Dit artikel legt uit wat er gebeurt wanneer er meer dan één goedkeuringsregel van toepassing kan zijn op dezelfde reis, bijvoorbeeld meerdere regels met verschillende voorwaarden, of goedkeuringsregels in twee stappen als u geavanceerde goedkeuringsinstellingen hebt geconfigureerd.

Gebruik het om je goedkeuringssysteem te ontwerpen en te begrijpen waarom een bepaalde persoon een verzoek wel of niet kan goedkeuren.

Perk bepaalt eerst welke goedkeuringsprocedure van toepassing is op een reiziger:

• Geen procedure → geen goedkeuring;
• Een proces → dat proces;
• Meerdere processen → meest beperkend.

Voor meer informatie, zie Reisgoedkeuringsprocessen in Perk. Binnen dat proces wordt, wanneer meerdere regels overeenkomen met dezelfde reis, één regel gebruikt om het goedkeuringspad te bepalen.

Eén regel bepaalt het goedkeuringsproces.

Uw bedrijf kan meerdere goedkeuringsprocessen en meerdere regels daarin hebben (bijvoorbeeld verschillende regels voor reizen die niet aan het beleid voldoen, voor specifieke kostenposten of voor verschillende reizigersgroepen).

Wanneer een reis ter goedkeuring wordt aangeboden, beoordeelt Perk welke regels van toepassing zijn. Als er meer dan één regel op de reis van toepassing is, wordt er slechts één gebruikt om te bepalen wie de reis moet goedkeuren. De andere regels zijn niet van toepassing op die aanvraag.

In de praktijk: meerdere personen kunnen een goedkeuringsmelding ontvangen (één "eerste goedkeurder" per toepasselijke regel). Zodra één van deze personen de aanvraag goedkeurt, wordt die regel vastgelegd. De aanvraag volgt dan alleen die regel – bijvoorbeeld, in een sequentiële procedure gaat de aanvraag naar de tweede goedkeurder van die regel, of in een parallelle procedure wacht de aanvraag op de andere goedkeurder. De andere regels zijn dan niet meer van toepassing. De personen die voor de andere regels de eerste goedkeurder waren, kunnen die aanvraag niet meer goedkeuren.

Regels voor goedkeuring in één stap kunnen in sommige gemengde configuraties nog steeds onafhankelijk van elkaar worden toegepast.

U kunt bijvoorbeeld een goedkeuringsproces instellen met twee regels:

• Regel 1 - Eén stap: Goedkeuring door Ellie
• Regel 2 - Tweestaps (alleen voor professionals): Goedkeuring door de lijnmanager en vervolgens door de financiële medewerker

In dit geval kan de reis geboekt worden als Ellie het goedkeurt. Goedkeuring van de lijnmanager en de financiële afdeling is niet nodig, aangezien Perk de eerste regel als leidraad hanteert. Als Ellie ook de lijnmanager van die persoon was, dan zou de procedure in twee stappen voorrang hebben, wat betekent dat de reis eerst door haar en vervolgens door de financiële afdeling goedgekeurd zou moeten worden.

Waarom dit complex kan aanvoelen

• Meerdere meldingen. Als je regel A hebt (bijv. Marina en dan Craig) en regel B (bijv. Rocky en ook Lynn), en een reis voldoet aan beide regels, dan kunnen Marina, Rocky en Lynn allemaal een melding ontvangen. Slechts één van hen moet eerst goedkeuren; zodra dat is gebeurd, is de route vastgelegd en kunnen de anderen niet meer goedkeuren.
• Verschillende uitkomsten. Wie als eerste goedkeurt, bepaalt welke regel van toepassing is. Als Marina als eerste goedkeurt, wordt Craig de tweede goedkeurder. Als Rocky als eerste goedkeurt, moet Lynn nog steeds goedkeuren. Dus hetzelfde type reis kan verschillende goedkeuringsroutes hebben, afhankelijk van wie als eerste handelt.
• Afwijzingen en meldingen. Wanneer iemand een aanvraag afwijst, ontvangt de aanvrager altijd een melding. In sequentiële workflows wordt de eerste goedkeurder op de hoogte gesteld als de tweede goedkeurder de aanvraag afwijst. In parallelle workflows ontvangt de goedkeurder een melding als de ene al een aanvraag heeft goedgekeurd en de andere deze afwijst. Bij meerdere regels is het mogelijk niet voor iedereen duidelijk waarom ze wel of niet mogen handelen. Het documenteren van uw regels en het testen met voorbeeldreizen helpt hierbij.

Aanbevelingen

• Houd regels waar mogelijk eenvoudig. Geef prioriteit aan regels met één stap. Als uw bedrijfsbehoeften complexe goedkeuring vereisen, gebruik dan duidelijke regels met twee stappen (bijv. "buiten beleid: lijnmanager, daarna financiën") in plaats van veel overlappende regels.
• Leg vast wie als eerste actie moet ondernemen. Als meerdere personen een verzoek ontvangen, spreek dan intern af wie de beoogde eerste goedkeurder is (bijv. "voor dit kostenobject keurt de lijnmanager als eerste goed").
• Test met echte reizigers- en kostenobjectgegevens. Maak een testreis aan die aan meerdere regels voldoet en controleer wie het verzoek ontvangt en wat er gebeurt wanneer de eerste persoon het goedkeurt of afwijst.
• Gebruik voorwaarden om regels te beperken. Beperk regels tot specifieke kostenobjecten, reizigersgroepen of binnen/buiten het beleid, zodat er minder regels van toepassing zijn op dezelfde reis.