Gebruik de Rapport over factuurinning Om uw Perk-facturen af ​​te stemmen met de btw-facturen die u van leveranciers hebt ontvangen. Dit rapport helpt financiële medewerkers en accountbeheerders bij het bijhouden van ontvangen facturen, het downloaden van pdf's en het opsporen van factuurverschillen.

Wat het rapport 'Factuurincasso' doet

Dit rapport brengt drie soorten gegevens op één plek samen:

• Factuurgegevens van de leverancier: Overzicht van de btw-bedragen, afgeleid van de factuurregels van de leverancier, inclusief nettobedrag, belastingbedrag, brutobedrag, btw-tarief en kostenpost (zoals verblijf, maaltijden of toeristenbelasting).
• Gegevens van de factuur voor extra's: De bedragen die Perk van uw rekening heeft afgeschreven, zoals weergegeven op uw factuur.
• Boekings- en reisdetails: Reis-ID's, kostenobjecten, serviceland, leveranciersnamen en uitcheckdatums, zodat u factuurregels kunt koppelen aan de reizen waaruit ze zijn gegenereerd.

Dit rapport is bedoeld om u te helpen controleren of de bedragen op uw factuur overeenkomen met de originele facturen van de leverancier.

Een financieel controller kan bijvoorbeeld het rapport filteren op uitcheckdatum om snel te zien voor welke hotelovernachtingen een factuur is ontvangen, welke facturen nog openstaan ​​en waar er discrepanties zijn tussen het gefactureerde bedrag en het factuurbedrag van de leverancier.

Waar is het rapport te vinden?

U vindt dit rapport onder het gedeelte 'Analyseren':

1. Ga naar Analyseren > Reisverslaggeving
2. Zoek het Factuurincassorapport sectie

Voordat u het volledige rapport opent, ziet u een samenvattend overzicht voor de geselecteerde periode.

In het samenvattingsgedeelte worden vier meetwaarden voor de geselecteerde periode weergegeven:

• % boekingen waarvoor een factuur is ontvangen: Het percentage van de in aanmerking komende hotelboekingen waarbij Perk een btw-factuur van de leverancier heeft ontvangen en verwerkt.
• Geschatte belastingbesparingenEen schatting van het btw-bedrag dat u mogelijk kunt terugvorderen, gebaseerd op de tot nu toe ontvangen facturen. Dit is geen definitief terugvorderingsbedrag.
• Boekingen met nog niet gefactureerde factuurHet aantal boekingen in de periode waarvoor nog geen geldige leveranciersfactuur is ontvangen of gevalideerd.
• Facturen met afwijkingenHet aantal boekingen waarbij het brutobedrag op de leveranciersfactuur niet overeenkomt met het brutobedrag op het Perk-factuuroverzicht.

Om de gedetailleerde rapportweergave te openen, klikt u hier. Bekijk het volledige rapport.

Het volledige rapport openen

Wanneer je klikt Bekijk het volledige rapport Om de gedetailleerde rapportweergave te openen, kunt u het volgende doen:

• Verzoenen De bedragen op de factuur worden vergeleken met de geïncasseerde leveranciersfacturen.
• Filter per factuurperiode, bedrijf, kostenobject, serviceland, reis-ID, leveranciersnaam en incassostatus van de factuur.
• Download leveranciersfacturen als PDF uit de tabel met leveranciersfacturen.
• Export De tabellen exporteren naar CSV of Excel.
• Plan de levering in om het rapport automatisch per e-mail te ontvangen.

Hoe de gegevens zijn gestructureerd

Het rapport bevat twee tabellen: een factuur en een leveranciersfactuur.

• Tabel met factuuroverzicht: Elke rij vertegenwoordigt een factuur die is gekoppeld aan een of meer leveranciersfacturen. De factuurgegevens, gerelateerde ritten, details van leveranciers en kostenobjecten, de factuurstatus en eventuele afwijkingen worden weergegeven.
• Tabel leveranciersfactuur (btw-posten): Elke rij vertegenwoordigt de factuurposten van de leverancier, gegroepeerd per btw-tarief. Het bevat reis- en boekingsreferenties, koppeling met de factuur, btw-specificaties, totalen, valuta, categorie en opmerkingen over afwijkingen.

Let op: één leveranciersfactuur kan meerdere btw-tarieven bevatten (bijvoorbeeld voor kamerhuur en ontbijt). In dat geval verschijnt de factuur als meerdere regels. Alleen ontvangen facturen worden in deze tabel weergegeven.

Opmerking: Het rapport wordt eenmaal per dag bijgewerkt. Alle facturen die sinds de laatste update zijn ontvangen of gevalideerd, verschijnen de volgende dag.

Het rapport filteren

Gebruik de filters bovenaan de pagina. Filters werken zowel het overzicht als beide tabellen bij.

• Factuurdatum van de extra's: Filteren op een specifieke factuurperiode.
• UitcheckdatumFilter op de periode waarin de reiziger is uitgecheckt.
• BedrijfAls uw account meerdere bedrijven bevat, filter dan op een of meer bedrijven.
• KostenobjectRicht u op specifieke afdelingen of budgetten.
• Reis-ID: Zoek naar een specifieke Perk-reis.
• Serviceland: Filter op het land waar het verblijf of de dienstverlening plaatsvond.
• Naam van de leverancier: Filteren op een specifiek hotel of dienstverlener.
• Factuur geïncasseerd: Toon alleen ontvangen facturen, alleen openstaande facturen of alles.

De tabel met factuurafschriften van Perk lezen

Deze tabel toont één rij per boeking zoals deze op uw Perk-factuur (INV-03) staat. Gebruik deze tabel om het door Perk gefactureerde bedrag te vergelijken met het factuurbedrag van de leverancier.

Het lezen van de leveranciersfacturentabel

Deze tabel toont één rij per kostenpost met hetzelfde btw-tarief in een leveranciersfactuur.

Het interpreteren van discrepanties

Als het verschil Als het bedrag niet nul is, komt het bedrag op de Perk-factuur niet overeen met het bedrag op de leveranciersfactuur.

Enkele afwijkingen zijn te verwachten. Bijvoorbeeld:

• Extra's of toevoegingen: Extra services die na de oorspronkelijke boeking worden toegevoegd (bijvoorbeeld een late uitchecktijd).
• ValutaomrekeningDe leveranciersfactuur is in de lokale valuta en de factuur wordt omgerekend.
• Gedeeltelijke terugbetalingenEr is een creditnota uitgegeven.

Sommige afwijkingen vereisen echter nader onderzoek, zoals:

• Factuur nog niet geïncasseerdEr is nog geen leveranciersfactuur om mee te vergelijken.
• Onverwachte ladingsverschillenDe opmerkingen bevatten een bericht van het Perk-operationsteam.

Voor meer informatie over hoe u de discrepanties in het rapport moet interpreteren, zie Inzicht in discrepanties bij factuurinning.

Tip: Gebruik de Reis-ID filter of de link in Volledig factuurnummer Om de PDF te openen en de bedragen direct te controleren.