Perk laat goedkeurders weten wanneer er nieuwe onkostennota's klaarstaan voor goedkeuring. Je kunt deze meldingen per e-mail ontvangen en – als je beheerder de integratie heeft ingesteld – ook via Slack of Microsoft Teams.
E-mailnotificaties zijn beschikbaar voor alle Perk-abonnementen. Notificaties voor Slack en Microsoft Teams zijn alleen beschikbaar voor Premium en Pro accounts.
Gebruik dit artikel om te begrijpen wat elke melding inhoudt en hoe u de onkosten daaruit kunt goedkeuren of afwijzen.
Let op: Deze meldingen staan los van de e-mail met openstaande uitgaven, die al uw openstaande taken in één overzicht samenvoegt. U kunt beide meldingen ontvangen als uw beheerder de e-mail met openstaande uitgaven heeft ingeschakeld. Ze zijn onafhankelijk van elkaar geconfigureerd en de ene melding heeft geen invloed op de andere.
Wat onkostennota's bevatten
Perk stuurt je dagelijks een e-mail wanneer er nieuwe onkosten ter goedkeuring bij je zijn ingediend. Je ontvangt deze e-mail alleen op dagen dat er iets in behandeling is; als er niets in behandeling is, ontvang je geen e-mail.
De e-mail bevat een overzicht van de onkosten die uw aandacht vereisen, inclusief een omschrijving van de onkostenpost, de naam van de indiener, de betaalmethode en het bedrag. Als er meerdere onkostenposten in behandeling zijn, toont de e-mail een voorbeeld van de eerste paar en geeft aan hoeveel er nog meer zijn.
Slack (Premium- en Pro-accounts)
Als uw beheerder dit heeft ingesteld Slack-integratie: Perk controleert elk uur op nieuwe onkosten en stuurt je een Slack-bericht wanneer er onkosten in behandeling zijn. Het bericht toont de onkostenomschrijving, de naam van de indiener en het bedrag, met een knop 'Ga naar goedkeuringen' waarmee je direct naar je goedkeuringswachtrij in Perk gaat.
Microsoft Teams (Premium- en Pro-accounts)
Als uw beheerder dit heeft ingesteld Dankzij de Microsoft Teams-integratie controleert Perk elk uur op nieuwe onkosten en stuurt u een Teams-melding wanneer er onkosten in behandeling zijn. De melding toont de details van de onkosten en een De knop 'Ga naar goedkeuringen' brengt je direct naar je goedkeuringswachtrij in Perk.
Het beoordelen en goedkeuren van een onkostennota
Alle drie de notificatietypen – e-mail, Slack en Teams – linken je naar Perk waar je onkosten kunt bekijken en verwerken. Onkosten kunnen niet rechtstreeks vanuit de notificatie worden goedgekeurd of afgewezen.
- Open de melding en klik op Ga naar goedkeuringen.
- Controleer in Perk de onkostendetails, waaronder de omschrijving, het bedrag, de datum, de categorie en eventuele bijgevoegde bonnen.
- Klik op Goedkeuren als de uitgave geldig is.
Zodra de onkostenvergoeding is goedgekeurd, wordt deze verder verwerkt in het terugbetalingsproces. De persoon die de onkosten heeft ingediend, ontvangt een melding dat de onkostenvergoeding is goedgekeurd.
Een onkostenvergoeding terugsturen
- Open de melding en klik op Ga naar goedkeuringen.
- Controleer in Perk de onkostendetails en achterhaal de reden voor de afwijzing.
- Klik op Afwijzen.
- Voeg eventueel een opmerking toe waarin u uitlegt waarom u de onkosten terugstuurt.
- Bevestig uw beslissing.
Na afwijzing wordt de onkostennota teruggestuurd naar de indiener, samen met uw feedback, zodat deze de nota kan corrigeren en opnieuw kan indienen., mits u de uitgave niet definitief hebt afgewezen.
Het beoordelen van meerdere uitgaven
Elke melding geeft een overzicht van de nieuwe onkosten die sinds de vorige controle aan u zijn doorgegeven. U kunt vanuit de melding doorklikken om ze in Perk te bekijken.
Tip: Om al uw openstaande uitgaven op één plek te bekijken, gaat u naar Uitgaven > Mijn taken > Goedkeuringen of Uitgaven > Goedkeuringen > Goedkeuringen lijst in Perk. De De lijst met goedkeuringen biedt een speciale weergave waarin u onkosten kunt filteren, sorteren en in bulk goedkeuren zonder dat u vanuit elke melding hoeft door te klikken.