)
  • travel_admin (uitgaven)
  • reiziger (d.w.z. werknemer)
  • gast (reizen)
  • no_access (reizen)
  • hr oftewel personeelsmanager (alle)
  • card_admin (kaarten)
  • factuurverwerker (facturen)
  • company_admin (alle)
  • ontwikkelaar (alle)
Toegewezen mensen E-mailadressen van de personen namens wie de persoon reismanagement- en analysetaken kan uitvoeren. Scheid elke persoon door het e-mailadres tussen rechte aanhalingstekens te plaatsen. Bijvoorbeeld: “john@example.com””alex@example.com””jo@example.com”
Toegewezen bedrijf Naam van het bedrijf of de bedrijven waar de persoon een rol als reismanager of -analist kan vervullen. De waarde moet exact overeenkomen. Scheid elk bedrijf met rechte aanhalingstekens. Bijvoorbeeld: "Perk SL""Perk Ltd""Perk SLU"
Is actief Ja → de gebruiker wordt gedearchiveerd (alleen als deze momenteel gearchiveerd is)
Nee → archiveert de gebruiker (alleen als deze momenteel actief is)
Werkt alleen bij updates (rijen met een Gebruikersnaam).Wordt genegeerd bij het aanmaken van een nieuwe gebruiker.

Persoonsgegevens bijwerken

Met de sjabloon voor persoonsgegevens kunt u ook bestaande personen in Perk bijwerken. De Gebruikersnaam De kolom geeft Perk aan of een persoon moet worden aangemaakt of bijgewerkt. Als een rij een Gebruikersnaam bevat., Perk werkt de betreffende persoon bij. Als de Gebruikersnaam Als het veld leeg wordt gelaten, maakt Perk een nieuw persoon aan.

Houd deze regels in gedachten bij het bijwerken van gegevens:

  • Voeg de gebruikersnaam toe voor elke persoon die je wilt bijwerken. Als je een rij opnieuw uploadt voor een bestaande persoon zonder GebruikersnaamDe import mislukt vanwege een foutmelding over een dubbel e-mailadres. Perk koppelt niet automatisch aan e-mailadressen.
  • Voeg alleen de kolommen toe die u wilt wijzigen. Als je een optionele kolom leeg laat, behoudt Perk de bestaande waarde. Je kunt optionele kolommen ook helemaal weglaten.
  • Rollen: Als noch de kolom 'rollen' noch de kolom 'beheerder' in het bestand aanwezig is, worden de bestaande rollen behouden. Als de kolommen wel aanwezig maar leeg zijn, wordt er geen rol toegewezen.
  • Is actief: Deze kolom werkt alleen bij het bijwerken van rijen (rijen met een Gebruikersnaam).). Het wordt genegeerd bij het creëren van nieuwe mensen.

De Gebruikersnaam wordt automatisch ingesteld op het e-mailadres van de persoon wanneer deze voor het eerst wordt aangemaakt. Je vindt het in het gedeelte 'Personen' van Perk. Om bestaande personen in bulk bij te werken:

  1. Ga naar Mensen.
  2. Exporteer de huidige personenlijst om de gebruikersnaam van elke persoon te verkrijgen..
  3. Open of maak een CSV-bestand met persoonsgegevens en voeg de Gebruikersnaam> toe. voor elke persoon die je wilt bijwerken.
  4. Vul alleen de kolommen in die u wilt wijzigen. Laat de andere kolommen leeg om de bestaande waarden te behouden.
  5. Selecteer Gegevens beheren > Gegevens importeren.
  6. Selecteer Personengegevens.
  7. Upload uw CSV-bestand en selecteer Gegevens importeren.

Uitgavengegevens

Met de sjabloon voor uitgavengegevens kunt u extra informatie toevoegen aan bestaande Perk-contactpersonen. Deze informatie wordt gebruikt voor het beheer van onkosten- en factuurverwerking. U kunt bijvoorbeeld bepalen wie namens de persoon onkosten mag indienen of goedkeuren.

De persoon moet al in Perk zijn aangemaakt om deze sjabloon te kunnen gebruiken. Als je probeert personen toe te voegen met alleen de sjabloon voor bestedingsgegevens, geeft Perk een foutmelding.

