Met uitgavenrapportage in Perk krijgen accountbeheerders en financiële controleurs een visueel overzicht van de uitgaven van uw bedrijf. In dit artikel leest u wat de uitgavenrapportagefunctie inhoudt, welke rollen er toegang toe hebben en waar u deze in Perk kunt vinden.

Wat de uitgavenrapportage laat zien

De Met het overzicht van uitgavenrapportage in Perk krijgt u in één oogopslag een overzicht van de uitgaven van uw bedrijf. Het combineert gegevens uit geëxporteerde uitgaven en toont deze als interactieve visualisaties, zodat u trends kunt herkennen, kosten kunt vergelijken en inzicht krijgt in waar het geld van uw bedrijf naartoe gaat – zonder eerst een spreadsheet te hoeven exporteren.

Het overzicht bestaat uit vier tegels bovenaan de pagina. Elke tegel toont een koptekst:

• Totale uitgaven: de totale waarde van de geëxporteerde uitgaven in de geselecteerde periode.
• Top spender: de medewerker met de hoogste uitgaven in de periode.
• Hoofdkostenobject: het kostenobject met de hoogste uitgaven in de periode.
• Hoofdcategorie: de uitgavencategorie met de hoogste uitgaven in de periode.

Onder de titels geven vier grafieken u een gedetailleerder overzicht van uw uitgaven:

• Trend van de totale uitgaven: hoe uw totale uitgaven zijn veranderd gedurende de geselecteerde periode.
• Uitgaven per kostenobject: hoe de uitgaven per kostenobject zijn veranderd gedurende de geselecteerde periode.
• Uitgaven per categorie: hoe de uitgaven per onkostencategorie zijn veranderd gedurende de geselecteerde periode.
• Uitgaven per werknemer: hoe de uitgaven per werknemer zijn veranderd gedurende de geselecteerde periode.

U kunt ook rechtstreeks vanuit het overzicht een aangepaste Excel- of CSV-export genereren met de knop Aangepaste download, of een geplande e-mailverzending instellen met de optie Rapport plannen.

Hoe uitgavengegevens worden berekend

Uitgavenrapportage maakt gebruik van geëxporteerde uitgaven die in Perk zijn geregistreerd. Bedragen worden weergegeven in uw voorkeursvaluta. Wanneer een uitgave in een andere valuta is geregistreerd, converteert Perk deze met EUR als basiswisselkoers.

Het overzicht bevat de volgende soorten onkosten: onkosten met bonnen, onkosten zonder bonnen, dagvergoedingen en kilometervergoedingen. Houd er rekening mee dat alleen geëxporteerde onkosten in het dashboard worden weergegeven.

Hoe de uitgaven worden verdeeld over werknemers, kostenobjecten en categorieën.

Wanneer een uitgave wordt gedeeld of verdeeld over meerdere werknemers, kostenobjecten of categorieën, verdeelt Perk de uitgaven als volgt:

• Uitgaven van werknemers: het onkostenbedrag wordt gelijk verdeeld over alle interne deelnemers aan de onkosten. Externe deelnemers worden niet in de verdeling meegenomen. Bedragen worden afgerond op twee decimalen, waarbij een eventueel resterend bedrag aan één deelnemer wordt toegewezen.
• Uitgaven per kostenobject: het uitgavenbedrag wordt verdeeld over de kostenobjecten op basis van het percentagegewicht dat voor elk kostenobject is ingesteld. Elk kostenobject ontvangt het toegewezen percentage van het totaal. Kostenobjecten die niet in de gegevens van uw organisatie kunnen worden gevonden, worden uitgesloten van de verdeling. Bedragen worden afgerond op twee decimalen, waarbij een eventueel resterend bedrag aan één kostenobject wordt toegewezen.
• Uitgaven per categorie: het onkostenbedrag wordt verdeeld over de categorieën die voor de onkostenpost zijn geconfigureerd. Als de verdeling het totale onkostenbedrag niet volledig dekt, wordt het resterende saldo toegewezen aan de primaire categorie van de onkostenpost. Categorienamen worden per rechtspersoon bepaald, waardoor dezelfde categorie-ID er bij verschillende entiteiten anders uit kan zien.

Let op: Het dashboard voor uitgavenrapportage toont uitgavengegevens die via de datapipeline van Perk zijn verwerkt. Er kan een korte vertraging optreden voordat de meest recente transacties verschijnen, waardoor de cijfers mogelijk niet overeenkomen met realtime gegevens.

Wie heeft toegang tot de uitgavenrapportage?

Alleen accountbeheerders en financiële controleurs kunnen het uitgavenoverzicht bekijken.

• Accountbeheerders zien een volledig overzicht van alle juridische entiteiten en medewerkers binnen hun organisatie.
• Financiële beoordelaars zien de uitgavenrapportage voor de entiteiten binnen hun bevoegdheidsgebied.

Let op: Andere rollen, waaronder reismanagers, medewerkers en auditors, hebben geen toegang tot de uitgavenrapportage.

Waar vind ik de uitgavenrapportage?

Je kunt het uitgavenoverzicht bekijken via de zijbalk in Perk.

1. Ga naar Analyseren > Uitgavenrapportage om het overzicht te openen.
2. Selecteer een datumbereik of gebruik de Aangepaste downloadknop om een ​​gedetailleerd rapport te exporteren.