Voordat u begint met het instellen van terugbetalingenZorg ervoor dat u weet welke bedrijven gebruik moeten maken van de terugbetalingsregeling, hoe vaak u uitbetalingen wilt uitvoeren, welke valuta u wilt gebruiken en welke rekening overboeken In uw boekhoudsysteem gebruikt u dit voor de afstemming. Als u het niet zeker weet, neem dan contact op met uw financiële of boekhoudkundige afdeling.

Declaraties kunnen momenteel niet worden gebruikt met Oracle NetSuite of Microsoft Dynamics 365 Finance (voorheen Finance & Operations).

Kiezen welke bedrijven gebruikmaken van vergoedingen

Bepaal of de vergoeding van toepassing is op alle bedrijven in de rekening of alleen op specifieke bedrijven.
Je kunt deze taak uitvoeren als je de rol van accountbeheerder of financieel beoordelaar hebt, maar je opent het scherm vanaf een andere locatie.

1. Ga in Perk naar Instellingen > Kostenbeheer > Vergoedingen (accountbeheerder) of Financiën > Overzicht > Terugbetalingen (financieel beoordelaar).
2. Selecteer of u de terugbetaling voor de hele rekening wilt inschakelen, d.w.z. voor alle bedrijven (als u meerdere bedrijven beheert) of voor specifieke bedrijven.
   
   

Financiële beoordelaars Ze kunnen alleen de bedrijven selecteren die ze mogen beheren.

Als je deze functie slechts voor sommige bedrijven inschakelt, moeten werknemers van bedrijven zonder deze functie je oude processen blijven gebruiken, zoals salarisverwerking of handmatige bankoverschrijvingen.

Waarschuwing: Momenteel zijn er vergoedingen beschikbaar voor in aanmerking komende werknemers uit het VK en Spanje Uitbetalingen vinden alleen plaats in euro's en Britse ponden. Als uw account andere landen of valuta's bevat, vallen die niet onder deze regeling.

Het instellen van de terugbetalingsfrequentie en -valuta.

De frequentie die u kiest, geldt voor alle geselecteerde bedrijven. U kunt geen verschillende frequenties instellen voor verschillende bedrijven. Om dit in te stellen:

1. In Instellingen > Uitgaveninstellingen > VergoedingenOpen de terugbetalingsinstellingen voor het bedrijf (of de rekening).

2. Stel de frequentie van de terugbetaling in.—bijvoorbeeld wekelijks, tweewekelijks of maandelijks. Dit bepaalt hoe vaak een batch goedgekeurde declaraties ter betaling wordt aangeboden.
   Tip: Kies een frequentie die past bij uw goedkeuringsproces en maandafsluiting. Wekelijkse terugbetalingen zorgen voor snellere uitbetalingen aan werknemers en stellen u toch in staat om regelmatig te exporteren en af ​​te stemmen.

   

3. Selecteer de valuta voor uitbetalingen. In de huidige versie worden GBP en EUR ondersteund.
4. Selecteer voor elke geselecteerde valuta het bijbehorende betalingsprofiel. Te gebruiken voor het factureren van eventuele onkostenvergoedingen die namens u worden gedaan. De valuta die u kiest, moet overeenkomen met het betalingsprofiel en het land of de landen waarnaar u betaalt (bijv. Britse werknemers worden betaald in GBP).

Het betalingsprofiel dat u gebruikt voor uitbetalingen (hoe uw bedrijf Perk betaalt) bepaalt welke uitbetalingsvaluta's beschikbaar zijn. In de huidige versie komen de uitbetalingsvaluta en de valuta van het betalingsprofiel van het bedrijf overeen; u kunt werknemers niet in een andere valuta betalen dan de valuta die u hebt ingesteld voor de uitbetaling van Perk.

Vereiste betaalmethode: Kaarten kunnen niet als betaalmethode voor terugbetalingen worden gebruikt. Als een creditcard het enige beschikbare betaalprofiel is voor de geselecteerde valuta, kunt u geen onkostenvergoeding voor dat bedrijf instellen. Neem contact op met uw Perk-accountmanager om een ​​ander betaalprofiel toe te voegen voordat u verdergaat.

Uitgaven in andere valuta: Werknemers kunnen onkosten in elke valuta indienen — bijvoorbeeld een Britse werknemer die tijdens een reis naar de VS een bon in USD indient. Perk zet het onkostenbedrag automatisch om naar de uitbetalingsvaluta van de werknemer (GBP of EUR) met behulp van de wisselkoers op het moment van verwerking. De werknemer of de financieel beoordelaar hoeft hiervoor niets te doen.

Het overboekingsaccount aangeven

Vertel Perk welke rekening overboeken (GL-rekening) in uw boekhoudsysteem gebruikt u om deze uitbetalingen te registreren en af ​​te stemmen. Uw financiële team gebruikt dit om de betalingen van Perk te matchen. terugbetalingsverklaring naar de juiste rekening.

1. In Instellingen > Kostenbeheer > VergoedingenZoek het overschrijvingsrekeningnummer (of een gelijkwaardig) vakgebied binnen het bedrijf.
2. Voer de overboekingsrekeningcode of -identificatiecode in die uw boekhoudsysteem gebruikt voor terugbetalingen.

Uw financiële controleurs gebruiken dit bij het exporteren van onkosten en het overzicht van vergoedingen voor extraatjes, en bij het afstemmen van betalingen op deze rekening. Als u niet zeker weet welke rekening u moet gebruiken, vraag het dan aan uw controller of de boekhoudafdeling.

Tip: Gebruik een aparte overboekingsrekening (of subrekening) voor terugbetalingen, zodat u deze uitbetalingen niet vermengt met andere soorten betalingen. Dat zorgt voor een overzichtelijke afstemming en is klaar voor controle.

Opslaan en bevestigen

Nadat u de bedrijven, frequentie, valuta en overschrijvingsrekening hebt ingesteld, slaat u de terugbetalingsinstellingen op.

Controleer of het overzicht de juiste bedrijven, frequentie, valuta en overschrijvingsrekening weergeeft.

Zodra de gegevens zijn opgeslagen, wordt de vergoeding voor de geselecteerde bedrijven geactiveerd. Werknemers van die bedrijven kunnen bankgegevens toevoegen aan hun profiel (als ze dat nog niet hebben gedaan), en financiële beoordelaars kunnen beginnen met het goedkeuren en planningsvergoedingen van Financiën > Overzicht > Vergoedingen.