Dit artikel legt uit hoe je onkosten goedkeurt en vergoedingen inplant in Perk, zodat Perk de gemaakte onkosten aan medewerkers vergoedt. Gebruik het wanneer je klaar bent om vergoedingen vanuit de beoordelingswachtrij te verwerken.

Je controleert de onkosten zoals gebruikelijk (beleid, bon, bedrag, kostenpost). Wanneer je een onkostenvergoeding goedkeurt en het bedrijf de onkostenvergoedingen heeft ingeschakeld, plan je deze in voor de volgende betalingsronde. Perk betaalt vervolgens namens het bedrijf het bankrekeningnummer van de werknemer en factureert het bedrijf later via een onkostenoverzicht.

Voordat je begint

• Declaraties moeten voor het bedrijf worden ingesteld (door een accountbeheerder in Instellingen > Kostenbeheer > Declaraties).
• De medewerker moet een actieve Perk-rol hebben. Gebruikers zonder toegangsrechten kunnen geen onkosten indienen of vergoed krijgen.
• De werknemer moet geldige bankgegevens in zijn/haar Perk-profiel hebben (en, voor werknemers buiten de VS, een geboortedatum); anders kan de uitbetaling niet worden verzonden of mislukken.
• Je hebt de rol van financieel beoordelaar nodig om toegang te krijgen tot Financiën > Beoordelen > Vergoedingen en om vergoedingen in te plannen.

De beoordelingswachtrij openen

1. Ga in Perk naar Financiën > Overzicht > Uitgaven en facturen.
2. Je ziet hier uitgaven die in behandeling zijn en in aanmerking komen voor vergoeding. Dit zijn doorgaans kosten die al zijn goedgekeurd en wachten op een financiële beoordeling.

Gebruik filters (bedrijf, datum, indiener, status) naar behoefte om de onkosten te vinden die u wilt verwerken.

De kosten controleren

1. Open een onkostenpost en controleer of deze voldoet aan het beleid: juiste categorie, bon, bedrag, kostenobject (bijv. afdeling of project) en alle andere regels die uw bedrijf hanteert.
2. Controleer of het een type uitgave betreft dat voor vergoeding in aanmerking komt (bijv. maaltijden, taxi's, onkosten). Reiskosten, kilometervergoeding en dagvergoedingen worden in de huidige versie niet vergoed.
3. Als er iets mis is, stuur de onkostennota dan terug met een opmerking, zodat de medewerker of goedkeurder het kan corrigeren. Plan de onkostennota pas in voor vergoeding als alles in orde is.

Let op: Als de bankgegevens van de medewerker ontbreken of ongeldig zijn, kan de onkostenpost weliswaar worden goedgekeurd en ingepland, maar de uitbetaling zal mislukken en de medewerker moet zijn of haar profiel bijwerken. U kunt de onkostenpost nog steeds exporteren voor boekhouddoeleinden zodra deze de status "Klaar voor export" heeft.

Goedkeuring en inplanning van de terugbetaling

1. Als de onkostenpost correct is, keur deze dan goed (bijvoorbeeld door deze goed te keuren of als goedgekeurd te markeren in het overzichtsscherm).
2. Wanneer de onkostenvergoeding is goedgekeurd, krijgt deze de status "Klaar voor export" en wordt de vergoeding ingepland. voor de volgende betalingsronde. Je kiest geen specifieke betaaldatum; Perk voert uitbetalingen uit volgens de frequentie die is ingesteld in Instellingen > Kostenbeheer > Vergoedingen (bijv. wekelijks).

Wanneer Perk elke betalingscyclus uitvoert:

Wekelijks: elke vrijdag om 11:00 UTC
Om de twee weken: op de 14e en laatste dag van elke maand om 11:00 UTC.
Maandelijks: de laatste dag van de maand om 11:00 UTC

Er is geen uiterste betaaltijd; onkosten die vóór de start van een betalingsronde zijn goedgekeurd, worden meegenomen. Na de start van de betalingsronde duurt het maximaal T+1 werkdag (VK en VS) of T+2 werkdagen (EU) voordat de betaling binnenkomt. Feestdagen en weekenden worden niet meegerekend. Het is niet mogelijk om ad-hoc betalingen te verwerken; als een onkostenpost een betalingsronde mist, wordt deze meegenomen in de eerstvolgende geplande ronde.

Nadat u de aanvraag hebt goedgekeurd, ziet de medewerker dat de onkostenvergoeding is ingepland. Perk zal deze onkostenvergoeding in de volgende batch verwerken, de betaling naar de bankrekening van de medewerker overmaken en deze later opnemen in het onkostenoverzicht dat naar het bedrijf wordt verzonden.

Problemen met terugbetalingen oplossen

In Financiën > Overzicht > Vergoedingen (of de lijst met vergoedingen of onkosten) kunt u de status van de vergoeding zien, bijvoorbeeld gepland, in behandeling of vergoed.

De bankgegevens ontbreken of zijn onjuist.

Wat u ziet: De terugbetaling kan niet worden verwerkt omdat er geen geldig bankrekeningnummer van de werknemer bekend is.

Wat te doen: Zorg dat de medewerker Voeg uw bankgegevens toe aan uw profiel of corrigeer ze, of vul ze in.Het account moet op hun naam staan. Zodra dit is gedaan, wordt de terugbetaling automatisch meegenomen in de volgende geplande betalingsronde.

De kosten overschrijden de vergoedingslimiet.

Wat u ziet: Een bericht dat de uitgave boven de vergoedingslimiet ligt (bijv. meer dan 10.000 in de valuta van uw bedrijf).

Wat te doen: Kosten boven de limiet kunnen niet via Perk worden vergoed. U moet deze kosten vergoeden via uw standaard boekhoudproces (bijv. handmatige bankoverschrijving of salarisbetaling).

Boekingen die via Perk zijn betaald, kunnen niet via Perk worden vergoed.

Wat u ziet: Een bericht dat de aan Perk betaalde kosten niet kunnen worden vergoed.

Wat te doen: U moet de werknemer op een andere manier vergoeden, bijvoorbeeld via een handmatige bankoverschrijving of salarisbetaling. De onkostenpost heeft een melding in uw beoordelingswachtrij die aangeeft dat deze niet via Perk vergoed kan worden, samen met de reden.

Het kredietlimiet van het bedrijf is overschreden — er kunnen geen verdere uitbetalingen meer worden verwerkt.

Wat u ziet: Een bericht dat uitbetalingen momenteel niet kunnen worden verwerkt omdat uw kredietlimiet (of iets dergelijks) is bereikt.

Wat te doen: U moet contact opnemen met Perk om de limiet aan te passen of het saldo te vereffenen voordat u verdere terugbetalingen kunt uitvoeren.

Je kunt de onkosten nog steeds exporteren voor je boekhouding; Perk brengt het bedrijf pas kosten in rekening wanneer de uitbetaling is voltooid.