Aangepaste rapporten zijn de Perk-rapportage-export die een vaste catalogus van statische kolommen met de dynamische kolommen Elk account stelt bepaalde instellingen in, zoals aangepaste reisvelden en gebruikersgroepen.

Gebruik dit artikel om te leren wat aangepaste rapporten bevatten, wanneer u ze nodig hebt, hoe Perk ze per e-mail verzendt, hoe sjablonen werken, hoe elke kolom is gedefinieerd en hoe aangepaste kolommen in het bestand worden gelabeld.

Wat zijn aangepaste rapporten?

Aangepaste rapporten in Perk zijn configureerbare exports van reis- en boekingsgegevens uit de reisrapportage. Hiermee kunt u resultaten filteren en kiezen welke kolommen u wilt opnemen. Vervolgens kunt u het resultaat als CSV- of Excel-bestand opslaan. U vindt ze onder Analyseren > Reisrapportage > Rapporten en schema's, op het tabblad Rapport genereren.

Aangepaste rapporten zijn bedoeld voor rapportage en analyse, niet voor realtime operationele gegevens. De rapportagepipeline draait 's nachts en wordt rond 1 uur 's nachts afgesloten. Alles wat na dat tijdstip aan Perk wordt toegevoegd, verschijnt niet in de export van die dag. In de praktijk lopen aangepaste rapporten – net als alle Perk-rapportages – ongeveer 24 uur achter op de realtime gegevens, dus verwacht geen cijfers van dezelfde dag.

De export combineert twee soorten kolommen. Statische kolommen zijn de standaardvelden die Perk voor elk account publiceert, zoals de naam van de reiziger, de reisstatus en de uitgaven. Dynamische kolommen zijn de aangepaste velden en gebruikersgroepen die uw bedrijf heeft ingesteld, waardoor de exacte set dynamische kolommen per account verschilt.

Wanneer aangepaste rapporten te gebruiken

Aangepaste rapporten zijn de juiste oplossing wanneer u een overzichtelijke dataset nodig hebt met gegevens per boeking, die u in een spreadsheet kunt openen, aan uw financiële team kunt overhandigen of in een ander systeem kunt laden. Aangepaste rapporten omvatten rapportages over reizen en uitgaven, analyses van goedkeuringen, duurzaamheidsrapportages en afstemmingen met uw ERP- of boekhoudsysteem.

Gebruik aangepaste rapporten wanneer u reisgegevens wilt analyseren en filteren op uw eigen voorwaarden. U kunt bijvoorbeeld alle hotelboekingen voor een bepaald kostenobject van het afgelopen kwartaal opvragen, vluchtgegevens exporteren voor al uw bedrijfsonderdelen of een financieel afstemmingsbestand samenstellen dat boekingen koppelt aan facturen. Omdat u de filters en kolomselectie zelf bepaalt, kunt u elke export afstemmen op een specifieke vraag in plaats van met een standaardrapport te werken.

Een aangepast rapport genereren en downloaden

Aangepaste rapporten in Perk worden nu per e-mail verzonden in plaats van direct naar uw browser te worden gedownload. Voorheen genereerde u de export en werd het bestand gedownload zodra het klaar was. Nu selecteert u Rapport ophalen, kiest u een Formaat (CSV of Excel), voegt u de Ontvangers toe en selecteert u vervolgens Ophalen. Ontvangers kunnen alle actieve gebruikers van uw account zijn.

Perk genereert het rapport op de achtergrond. Elke ontvanger ontvangt één e-mail met een tijdelijke downloadlink, geen bijlage. De link opent een Perk-pagina met de titel Rapport downloaden, die de download automatisch start. Ontvangers moeten ingelogd zijn bij Perk met het juiste account om de link te kunnen openen, maar ze hebben geen rechten nodig om rapporten te genereren.

Links en bestanden naar aangepaste rapporten verlopen na 7 dagen. Een verlopen link geeft een bericht weer dat het rapport is verlopen of niet bestaat, en Perk kan het verlopen bestand niet opnieuw genereren via de link. In plaats daarvan selecteert de gebruiker Nieuw rapport genereren om het rapport opnieuw uit te voeren en een nieuwe kopie per e-mail te ontvangen.

Voor stapsgewijze instructies, zie Een aangepast rapport per e-mail ontvangen.

Rapportinstellingen hergebruiken met sjablonen

Sjablonen in Perk slaan een selectie van velden en filters uit een aangepast rapport op, zodat u niet elke keer helemaal opnieuw hoeft te beginnen wanneer u een rapport uitvoert dat u vaak gebruikt. U kunt bijvoorbeeld een sjabloon opslaan met de naam 'Hoteluitgaven Q3 per kostenpost' en een actuele kopie van dat rapport genereren wanneer u het nodig hebt.

Sjablonen werken anders dan persoonlijke instellingen. Perk deelt sjablonen over het hele account, zodat elke beheerder of analist elk sjabloon kan bekijken, bewerken en verwijderen. Alleen beheerders en analisten hebben toegang tot deze functie. Als u een sjabloon wijzigt of verwijdert, ziet iedereen op het account de wijziging. Het is daarom handig om de naamgeving en het eigenaarschap met uw team af te stemmen. Sjablonen ondersteunen geen aangepaste datumperiode.

