Dit artikel beschrijft hoe u onkostenvergoedingen in Perk kunt inschakelen en instellen, zodat Perk namens uw bedrijf goedgekeurde onkostenvergoedingen aan uw werknemers kan uitbetalen. Gebruik dit artikel wanneer u klaar bent om de functie op bedrijfsniveau te activeren.

Perk inschakelen om namens uw bedrijf vergoedingen te vergoeden

In België, Estland, Ierland, Nederland, Spanje en het Verenigd Koninkrijk werken terugbetalingen volgens een achteraf gefinancierd model: Perk betaalt eerst uw werknemers en factureert uw bedrijf vervolgens voor de uitbetaalde bedragen, via uw bestaande factureringsrelatie met Perk.

Voordat u begint, moet u weten welke bedrijven de terugbetalingsregeling moeten gebruiken, hoe vaak u uitbetalingen wilt uitvoeren, welke valuta u wilt gebruiken en welke overboekingsrekening in uw boekhoudsysteem u voor de afstemming zult gebruiken. Als u het niet zeker weet, neem dan contact op met uw financiële of boekhoudkundige afdeling.

Kiezen welke bedrijven gebruikmaken van vergoedingen

Bepaal of de vergoeding van toepassing is op alle bedrijven in de rekening of alleen op specifieke bedrijven.

Opmerking: U kunt deze taak uitvoeren als u de rol van accountbeheerder of financieel beoordelaar hebt. U opent het scherm echter vanaf verschillende locaties. Financiële beoordelaars kunnen alleen de bedrijven selecteren die ze mogen beheren.

1. Ga in Perk naar Instellingen > Kostenbeheer > Vergoedingen (accountbeheerder) of Financiën > Beoordeling > Vergoedingen (financieel beoordelaar).
2. Selecteer of u de terugbetaling voor de hele rekening wilt inschakelen, d.w.z. voor alle bedrijven (als u meerdere bedrijven beheert) of voor specifieke bedrijven.

Als je deze functie alleen voor bepaalde bedrijven inschakelt, zien werknemers van andere bedrijven de optie niet om via Perk een vergoeding te ontvangen voor gemaakte onkosten; zij volgen dan je bestaande procedure (bijvoorbeeld salarisadministratie of handmatige bankoverschrijving).

Let op: Momenteel zijn terugbetalingen achteraf beschikbaar in de volgende landen: België, Estland, Ierland, Nederland, Spanje en het Verenigd Koninkrijk. Afhankelijk van het land worden uitbetalingen alleen in euro's of Britse ponden gedaan. Als uw account andere landen of valuta's bevat, vallen die niet onder deze regeling.

Het instellen van de terugbetalingsfrequentie en -valuta.

Stel in hoe vaak Perk onkostenvergoedingen uitbetaalt en in welke valuta werknemers worden betaald.

2. Stel de terugbetalingsfrequentie in, bijvoorbeeld wekelijks, tweewekelijks of maandelijks. Hiermee bepaalt u hoe vaak een batch goedgekeurde terugbetalingen ter betaling wordt aangeboden.

   • Wekelijks: elke vrijdag
   • Om de twee weken: op de 14e en laatste dag van elke maand.
   • Maandelijks: de laatste dag van de maand

   Betalingen worden om 11:00 UTC uitgevoerd. Er is geen uiterste betaaltijd. Als een uitgave niet wordt verwerkt, wordt deze meegenomen in de eerstvolgende geplande verwerking. Na activering varieert de tijd die nodig is voor de uitbetaling per regio: maximaal 1 werkdag (T+1) voor uitbetalingen in het VK en maximaal 2 werkdagen (T+2) voor uitbetalingen in de EU. Feestdagen en weekenden worden niet meegerekend.

Let op: De frequentie geldt voor alle geselecteerde bedrijven. U kunt geen verschillende frequenties instellen voor verschillende bedrijven.

Tip: Kies een frequentie die past bij uw goedkeuringsproces en maandafsluiting. Wekelijkse terugbetalingen zorgen voor snellere uitbetalingen aan werknemers en stellen u toch in staat om regelmatig te exporteren en af ​​te stemmen.