Alle aangepaste velden die voor uw organisatie zijn geconfigureerd. Meerdere aangepaste velden worden gescheiden door een puntkomma (;). Beschrijving
E-mail E-mailadres van de Perk-contactpersoon. Als de persoon niet in Perk bestaat, mislukt het importproces.
Debiteur: indienen (assistent) E-mailadres van de persoon die dat kan declaraties indienen namens de persoon.
Debiteur(e) onkosten: goedkeuren E-mailadres van de persoon die dat kan onkosten namens de persoon goedkeuren.
Automatische goedkeuringslimiet voor onkosten Bedrag waaronder uitgaven automatisch worden goedgekeurd door de persoon.
Escalatielimiet voor uitgavengoedkeuring Bedrag boven welk bedrag onkosten en facturen ook goedkeuring van de direct leidinggevende vereisen. Alleen van toepassing wanneer Perk is geconfigureerd voor goedkeuring door de direct leidinggevende.
Werknemersbeleid ID van de werknemersbeleid gekoppeld aan de persoon.

Tip: Gebruik de bulkactie op de pagina Personen om de gegevens bij te werken standaard kostenobject, reisbeleid of reisgoedkeuringsproces voor een persoon.

Het CSV-bestand formatteren

Bij gebruik van CSV-sjablonen moet u de kopregel behouden. Anders mislukt de import.

Houd rekening met de volgende criteria bij het bewerken van het CSV-bestand:

  • Attributen worden gescheiden door een komma.
  • Rijen (oftewel personen) worden gescheiden door een puntkomma.
  • Alle waarden moeten als tekstreeksen worden aangeleverd. De waarde mag geen speciale tekens bevatten.
  • Naamvelden (bijv. voornaam en achternaam) mogen umlauten en diakritische tekens bevatten. Andere velden mogen deze tekens niet bevatten.
  • De rol moet een van de opgegeven waarden zijn; anders wordt deze genegeerd.

Als u meerdere personen aan Perk wilt toevoegen, raden we u aan uw CSV-bestanden indien mogelijk op te splitsen in kleinere bestanden. Het maximale aantal rijen is 400. Kleinere CSV-bestanden met minder dan 50 rijen worden direct verwerkt. Grotere bestanden met maximaal 400 rijen worden op de achtergrond verwerkt. Perk stuurt u een e-mail zodra de import is voltooid.

Het CSV-formaat wordt tijdens het importproces gevalideerd en eventuele fouten in de koptekst worden weergegeven in het uploadvenster. Als het bestand ongeldige waarden bevat voor een bepaald attribuut, genereert Perk een foutrapport dat u kunt downloaden, inclusief instructies voor het oplossen van eventuele problemen.

Tip: Sommige integratiemethoden (CSV, ERP, HRIS) staan ​​mogelijk niet toe dat u alle vereiste informatie voor de verwerking van onkosten en facturen toevoegt. In deze gevallen kunt u het CSV-bestand gebruiken om gebruikers bij te werken met ontbrekende informatie.

Personen toevoegen via CSV

Om mensen via een CSV-bestand aan Perk toe te voegen, moet je ze eerst in Perk aanmaken met behulp van de sjabloon voor persoonsgegevens.

Als je Perk wilt gebruiken voor de verwerking van onkosten en facturen, kun je hun bestaande profiel bijwerken met behulp van de sjabloon voor uitgavengegevens. Je moet hetzelfde e-mailadres gebruiken dat je hebt ingevoerd toen je ze toevoegde met de sjabloon voor persoonsgegevens.

Om meerdere personen tegelijk toe te voegen:

  1. Ga naar Mensen.
  2. Klik op Gegevens beheren en selecteer vervolgens Gegevens importeren.
  3. Selecteer Personengegevens.
  4. Upload een Personengegevens CSV-bestand en klik op Gegevens importeren.

Om uitgaveninformatie toe te voegen aan bestaande medewerkers:

  1. Zodra de personen aan Perk zijn toegevoegd, klikt u op Gegevens beheren en selecteert u vervolgens Gegevens importeren.
  2. Selecteer Gegevens besteden.
  3. Upload een Sla het CSV-bestand op en klik op Gegevens importeren.

Was dit artikel nuttig?