Bij Perk wordt een onkostenvergoeding betaald door Perk, zodat uw werknemers de goedgekeurde onkosten (zoals maaltijden, taxi's en andere bijkomende kosten) namens uw bedrijf vergoed krijgen. De werknemer ontvangt het geld van Perk en uw bedrijf ontvangt vervolgens een aparte factuur voor deze betalingen.

Goedkeuring, betaling, facturering en het auditspoor blijven allemaal in Perk, dus er zijn geen PAIN-bestanden of handmatige betalingsruns in uw bankportaal nodig. Declaraties zijn beschikbaar wanneer de functie voor uw account is ingeschakeld; u kunt echter zelf kiezen of u deze voor een specifiek bedrijf wilt gebruiken of niet.

Waarom zou je onkostenvergoedingen gebruiken in Perk?

• Goedkeuring, betaling, facturering en een uniform controletraject bevinden zich allemaal op één plek in Perk.
• Je hoeft geen betaalbestanden aan te maken of naar je bank te uploaden; Perk regelt de uitbetalingen.
• Er worden geen uren besteed aan het samenstellen en uploaden van betalingsbatches.
• Uitbetalingen en de terugbetalingsverklaring van Perk komen overeen, waardoor een eenvoudige matching mogelijk is.
• Van uitgave tot goedkeuring, van betaling tot boekhouding: u blijft in één proces, zonder tussen verschillende systemen te hoeven schakelen.
• Werknemers kunnen zien wanneer hun onkostenvergoeding is ingepland, verwerkt of uitbetaald.
• Zodra een financieel beoordelaar de terugbetaling goedkeurt en inplant, worden de uitbetalingen volgens de cyclus van Perk uitgevoerd (bijvoorbeeld wekelijks) in plaats van te wachten op uw interne betalingsproces.

Let op: Perk voert betalingsbatches uit volgens een vast schema op basis van de frequentie die voor uw bedrijf is geconfigureerd: wekelijkse batches worden elke vrijdag uitgevoerd, tweewekelijkse batches op de 14e en de laatste dag van de maand, en maandelijkse batches op de laatste dag van de maand. Alle batches worden om 11:00 UTC uitgevoerd. Na activering varieert de aankomsttijd van de uitbetaling per regio: maximaal 1 werkdag (T+1) voor uitbetalingen in het VK, maximaal 2 werkdagen (T+2) voor uitbetalingen in de EU en 1-2 werkdagen voor ACH-uitbetalingen in de VS. Feestdagen en weekenden worden niet meegerekend in deze tijdsvensters.

Fiscale behandeling: Perk als betaler

Perk betaalt werknemers namens het bedrijf en treedt daarbij op als betalingsagent. Omdat het hier gaat om vergoedingen van daadwerkelijke zakelijke kosten, worden deze niet beschouwd als belastbaar inkomen voor werknemers in de landen waar Perk actief is (VS, VK, Spanje, Nederland, Ierland, België). De betaling van Perk die op het bankafschrift van een werknemer verschijnt, verandert hier niets aan.

De vereisten voor documentatie en loonadministratie verschillen per land. Bedrijven met werknemers in meerdere rechtsgebieden dienen hun lokale verplichtingen met een belastingadviseur te bespreken.

Tip: Voor meer informatie, zie Stel terugbetalingsregelingen in voor België, Estland, Ierland, Nederland, Spanje en het Verenigd Koninkrijk..

Hoe terugbetalingen van begin tot eind werken

Eenmaal ingesteld, werkt het proces als volgt:

1. De medewerker maakt een onkostennota aan in Perk (bijv. lunch met een klant, taxi) en stuurt deze ter goedkeuring op.
2. De uitgave doorloopt uw ​​gebruikelijke goedkeuringsprocedure (bijvoorbeeld eerst de goedkeurder van de kostenpost, daarna de financieel beoordelaar).
3. Zodra een financieel beoordelaar de terugbetaling goedkeurt en inplant, betaalt Perk het bedrag namens uw bedrijf uit aan de bankrekening van de werknemer.
4. Perk stuurt een factuur (declaratie) met een overzicht van de gedane betalingen. Deze bedragen worden aan uw bedrijf in rekening gebracht.
5. Uw financiële team registreert en betaalt de onkostennota van Perk in uw boekhoudsysteem.

De werknemer wordt betaald door Perk; het bedrijf ontvangt een factuur van Perk en betaalt deze vervolgens. Het bedrijf stort de vergoeding nooit rechtstreeks op de bankrekening van de werknemer.

Uitgavenstatus versus terugbetalingsstatus

Perk registreert twee afzonderlijke zaken: de status van de uitgave (voor boekhouding en export) en de status van de terugbetaling (voor betaling).

Zodra een financieel beoordelaar de terugbetaling goedkeurt en inplant, wordt de uitgave verplaatst naar Klaar om te exporteren status en de terugbetaling krijgt een eigen status die de betalingscyclus weerspiegelt.

Financiële controleurs en beheerders kunnen de terugbetalingsstatus bekijken in Financiën > Controleren > Terugbetalen. Werknemers kunnen de terugbetalingsstatus (vaak aangeduid als 'In behandeling' of 'Terugbetaald') bekijken in Mijn taken.

Opmerking: Voor meer informatie over wat medewerkers zien en hoe ze hun status kunnen controleren, zie Ontvang een vergoeding voor uw gemaakte kosten (buiten de VS) of, voor werknemers in de VS, Koppel uw bankrekening voor terugbetalingen (VS).

Hoe het boekhoudproces werkt voor financiële controleurs

Financiële controleurs voeren doorgaans de volgende stappen uit om de vergoeding te verantwoorden:

1. Controleer de gemaakte kosten (polis, bon, bedrag, kostenobject, enz.) in Financiën > Controleren > Vergoeden.
2. Keur de uitgave goed en plan deze in voor de volgende terugbetalingsronde. De uitgave krijgt de status "Klaar voor export" en de terugbetaling wordt ingepland.
3. Perk voert de betalingsbatch uit en betaalt het bedrag over naar de bankrekening van de medewerker. Je hoeft dit niet zelf bij je bank te doen; Perk doet dit voor je.
4. Perk stuurt het bedrijf een declaratieoverzicht Dat is een lijst met de uitbetalingen die in die periode zijn gedaan.
5. In Financiën > Overzicht > Terugbetalingen kunt u de uitbetalingsstatus zien (bijv. betaald, mislukt). Gebruik deze informatie en het terugbetalingsoverzicht om te bevestigen wat er daadwerkelijk is betaald.
6. Exporteer de onkosten en het overzicht van de vergoeding voor extra's naar uw boekhoudsysteem. Stem de betaling af met de specifieke overboekingsrekening die u voor vergoedingen gebruikt, zodat uw boekhouding overeenkomt met het overzicht.

De afstemming gebeurt door de uitbetalingen op het declaratieoverzicht (en in de declaratieweergaven van Perk) te vergelijken met de geëxporteerde onkosten en de overboekingsrekening in uw grootboek. Het declaratieoverzicht vormt de link tussen wat Perk heeft uitbetaald en wat uw bedrijf aan Perk verschuldigd is.

Tip: Voor een stapsgewijze afstemming, zie Vergoedingen beheren en afstemmenVoor het versturen van uitbetalingen, zie Stuur een terugbetaling naar een medewerker..