Sjablonen vindt u op het tabblad Sjablonen van de pagina Rapporten en planningen. Zie Aangepaste rapportsjablonen opslaan en hergebruiken voor het maken, bewerken, gebruiken of verwijderen van een sjabloon. Zie Aangepaste rapporten per e-mail plannen voor het periodiek verzenden van een sjabloon.

Veldreferentie—elke kolom uitgelegd

Het aangepaste rapport toont alle rapportagekolommen die Perk publiceert voor de beheerdersexport, hier gegroepeerd per categorie. Gebruik de onderstaande veldreferentie om op te zoeken wat elke kolom betekent en om individuele kolommen aan collega's of uw team uit te leggen.

Reis- en reisinformatie

Kosten, valuta en belastinggegevens

Dynamische kolommen: aangepaste velden en groepen

Aangepaste rapporten bevatten een dynamische kolom voor elk aangepast reisveld en elke gebruikersgroepcategorie die op het account is ingesteld. In het aangepaste rapport wordt elke naam die u definieert als een aparte kolom weergegeven en de kolomkop bevat een typevoorvoegsel dat aangeeft wat voor soort dynamische kolom het is: Aangepast veld - voor aangepaste velden en Groep - voor gebruikersgroepen. Hoewel het typevoorvoegsel aan het einde van de zichtbare koptekst wordt weergegeven, wordt het nog steeds als een voorvoegsel voor de naam van de dynamische kolom beschouwd.

Een aangepast veld dat u bijvoorbeeld de naam Project hebt gegeven, verschijnt in de export als een kolom met de kop Project - Aangepast veld. Een gebruikersgroepcategorie met de naam Regio verschijnt als een kolom met de kop Regio - Groep.

Het typevoorvoegsel wordt altijd toegepast op elke dynamische kolom. Dit zorgt ervoor dat kopteksten voorspelbaar blijven voor latere gebruikers, maakt het debuggen van exports eenvoudiger en voorkomt dataconflicten wanneer een aangepast veld of gebruikersgroep die u hebt ingesteld dezelfde naam heeft als een statische kolom.

Gearchiveerde aangepaste velden en groepen

Aangepaste rapporten tonen nog steeds aangepaste velden en gebruikersgroepen nadat deze zijn gearchiveerd, waardoor historische boekingen de waarden behouden die eraan waren toegewezen. In het aangepaste rapport worden gearchiveerde dynamische kolommen aangeduid met het achtervoegsel (archived) na het typevoorvoegsel.

Een gearchiveerd aangepast veld dat oorspronkelijk de naam Oud project had, verschijnt bijvoorbeeld in de export als Oud project - Aangepast veld (gearchiveerd).

CSV- en Excel-export

Aangepaste rapporten zijn beschikbaar in twee formaten: CSV en Excel. Aangepaste rapporten gedragen zich in beide formaten identiek: dezelfde kolommen zijn beschikbaar, dezelfde filters zijn van toepassing en dezelfde naamgevingsregels gelden voor de kopteksten.

Dat geldt ook voor het typevoorvoegsel bij dynamische kolommen. Of u nu Project - Aangepast veld exporteert naar CSV of naar Excel, de kolomkop wordt op dezelfde manier weergegeven en gearchiveerde kolommen krijgen in beide formaten het achtervoegsel (gearchiveerd). Kies het formaat dat het beste aansluit bij uw verdere verwerking; de gegevens en de kopteksten blijven in beide gevallen consistent.

Aantallen per reiziger en exportnauwkeurigheid

Velden die het aandeel van een boeking per reiziger weergeven — Uitgaven per reiziger (oorspronkelijke valuta) en Belasting per reiziger (oorspronkelijke valuta) — worden berekend door het totale boekingsbedrag te delen door het aantal reizigers. Deze waarden worden zowel in CSV als in Excel met volledige decimale precisie geëxporteerd. Dit betekent dat de som van de kolom in uw spreadsheet gelijk is aan het totale boekingsbedrag, ongeacht of u kiest voor de opgemaakte of niet-opgemaakte downloadoptie.

Opmerking: Voorheen zorgde het kiezen van de optie voor geformatteerde download ervoor dat deze velden vóór export werden afgerond op 2 decimalen, wat kon leiden tot een kleine afwijking bij het optellen van rijen (bijvoorbeeld 2 × $3,575 werd weergegeven als $7,16 in plaats van $7,15). Dit is opgelost: beide downloadopties exporteren nu de waarde met volledige precisie.

Richtlijnen voor afstemming: Gebruik voor afstemming met uw ERP-systeem, boekhoudsysteem of bankafschriften altijd de velden in de oorspronkelijke valuta : Uitgaven per reiziger (oorspronkelijke valuta) en Belasting per reiziger (oorspronkelijke valuta). Deze velden weerspiegelen de werkelijke bedragen die in de transactievaluta in rekening zijn gebracht en vormen de betrouwbare bron voor het vergelijken van Perk-gegevens met externe gegevens. De equivalenten in de gebruikersvaluta hanteren een wisselkoers op het moment van rapportage, die kan afwijken van de koers die uw bank of betalingsprovider hanteert, waardoor ze ongeschikt zijn voor financiële afstemming.