Dit artikel legt uit hoe je je Perk-profiel instelt om vergoeding te ontvangen voor goedgekeurde onkosten (bijv. maaltijden, taxi's, incidentele kosten) wanneer je bedrijf gebruikmaakt van onkostenvergoedingen, en hoe je de status kunt controleren en veelvoorkomende betalingsproblemen kunt oplossen. Gebruik dit artikel wanneer je onkostenvergoedingen op je bankrekening wilt ontvangen en wilt begrijpen wat je in Perk ziet.

Opmerking: Dit artikel is bedoeld voor werknemers buiten de VS. Als u in de VS woont, raadpleeg dan in plaats daarvan 'Uw bankrekening koppelen voor onkostenvergoedingen (VS)'.

Als uw bedrijf gebruikmaakt van onkostenvergoedingen in Perk, kan Perk goedgekeurde onkosten rechtstreeks op uw bankrekening uitbetalen, in plaats van via de salarisadministratie of een ander handmatig proces. Uw bedrijf activeert de functie en keurt uw onkosten goed; Perk regelt de uitbetaling.

Voordat je begint

Om een ​​vergoeding te ontvangen, hebt u een bankrekening op uw eigen naam nodig in een valuta die door de vergoedingsinstellingen van uw bedrijf wordt ondersteund (bijvoorbeeld GBP voor een bedrijf in het VK of EUR voor een bedrijf in de eurozone). De rekening moet op uw naam staan ​​en overeenkomen met de naam in uw Perk-profiel.

Je hebt ook je geboortedatum nodig in je Perk-profiel. Perk gebruikt deze gegevens voor naleving van de regels en om de accounthouder te identificeren.

Momenteel komen reiskosten die via Perk zijn geboekt (hotels, vluchten, treinkaartjes, autoverhuur) niet in aanmerking voor vergoeding. Alleen kosten die u zelf heeft betaald (maaltijden, taxi's, bijkomende kosten, enz.) komen hiervoor in aanmerking. Als u een aanzienlijk bedrag aan reiskosten heeft betaald dat het budget van uw bedrijf overschrijdt, wordt dit via een ander kanaal vergoed. Neem hiervoor contact op met uw financiële afdeling.

Uw bankgegevens toevoegen

Volg deze stappen om uw bankgegevens toe te voegen:

1. Ga naar Profiel > Persoonlijk > Bankgegevens. Als uw bedrijf de onkostenvergoedingen heeft ingeschakeld, kunt u dit gedeelte invullen.
2. Vul de gegevens in die Perk vraagt. De velden zijn afhankelijk van de instellingen van uw bedrijf en het land waar u woont. Bijvoorbeeld een sorteercode en een rekeningnummer voor een rekening in het VK, of een IBAN voor een rekening in de eurozone.
3. Sla je gegevens op.

De rekening moet op uw naam staan ​​en overeenkomen met de naam in uw Perk-profiel. Perk controleert dit zodat alleen u de vergoeding op uw eigen rekening kunt ontvangen.

Opmerking: Als u het gedeelte met bankgegevens niet ziet, is de terugbetalingsfunctie mogelijk nog niet ingeschakeld voor uw bedrijf, of is uw profiel mogelijk niet ingesteld op een ondersteund land of een ondersteunde valuta. Neem contact op met uw beheerders- of financiële team.

Je geboortedatum bijwerken

Als je geboortedatum ontbreekt of onjuist is in je Perk-profiel:

1. Open je profiel in Perk.
2. Zoek het veld geboortedatum en voer de datum in of corrigeer deze.
3. Sla je profiel op.

Zonder een correcte geboortedatum kan de terugbetaling worden geblokkeerd of vertraagd.

Uw terugbetalingsstatus volgen

De status van uw onkostenvergoeding geeft aan waar uw betaling zich bevindt, los van de goedkeuringsstatus van uw onkostenpost. Een onkostenpost doorloopt verschillende fasen op weg naar de boekhouding — ingediend, goedgekeurd, gecontroleerd en geëxporteerd — maar het bereiken van deze fasen betekent niet dat u al betaald bent.

Zodra een onkostenvergoeding is goedgekeurd, doorloopt uw ​​terugbetaling 3 fasen:

• Gepland: uw betaling staat in de wachtrij voor de volgende betalingsronde.
• Verwerking: Perk heeft uw betaling verzonden en deze is onderweg naar uw bank.
• Terugbetaald: het geld is op uw bankrekening bijgeschreven.

Als Perk eerst iets van je vraagt ​​voordat ze je kunnen uitbetalen – meestal omdat je bankgegevens ontbreken, ongeldig zijn of in een niet-ondersteunde valuta – dan staat er bij je terugbetalingsstatus Actie vereist. Corrigeer je bankgegevens zodat de terugbetaling kan worden verwerkt.

