Je kunt Perk zo instellen dat er e-mailoverzichten naar medewerkers, gemachtigden en goedkeurders worden gestuurd om hen te herinneren aan openstaande taken: onkostenvergoedingen die moeten worden ingediend, facturen die moeten worden gecontroleerd, transacties die moeten worden afgestemd en goedkeuringen die nog moeten worden afgehandeld namens het bedrijf.
De e-mail met openstaande uitgaven is een aparte melding van de goedkeuringsmeldingen voor onkosten. Goedkeuringsmeldingen voor onkosten zijn een dagelijkse waarschuwing die naar goedkeurders wordt verzonden wanneer nieuwe onkosten ter beoordeling worden ingediend, via e-mail, Slack of Microsoft Teams. Zie voor meer informatie Beheer meldingen voor goedkeuring van onkosten.
Gebruik dit artikel om te begrijpen wat elk type melding inhoudt en hoe u de verzendfrequentie voor uw bedrijf kunt instellen.
Alleen accountbeheerders kunnen deze taak uitvoeren.
Meldingen voor werknemers
Medewerkersnotificaties in Perk herinneren mensen aan taken die ze moeten voltooien. Perk controleert dagelijks voor elk bedrijf waar notificaties zijn ingeschakeld en stuurt een individuele e-mail naar elke persoon met openstaande taken.
Als een medewerker bijvoorbeeld onkosten in concept heeft staan of een reis met data in het verleden, beschouwt Perk deze als openstaande taken en neemt ze op in de melding.
Perk informeert medewerkers over de volgende taken:
- Uitgaven: alle uitgaven in concept, die herziening behoeven of die zijn afgewezen.
- Transacties: alle niet-overeenkomende transacties.
- Reizen: Alle reizen met de status 'concept', 'revisie nodig' of 'klaar voor indiening'.
- Facturen: alle facturen met de status 'nieuw', 'concept' of 'moeten worden herzien'.
Meldingen over uitgaven van gedelegeerden
Met de optie 'Meldingen voor gedelegeerden' kunnen gebruikers hun herinneringen voor openstaande taken doorsturen naar iemand die namens hen onkosten kan indienen. Om dit in te schakelen, vinkt u het selectievakje 'Gedelegeerden voor onkostenindiening herinneren aan openstaande taken' aan.
Gebruikers moeten ook een gemachtigde selecteren in hun profiel (Profiel > Voorkeuren > Onkostenmachtigingen), in het veld Dien onkosten namens u in en vervolgens Verzonden naar uw onkostenmachtigingen inschakelen (Profiel > Voorkeuren > Meldingen).
Gemachtigden ontvangen alleen meldingen over onkosten of facturen die in conceptstatus zijn of zijn teruggestuurd voor wijzigingen. Ze ontvangen geen meldingen over goedkeuringen; alleen de persoon in kwestie of diens gemachtigde kan daarop actie ondernemen.
Omdat mensen zelf kunnen kiezen of ze hun meldingen naar een gemachtigde voor onkosten willen doorsturen, verstuurt Perk meldingen aan gemachtigden voor onkosten apart van meldingen aan werknemers.
Perk informeert de deelnemers over deze taken:
- Uitgaven: alle uitgaven in concept, die herziening behoeven of die zijn afgewezen.
- Transacties: alle niet-overeenkomende transacties.
- Reizen: Alle reizen met de status 'concept', 'revisie nodig' of 'klaar voor indiening'.
Meldingen aan goedkeurders en gemachtigden
Met Perk kunnen goedkeurders een overzicht ontvangen van alle onkosten, reizen en facturen die nog op hun goedkeuring wachten.
Als een persoon zijn goedkeuringsbevoegdheid heeft gedelegeerd aan een gemachtigde – ingesteld in zijn profiel of via Uitgaven > Goedkeuringen > Goedkeuringen kostenobjecten – ontvangt de gemachtigde een samenvatting van zowel zijn eigen openstaande items als de aan hem gedelegeerde taken.
Perk informeert goedkeurders en hun gemachtigden over deze taken:
- Uitgaven: alle uitgaven met de status In goedkeuring.
- Reizen: alle reizen met de status In goedkeuring.
- Facturen: alle facturen met de status 'In goedkeuring'.
De meldingsfrequentie instellen
De e-mailmelding voor openstaande uitgaven is ingeschakeld op bedrijfsniveau. Deze melding wordt alleen via e-mail verzonden; meldingen kunnen niet via Slack of Microsoft Teams worden verstuurd. U kunt zelf kiezen hoe vaak Perk deze e-mails verzendt.
- Maandelijks: Kies een willekeurige dag van de maand, van 1 tot en met 28.
- Wekelijks: Kies een willekeurige dag van de week, van maandag tot en met zondag.
- Dagelijks: wordt op werkdagen rond 8:00 uur 's ochtends verzonden, van maandag tot en met vrijdag (UTC).
De notificatieservice is standaard uitgeschakeld. Om notificaties te gaan verzenden:
- Ga naar Instellingen > Account > Bedrijven en selecteer een bedrijf.
- Klik Bekijk uitgaveninstellingen.
- Scroll naar beneden naar Notificatieservice.
- Selecteer Medewerkers herinneren aan openstaande taken of De gemachtigde voor onkostenvergoedingen herinneren aan openstaande taken.
- Selecteer een frequentie. Als u maandelijks kiest, kunt u een specifieke datum tussen 1 en 28 instellen.
Om je configuratie te testen, klik je op Test-e-mail verzenden. Zorg ervoor dat je het formulier eerst opslaat; niet-opgeslagen wijzigingen worden niet meegenomen in de test.