1. Selecteer de valuta voor uitbetalingen. GBP en EUR worden ondersteund.
2. Selecteer het betalingsprofiel voor elke valuta. De valuta moet overeenkomen met het betalingsprofiel.

Voor terugbetalingen zijn er twee betaalmethoden beschikbaar:

• Bankoverschrijving: Perk verstuurt na elke uitbetaling een factuur en incasseert via bankoverschrijving. Een bankoverschrijvingsprofiel is beschikbaar wanneer de factuurperiode gelijk is aan of vaker voorkomt dan uw uitbetalingscyclus. Profielen met een minder frequente factuurperiode worden weergegeven in de groep "Niet beschikbaar".
• Automatische incasso: Perk incasseert het bedrag van uw bedrijfsrekening op het moment dat elke uitbetaling is voltooid. Profielen voor automatische incasso zijn compatibel met elke uitbetalingscyclus.

Waarschuwing: Betaalprofielen die gebruikmaken van een kaart kunnen niet worden gebruikt voor terugbetalingen. Als het enige beschikbare profiel voor een bepaalde valuta een kaart is, neem dan contact op met uw Perk-accountmanager om een ​​bankoverschrijving of automatisch incassoprofiel toe te voegen voordat u verdergaat.

De valuta van het betalingsprofiel en uw uitbetalingsvaluta moeten overeenkomen: u kunt werknemers niet in een andere valuta betalen dan de valuta die u voor Perk hebt ingesteld.

Als u een profiel voor automatische incasso selecteert en de factuurperiode daarvan korter is dan uw uitbetalingscyclus (bijvoorbeeld een maandelijkse afrekening met wekelijkse uitbetalingen), ziet u een melding op het scherm. Dit betekent dat Perk het bedrag van uw rekening afschrijft voordat de factuur voor die periode wordt verzonden. De kosten verschijnen op uw bankrekening voordat de afrekening arriveert; dit is normaal en heeft geen invloed op de uitbetalingen aan werknemers.

Opmerking: Uitgaven in andere valuta: Werknemers kunnen onkosten in elke valuta indienen — bijvoorbeeld een Britse werknemer die tijdens een reis naar de VS een bon in USD indient. Perk zet het onkostenbedrag automatisch om naar de uitbetalingsvaluta van de werknemer (GBP of EUR) met behulp van de wisselkoers op het moment van verwerking. De werknemer of de financieel beoordelaar hoeft hiervoor niets te doen.

Het overboekingsaccount aangeven

Vertel Perk welke overboekingsrekening (GL-rekening) in uw boekhoudsysteem u zult gebruiken om deze uitbetalingen te registreren en af ​​te stemmen. Uw financiële team gebruikt dit om de gegevens van Perk te matchen.Vergoedingsoverzichtnaar het juiste account.

1. Ga naar Instellingen > Kostenbeheer > Vergoedingen en zoek de optie Overboekingsrekeningnummer(of een equivalent) veld voor het bedrijf.
2. Voer de overboekingsrekeningcode of -identificatiecode in die uw boekhoudsysteem gebruikt voor terugbetalingen.

Tip: Gebruik een aparte overboekingsrekening (of subrekening) voor terugbetalingen, zodat u deze uitbetalingen niet vermengt met andere soorten betalingen. Dit zorgt voor een overzichtelijke afstemming en is klaar voor controle.

Opslaan en bevestigen

Controleer of het overzicht de juiste bedrijven, frequentie, valuta en overschrijvingsrekening weergeeft.

Zodra de gegevens zijn opgeslagen, wordt de vergoeding voor de geselecteerde bedrijven geactiveerd. Werknemers van die bedrijven kunnen bankgegevens toevoegen aan hun profiel (als ze dat nog niet hebben gedaan), en financiële beoordelaars kunnen beginnen met het goedkeuren en het inplannen van vergoedingen van Financiën > Overzicht > Vergoedingen.