U (of een financieel beoordelaar) kunt een terugbetaling annuleren zolang deze de status 'Gepland' of 'In behandeling' heeft. Zodra de status 'Verwerking' is, is de betaling al in gang gezet en kan deze niet meer worden geannuleerd.

Je kunt de status van je terugbetaling zien bij de betreffende uitgave, en ook in je takenlijst met uitgaven.

Let op: Controleer altijd de status van uw terugbetaling, niet de status van uw onkosten, om te weten of u daadwerkelijk betaald bent. Een onkostenpost kan als 'geëxporteerd voor boekhouding' worden weergegeven voordat de terugbetaling op uw bankrekening is bijgeschreven.

Uw bankgegevens bijwerken of verwijderen

Je kunt je bankgegevens op elk moment bijwerken of verwijderen via Profiel > Persoonlijk > Bankgegevens. Als Alex Macdonald bijvoorbeeld van bank wisselt, werkt hij zijn bankgegevens bij naar de nieuwe rekening.

• Om een ​​andere rekening te gebruiken, moet u uw bankgegevens bijwerken met de informatie van de nieuwe rekening.
• Als je je bankgegevens verwijdert, kan Perk geen nieuwe vergoedingen meer uitbetalen totdat je een nieuwe rekening toevoegt en opslaat.

Let op: Het bijwerken van uw bankgegevens heeft alleen invloed op toekomstige terugbetalingen. Als een terugbetaling al is ingepland of in behandeling is wanneer u de wijziging doorvoert, betaalt Perk deze nog steeds uit op de rekening die geregistreerd stond toen de terugbetaling werd ingepland. Een betaling die al onderweg is, wordt niet omgeleid.

Problemen met betalingen oplossen

De bankgegevens ontbreken of zijn onjuist.

Wat u ziet: U wordt gevraagd uw bankgegevens toe te voegen, anders kan uw terugbetaling niet worden verwerkt omdat er geen geldig bankrekeningnummer is geregistreerd.

Wat te doen: Voeg uw bankgegevens toe aan uw profiel of corrigeer ze (zie 'Uw bankgegevens toevoegen' hierboven). De rekening moet op uw naam staan. Nadat u de wijzigingen hebt opgeslagen, kan de volgende betalingsronde uw terugbetaling bevatten (of uw financiële team moet deze mogelijk opnieuw inplannen).

De valuta van uw bankrekening wordt niet ondersteund door de terugbetalingsregeling van uw bedrijf.

Wat u ziet: Een bericht dat de valuta van uw bankrekening niet wordt ondersteund, of dat u een rekening in een specifieke valuta moet gebruiken (bijv. GBP voor het VK).

Wat te doen: Uw bedrijf verwerkt onkostenvergoedingen in specifieke valuta (bijv. GBP of EUR). Voeg een bankrekening in die valuta toe of schakel over naar een bankrekening in die valuta. Als u alleen een rekening in een andere valuta hebt, vraag dan uw financiële afdeling of deze valuta wordt ondersteund. Zo niet, dan moet u mogelijk een andere onkostenvergoedingsprocedure (bijv. salarisadministratie) gebruiken voor die uitgave.

De kosten overschrijden de vergoedingslimiet van uw bedrijf.

Wat u ziet: Een bericht dat de uitgave boven de vergoedingslimiet ligt (bijv. meer dan 10.000 in de valuta van uw bedrijf).

Wat te doen: Uitgaven boven de limiet kunnen niet via Perk worden vergoed. Uw bedrijf zal u op een andere manier vergoeden (bijvoorbeeld via een handmatige bankoverschrijving of salarisbetaling). Neem contact op met uw financiële afdeling.

Boekingen die via Perk zijn betaald, kunnen niet via Perk worden vergoed.

Wat u ziet: Een bericht dat de aan Perk betaalde kosten niet kunnen worden vergoed.

Wat te doen: Uw bedrijf zal u op een andere manier vergoeden (bijvoorbeeld via een handmatige bankoverschrijving of salarisbetaling). Neem contact op met uw financiële afdeling.

Het kredietlimiet van het bedrijf is overschreden — er kunnen geen verdere uitbetalingen meer worden verwerkt.

Wat u ziet: Een bericht dat uitbetalingen momenteel niet kunnen worden verwerkt omdat de kredietlimiet van het bedrijf (of iets dergelijks) is bereikt.

Wat te doen: Dit is een limiet op bedrijfsniveau, niet iets wat u in uw profiel kunt aanpassen. Uw financiële of administratieve team moet dit met Perk oplossen (bijvoorbeeld door de limiet aan te passen of het saldo te vereffenen). Uw terugbetaling wordt verwerkt zodra de bedrijfsrekening in orde is. Vraag uw financiële team om een ​​update.

Voor meer informatie over hoe vergoedingen binnen uw bedrijf werken, raadpleegt u Vergoedingen in Perk.