Dit artikel beschrijft hoe je een reisgoedkeuringsproces opzet waarbij twee personen een reis moeten goedkeuren, in willekeurige volgorde. Gebruik dit proces wanneer je twee goedkeuringen nodig hebt (bijvoorbeeld van een lijnmanager en een goedkeurder van een kostenpost) en het niet uitmaakt wie als eerste goedkeurt.

Voordat je begint

• Zorg ervoor dat uw account toegang heeft tot goedkeuring in twee stappen (bijvoorbeeld via het Pro-abonnement en de beschikbaarheid van functies). Als de optie om een ​​tweede goedkeurder toe te voegen niet verschijnt, neem dan contact op met uw accountmanager of de supportafdeling.
• Bepaal wie de twee goedkeurders moeten zijn. Je kunt specifieke personen gebruiken, de directe leidinggevende van de reiziger of de goedkeurder van het kostenobject. Beiden ontvangen het goedkeuringsverzoek tegelijkertijd.
• Bepaal wanneer deze regel van toepassing moet zijn (bijvoorbeeld alle ritten, alleen ritten die niet aan het beleid voldoen, of alleen wanneer een specifiek kostenobject is geselecteerd). Het reisbeleid definieert wat binnen of buiten het beleid valt.

Het goedkeuringsproces opzetten

1. Ga naar Instellingen > Reisbeheer > Reisgoedkeuringen.
2. Klik op Nieuwe goedkeuringsprocedure.
3. Geef het goedkeuringsproces een naam en selecteer voor wie het proces bedoeld is (bijvoorbeeld voor welke reizigers of bedrijven).
4. Selecteer bij Is goedkeuring nodig bij het boeken? de optie Ja.
5. Onder Wie moet hun reizen goedkeuren? klikt u op Selecteer goedkeurder en kiest u de eerste goedkeurder (bijvoorbeeld de lijnmanager of een specifieke persoon).
6. Klik op instellingen selecteren en kies welke soorten boekingen goedkeuring vereisen (bijvoorbeeld alleen boekingen die niet aan het beleid voldoen, of alle reizen). De opties zijn afhankelijk van uw reisbeleid.
7. Om de regel te beperken tot specifieke kostenobjecten, ga met de muis over selecteer instelling, klik op + wanneer en selecteer het kostenobject.

De tweede goedkeurder toevoegen

1. Klik naast de eerste goedkeuringsregel op + en ook (of de optie waarmee een tweede goedkeurder wordt toegevoegd met "en ook" / parallel gedrag).
2. Selecteer de tweede goedkeurder (bijvoorbeeld een specifieke gebruiker of goedkeurder van een kostenobject). De regel moet er als volgt uitzien: "Vraag goedkeuring aan [eerste goedkeurder] en ook [tweede goedkeurder]."
3. Onder Goedkeuringen voor wijzigingen in geboekte reizen kunt u, indien nodig, kiezen of wijzigingen in de reis na de boeking goedkeuring vereisen en hoe. Gebruik de opties of stel je eigen regels in.
4. Klik op Goedkeuringsproces aanmaken.

Nadat je hebt opgeslagen, stuurt elke reis die aan de regel voldoet het goedkeuringsverzoek in één keer naar beide goedkeurders. Ze kunnen in willekeurige volgorde goedkeuren. De reis wordt pas geboekt nadat beide hebben goedgekeurd. Als een van beiden afwijst, wordt het verzoek afgewezen en ontvangt de aanvrager een melding.

Tip: Parallelle goedkeuring is handig wanneer zowel een lijnmanager als een budgetverantwoordelijke akkoord moeten geven, maar u niet wilt bepalen wie als eerste goedkeurt. Als u bijvoorbeeld goedkeuring vraagt aan de lijnmanager en ook de goedkeurder van het kostenobject, wordt het verzoek naar beiden verzonden; degene die als eerste goedkeurt, moet de ander alsnog goedkeuren voordat de reis wordt geboekt.
Voor meer voorbeelden van goedkeuringsscenario's in twee stappen, zie Voorbeelden van goedkeuringsregels in twee stappen.