De pagina 'Reisrapportage' in Perk is de centrale plek om inzicht te krijgen in de reisactiviteiten, uitgaven, duurzaamheid en naleving van het reisbeleid van uw bedrijf. In dit artikel leest u wat elk onderdeel van de pagina laat zien, hoe de gegevens worden berekend en wie er toegang toe heeft.

Wie heeft er toegang toe?

Verschillende rollen zien verschillende informatie op de rapportagepagina:

• Accountbeheerders en analisten kunnen de volledige rapportagepagina bekijken.
• Goedkeurders hebben een aparte, eenvoudigere weergave. Zie Toegangsrapportage voor goedkeurders.

• Reismanagement, duurzaamheid enReisuitgaven rapporten: beschikbaar bij alle abonnementen.
• Reisinzichtenrapport: Alleen voor Premium- en Pro-abonnementen.

Wat de rapportagepagina laat zien

De sectie Reisrapportage biedt beheerders en analisten een uitgebreid, gecentraliseerd overzicht van de reisgegevens van de organisatie. U kunt dit dashboard op elk gewenst moment raadplegen via de volgende link: Analyseren > Reisrapportage.

Bovenaan tonen vier overzichtskaarten de belangrijkste statistieken en hoe deze zijn veranderd ten opzichte van de vorige periode. Daaronder geven secties een overzicht van reisinzichten, beleid, duurzaamheid, uitgaven en annuleringen. Een datumfilter en de tijdstempel van de laatste gegevensupdate bovenaan tonen het tijdsbereik en de actualiteit van de gegevens.

Goedkeurders die rechtstreeks zijn aangewezen als beoordelaar in een actief goedkeuringsbeleid, zien een vereenvoudigde versie van de landingspagina met verschillende overzichtskaarten die zich richten op goedgekeurde en afgewezen reizen.

Gebruik markeerkaarten

De overzichtskaarten verschijnen als een rij bovenaan en geven u in één oogopslag een overzicht van uw belangrijkste reisstatistieken. Elke kaart bevat een trendpercentage dat de huidige periode vergelijkt met de vorige periode van gelijke lengte.

Voor beheerders en analisten:

Voor goedkeurders:

Details van het overzichtsgedeelte

Reisinzichten

Het overzichtsgedeelte 'Reisinzichten' geeft een samenvatting van het boekingsgedrag en de bestemmingstrends voor de geselecteerde periode.

Tip: Een korte gemiddelde boekingsperiode kan betekenen dat mensen op het laatste moment reizen boeken. Gebruik deze statistiek in combinatie met uw polisgegevens om manieren te vinden om geld te besparen.

Reismanagement

Het onderdeel 'Overzicht reisbeheer' op de rapportagepagina laat zien in hoeverre reizen aansluit op het beleid en de goedkeuringsprocessen van uw bedrijf.

Let op: Een groot aantal uitverkochte reizen kan betekenen dat uw goedkeuringsproces te traag is voor de markt. Overweeg om uw goedkeuringstermijnen te verkorten of bepaalde reistypen vooraf goed te keuren.

Duurzaamheid

In het gedeelte 'Duurzaamheidsoverzicht' op de rapportagepagina worden de CO2-uitstoot van uw bedrijf per reisdienst uitgesplitst voor de geselecteerde periode.

In dit gedeelte worden de CO2-emissies voor elk type dienstverlening weergegeven:

• Vluchten
• Hotels
• Treinen
• Auto's

Reisuitgaven

In dit gedeelte wordt getoond hoe uw reisbudget over de verschillende diensten is verdeeld en worden de gemiddelde kosten weergegeven. Zie Gebruik het reiskostenrapport.

Annuleringen, terugbetalingen, reistegoed en vouchers

Het overzicht van annuleringen, terugbetalingen, reistegoeden en vouchers brengt de financiële gevolgen van reiswijzigingen en -annuleringen in kaart.

Let op: De totalen voor annuleringen en terugbetalingen op deze pagina zijn gefilterd op de datum van de uitgave, terwijl het gedetailleerde annuleringsrapport de annuleringsdatum gebruikt. Hierdoor kunnen deze cijfers bij vergelijking van elkaar verschillen.

Let op: Het FlexiPerk-saldo kan negatief lijken als de inhoudingen de tegoeden binnen de geselecteerde periode overschrijden.

Begrijp uw gegevens

Filter uw gegevens

Je kunt filters gebruiken om de gegevens te beperken tot wat je nodig hebt.

