Dit artikel geeft concrete voorbeelden van hoe goedkeuring in twee stappen werkt met verschillende typen goedkeurders (lijnmanager, goedkeurder van kostenposten, specifieke personen) en in situaties zoals meerdere reizen, afwezigheid en gemengde regels. Gebruik het om uw eigen processen in kaart te brengen en goedkeurders te trainen.

Eerst de lijnmanager, daarna een andere goedkeurder (volgorde).

Installatie: Vraag goedkeuring aan de lijnmanager, gevolgd door Craig (bijv. financieel leider).

Voorbeeld: Sarah's leidinggevende is Jo; Craig is de financieel goedkeurder. Wanneer Sarah een reis indient die aan deze regel voldoet, ontvangt Jo eerst het goedkeuringsverzoek. Jo keurt het goed. Vervolgens ontvangt Craig het verzoek en keurt het goed. De reis wordt geboekt. Als Jo het verzoek afwijst, wordt het afgewezen en krijgt Sarah een melding; Craig ziet het niet. Als Craig het verzoek afwijst nadat Jo het heeft goedgekeurd, wordt het afgewezen, krijgt Sarah een melding en krijgt Jo een melding.

Wanneer te gebruiken: Je wilt dat de manager eerst de zakelijke noodzaak bevestigt, waarna de financiële afdeling (of een andere functie) het budget of beleid bevestigt. Vaak gebruikt voor reizen die buiten het beleid vallen of reizen met een hoge waarde.

Goedkeurder van kostenobjecten en lijnmanager (parallel)

Instellingen: Vraag goedkeuring aan de goedkeurder van het kostenobject en ook aan de lijnmanager.

Voorbeeld: De reis maakt gebruik van het kostenobject "Marketing"; Alex is de goedkeurder van het kostenobject Marketing. Sarah's leidinggevende is Jo. Wanneer Sarah de reis indient, ontvangen zowel Alex als Jo het goedkeuringsverzoek. Een van beiden kan als eerste goedkeuren; de reis wordt pas goedgekeurd nadat beiden hebben goedgekeurd. Als een van de goedkeurders afwijst, wordt het verzoek afgewezen en worden Sarah en Jo hiervan op de hoogte gesteld (Jo kan na een afwijzing niet meer goedkeuren).

Wanneer te gebruiken: U hebt zowel de budgetverantwoordelijke (kostenobject) als de leidinggevende (lijnmanager) nodig om akkoord te gaan, de volgorde maakt niet uit. Handig wanneer het kostenobject bij het afrekenen wordt geselecteerd en u beide perspectieven wilt bekijken.

Lijnmanager, vervolgens goedkeurder van kostenobjecten (opeenvolgend)

Instellingen: Vraag goedkeuring aan de lijnmanager, gevolgd door de goedkeurder van het kostenobject.

Voorbeeld: Sarah's leidinggevende is Jo; de reis maakt gebruik van het kostenobject "Marketing" en Alex is de goedkeurder. Jo ontvangt het verzoek als eerste en keurt het goed. Vervolgens ontvangt Alex het verzoek en keurt het goed. De reis wordt geboekt. Als de reis een ander kostenobject had gebruikt, zou een andere goedkeurder van dat kostenobject de tweede goedkeurder zijn (degene die aan dat kostenobject is toegewezen in Instellingen > Kostenbeheer > Kostenobjecten).

Wanneer te gebruiken: Je wilt dat de lijnmanager eerst de noodzaak goedkeurt, en vervolgens de persoon die verantwoordelijk is voor dat budget de uitgaven goedkeurt. Handig wanneer er meerdere kostenposten zijn en elke post een eigen goedkeurder heeft.

Meerdere reizigers met verschillende lijnmanagers (opeenvolgend)

Opzet: Vraag goedkeuring aan de lijnmanager, gevolgd door Craig. De reis omvat twee reizigers met verschillende lijnmanagers (bijv. Lynn en Marina).

Gedrag: Slechts één van de lijnmanagers kan als eerste goedkeurder optreden. Zodra één van hen goedkeurt (bijvoorbeeld Lynn), gaat het verzoek door naar Craig en kan de andere lijnmanager (Marina) geen actie meer ondernemen op dit verzoek. Wanneer Craig goedkeurt, wordt de reis geboekt. Als Lynn afwijst, wordt het verzoek afgewezen en wordt de aanvrager hiervan op de hoogte gesteld. Als Marina afwijst, wordt het verzoek afgewezen en worden zowel de aanvrager als Lynn hiervan op de hoogte gesteld.

Opmerking: Het exacte gedrag wanneer meerdere personen "eerste goedkeurder" kunnen zijn (bijvoorbeeld meerdere lijnmanagers) kan afhangen van uw goedkeuringsconfiguratie. Test met een reis met meerdere reizigers om te bevestigen wie het verzoek ontvangt en wie actie kan ondernemen.

Afgevaardigde voor afwezigheid en reizen

Als de eerste of tweede goedkeurder een reisgemachtigde heeft ingesteld (bijvoorbeeld in Instellingen of in hun profiel) en deze persoon is als afwezig gemarkeerd, kan de gemachtigde het goedkeuringsverzoek namens hem of haar ontvangen en afhandelen. Bij sequentiële workflows fungeert de gemachtigde als eerste of tweede goedkeurder in dezelfde volgorde. Bij parallelle workflows kunnen de gemachtigde en de andere goedkeurder in willekeurige volgorde goedkeuren. Stel gemachtigden zo in dat er altijd iemand beschikbaar is om de goedkeuring te verlenen wanneer de primaire goedkeurder afwezig is.

Gemengde regels: sequentieel en eenstaps

Instellingen: Regel A — Vraag goedkeuring aan Marina, gevolgd door Craig. Regel B — Vraag goedkeuring aan Ellie (één stap).

Gedrag: Marina en Ellie ontvangen beiden het goedkeuringsverzoek. Als Marina als eerste goedkeurt, gaat het verzoek naar Craig; wanneer Craig goedkeurt, wordt de reis geboekt. Ellie kan nog steeds zelfstandig goedkeuren (éénstaps procedure): als Ellie op enig moment goedkeurt, wordt de reis geboekt en zijn er geen verdere goedkeuringen nodig. Beide paden kunnen de goedkeuring dus voltooien. Als een goedkeurder deel uitmaakt van zowel een éénstaps als een tweestaps procedure, heeft de tweestaps procedure voorrang voor die persoon – die persoon moet zijn of haar stap in de tweestaps procedure voltooien in plaats van als enige goedkeurder te worden beschouwd.