Je hebt toegang nodig tot Financiën > Beoordeling > Terugbetaling en naar de terugbetalingsverklaring Perk verstuurt.

Nadat Perk namens uw bedrijf de werknemers heeft betaald, verstuurt Perk een onkostenoverzicht met een lijst van deze betalingen. Uw taak is om de uitbetalingsstatus in Perk te controleren, de onkosten en het onkostenoverzicht te exporteren en alles te registreren en af ​​te stemmen met de overboekingsrekening die uw bedrijf heeft ingesteld voor onkostenvergoedingen in Instellingen > Onkostenbeheer > Onkostenvergoedingen.

Voordat je begint

• De terugbetalingen moeten voor het bedrijf worden ingesteld, inclusief de overboekingsrekening die voor de afstemming wordt gebruikt.
• De terugbetalingen moeten zijn ingepland en verwerkt (sommige zijn mogelijk al betaald, andere zijn mogelijk mislukt of vereisen actie).
• Je hebt toegang nodig tot Financiën > Beoordeling > Terugbetaling (en eventuele weergaven van terugbetalingen of uitbetalingen) en naar de terugbetalingsverklaring die Perk verzendt (bijvoorbeeld per e-mail of in het factureringsgedeelte, afhankelijk van uw instellingen).

De uitbetalingsstatus in Perk controleren

1. Ga in Perk naar Financiën > Overzicht > Vergoedingen (of het gedeelte over terugbetaling of uitbetaling, indien van toepassing).
2. Controleer de uitbetalingsstatus voor de periode die u aan het afstemmen bent: Terugbetaald, Verwerking, Gepland, of Vereist actie.

Vergoed Dit betekent dat het geld naar de bankrekening van de werknemer is overgemaakt. Actie vereist Dit betekent meestal dat de werknemer iets moet corrigeren (bijvoorbeeld bankgegevens) voordat de uitbetaling kan plaatsvinden.

U kunt nog steeds onkosten exporteren die de status "Klaar voor export" hebben, zelfs als de terugbetaling de status "Actie vereist" heeft. Uw boekhouding wordt hierdoor niet geblokkeerd. Perk brengt het bedrijf pas kosten in rekening wanneer de uitbetaling daadwerkelijk is voltooid.

Gebruik dit overzicht om te controleren welke terugbetalingen in de betreffende periode zijn gedaan en om eventuele mislukte of nog openstaande terugbetalingen te signaleren.

Het declaratieformulier van Perk ontvangen.

Perk verstuurt een onkostenoverzicht voor de betreffende periode. Op dit overzicht staan ​​de gedane uitbetalingen (en mogelijk gerelateerde details zoals onkosten-ID's, bedragen en begunstigden), zodat u deze kunt vergelijken met uw eigen administratie.

1. Vraag het declaratieoverzicht op voor de periode die u aan het afstemmen bent. Dit overzicht is mogelijk beschikbaar in het factureringsgedeelte van Perk of wordt naar uw facturerings- of financiële e-mailadres gestuurd – volg de procedure van uw bedrijf.
2. Open het overzicht en controleer of de lijst met uitbetalingen en totalen overeenkomt met wat u verwacht op basis van de uitbetalingsstatus in Perk.

Als er iets ontbreekt of niet klopt, los dit dan op (controleer bijvoorbeeld op vertraagde uitbetalingen of mislukte betalingen die in een later overzicht zullen verschijnen) voordat u de boeking in uw grootboek verwerkt.

Exportkosten en afstemming met de jaarrekening

1. Exporteer onkosten uit Perk voor dezelfde periode (bijvoorbeeld via Financiën > Overzicht > Vergoeden) of het export- of rapportagegebied). Gebruik de export die onkosten-ID's, bedragen, datums en alle velden bevat die u nodig hebt voor uw grootboek (bijv. kostenobject, project).
2. Vergelijk de geëxporteerde onkosten met de declaratieoverzicht. Elke uitbetaling op het overzicht moet overeenkomen met een of meer onkosten die in die periode zijn ingepland en betaald. Het declaratieoverzicht is de betrouwbare bron voor wat Perk heeft uitbetaald en wat Perk aan het bedrijf in rekening brengt.

Stem de gegevens regel voor regel (of per batch als uw proces batchgebaseerd is) af, zodat elke uitbetaling op het afschrift zowel in uw export als in uw boekhouding wordt verwerkt.

Boeken en afstemmen in uw boekhoudsysteem

1. Registreer in uw boekhoudsysteem de onkosten en de betaling aan Perk (declaratie) volgens uw gebruikelijke procedure. Boek de betaling (of eerst de schuld en vervolgens de betaling) op de overboekingsrekening die is ingesteld voor vergoedingen in Instellingen > Onkostenbeheer > Vergoedingen.
2. Stem de overboekingsrekening af: het saldo (of de mutaties) voor die periode moet overeenkomen met het totaalbedrag van de onkostenvergoeding en de geboekte geëxporteerde onkosten.

Als u een aparte rekening gebruikt voor terugbetalingen, moeten alle Perk-uitbetalingen voor deze functie via die rekening verlopen, zodat de afstemming overzichtelijk en controleerbaar blijft.

Tip: Zorg ervoor dat de terugbetalingsverklaring en de export in dezelfde periode vallen (bijvoorbeeld op basis van de datum van de verklaring of de uitbetalingsdatum), zodat uw grootboekperiode en de periode van de Perk-verklaring overeenkomen en de afstemming eenvoudig is.

Voor meer informatie, zie Vergoedingen in Perk, Regel de vergoeding voor werknemers, En Stuur een terugbetaling naar een medewerker..

Voor werknemers, zie Ontvang een vergoeding voor uw zelf betaalde kosten..