• Datumfilter: Het datumfilter is standaard ingesteld op de laatste 30 dagen, maar u kunt een aangepaste of vooraf gedefinieerde periode kiezen die aan uw behoeften voldoet. Voor accounts met uitgestelde betalingen strekt het filter zich uit tot in de toekomst om toekomstige, vastgelegde uitgaven weer te geven. Bovendien toont de weergave van het huidige volledige jaar alle activiteiten van 1 januari tot en met 31 december, inclusief eventuele toekomstige uitgestelde kosten.
• Filter voor betalingsontvanger: Dit filter verschijnt alleen voor accounts waarvoor doorberekening van kosten is ingeschakeld. Gebruik het om rapportagegegevens voor een specifieke betalingsontvanger te bekijken.

Opmerking: Als u de melding "Geen gegevens beschikbaar" of "Problemen met het laden van gegevens" krijgt, duidt dit niet op een systeemfout; het betekent simpelweg dat er geen informatie is die overeenkomt met uw huidige filters. Probeer uw datumbereik aan te passen of uw bestaande filters te verwijderen.

Hoe trendpercentages worden berekend

De trendpercentages op de rapportagepagina in Perk vergelijken de waarde voor het door u geselecteerde datumbereik met de waarde voor de direct voorafgaande periode van dezelfde lengte. De twee perioden overlappen elkaar niet.

De formule is: Trend % = (waarde voor de geselecteerde periode − waarde voor de vorige periode) / waarde voor de vorige periode

Stel je bijvoorbeeld voor dat je de rapporten van 31 mei bekijkt en filtert op de afgelopen 30 dagen. De totale uitgaven voor mei worden vergeleken met de totale uitgaven voor april (de 30 dagen direct voorafgaand aan de door jou geselecteerde periode). Als de uitgaven in mei $12.000 waren en in april $10.000, dan is de procentuele trend ($12.000 − $10.000) / $10.000 = +20%.

Dezelfde logica geldt voor langere periodes. Als je filtert op de laatste 90 dagen, vergelijkt Perk de meest recente 3 maanden met de 3 maanden daarvoor. Mei, april en maart worden bijvoorbeeld vergeleken met februari, januari en december.

Download een aangepast rapport

Je kunt je reisgegevens downloaden als een CSV- of Excel-bestand met velden die je kunt aanpassen. Je vindt de downloadlink voor het aangepaste rapport op de rapportagepagina.

Dit is erg handig voor analisten die de kosten per reiziger willen inzien, aangezien de hoofdpagina voor deze analisten alleen gegevens op reisniveau weergeeft.

Opmerking: Analisten met toegang op gebruikersniveau zien een banner met de tekst: "U bekijkt alleen reisgegevens voor specifieke reizigers. Uw accountbeheerder heeft uw machtigingen gewijzigd." De banner linkt naar de pagina 'Aangepast rapport downloaden', waar ze toegang hebben tot de kosten per reiziger.

Gegevensverversing en valutaconversie

De rapportagegegevens in Perk worden dagelijks bijgewerkt, niet in realtime. Het systeem verwerkt de informatie van de vorige dag vanaf 5:40 UTC en vernieuwt de gegevens rond 6:00 UTC. Op de pagina wordt een tijdstempel van de laatste gegevensupdate weergegeven (meestal 5:30 UTC), zodat u kunt controleren wanneer de gegevens voor het laatst zijn vernieuwd.

De gegevens van de vorige dag zijn doorgaans ongeveer 2 uur na aanvang van de verwerking beschikbaar. Als u geautomatiseerde rapporten plant, stel deze dan zo in dat ze niet eerder dan 9:00 UTC worden uitgevoerd, zodat de gegevens van de vorige dag worden meegenomen.

Let op: De wisselkoersen in de rapportage gebruiken de gemiddelde dagkoers van de dag vóór de onkostendatum. Deze kan afwijken van de uurkoersen die elders in Perk worden gebruikt, bijvoorbeeld op de boekingspagina.

Gearchiveerde gegevens, zoals voormalige kostenplaatsen en gedeactiveerde gebruikers, worden nog steeds in rapportages weergegeven. Verwijderde gebruikers verschijnen echter in geen enkele rapportage.

Toegang tot rapportage op basis van rol

De toegang tot de rapportagepagina in Perk is afhankelijk van de rol en machtigingen van een gebruiker. De onderstaande tabel geeft een overzicht van wat elke rol kan zien.