Dit artikel beschrijft hoe u de uitbetalingen van Perk kunt afstemmen met uw boekhouding en hoe u terugbetalingen in uw boekhoudsysteem kunt verwerken. Gebruik het wanneer u een periode afsluit en de terugbetalingen moet afstemmen met uw overboekingsrekening.

Je hebt toegang nodig tot Financiën > Overzicht > Vergoedingen en tot het vergoedingsoverzicht dat Perk verstuurt.

Nadat Perk namens uw bedrijf de salarissen van uw medewerkers heeft uitbetaald, stuurt Perk een declaratieoverzicht met een lijst van deze betalingen. Uw taak is om de uitbetalingsstatus in Perk te controleren, de onkosten te exporteren, deze te koppelen aan het declaratieoverzicht en alles af te stemmen met de overboekingsrekening die voor de declaratie is ingesteld.

Hoe terugbetalingsboekingen werken

Als je begrijpt wat een overboekingsrekening inhoudt, wordt de rest van dit artikel een stuk duidelijker.

Wanneer Perk namens u een werknemer vergoedt, verdwijnt de verplichting van uw bedrijf niet. Deze verschuift. U bent de werknemer niet langer iets verschuldigd, maar Perk.

Perk boekt één journaalpost per uitgave:

• Debet: de onkostenrekening, voor de kosten
• Bijschrijven: uw overschrijvingsrekening, voor het verschuldigde bedrag

Uw overboekingsrekening verzamelt dus één creditpunt per vergoede uitgave over de betreffende periode.

De overboekingsrekening is een schuldrekening, geen registratie van een voltooide betaling. Een saldo op deze rekening betekent dat het bedrag nog steeds aan Perk verschuldigd is.

Niets vereffent dat saldo automatisch. Je vereffent het zelf door de kosten van Perk te boeken op de overboekingsrekening zodra het bedrag op je bankrekening staat. Dit wordt uitgelegd in... Boeken en afstemmen in uw boekhoudsysteem onderstaand.

Dit heeft twee nuttige gevolgen:

• Het saldo op de overboekingsrekening is op elk moment uw openstaande terugbetalingsverplichting, mits u de kosten van Perk daarop boekt zodra ze binnenkomen. U hoeft dit niet apart te berekenen of een extra voorziening te boeken.
• Aan het einde van de periode, inclusief het einde van het jaar, is dat saldo al uw schuld. Uitgaven die in december zijn geëxporteerd en in januari door Perk in rekening zijn gebracht, staan ​​op 31 december correct op de overboekingsrekening. Er is geen handmatige accrual of terugboeking in januari nodig.

Voordat je begint

• De terugbetalingen moeten voor het bedrijf worden ingesteld, inclusief de overboekingsrekening die voor de afstemming wordt gebruikt.
• U stelt de overboekingsrekening per rechtspersoon in. Als uw bedrijf meer dan één rechtspersoon heeft die gebruikmaakt van onkostenvergoedingen, heeft elke rechtspersoon een eigen overboekingsrekening nodig en moet elke rekening in het rekeningschema van die rechtspersoon voorkomen.
• Declaraties moeten zijn ingepland en verwerkt. Sommige zijn mogelijk al uitbetaald, andere zijn mogelijk mislukt of vereisen actie.
• Je hebt toegang nodig tot Financiën > Overzicht > Vergoedingen en tot het vergoedingsoverzicht dat Perk je stuurt, per e-mail of in het factureringsgedeelte, afhankelijk van je instellingen.

De uitbetalingsstatus in Perk controleren

1. Ga in Perk naar Financiën > Overzicht > Vergoedingen.
2. Controleer de uitbetalingsstatus voor de periode die u aan het afstemmen bent: Terugbetaald, In behandeling, Gepland of Actie vereist.

Terugbetaald betekent dat het geld naar de bankrekening van de werknemer is overgemaakt. Actie vereist betekent meestal dat de werknemer iets moet regelen, bijvoorbeeld zijn of haar bankgegevens, voordat de uitbetaling kan worden voltooid. Uw bedrijf wordt pas door Perk gefactureerd wanneer een uitbetaling daadwerkelijk is afgerond.

Uitgaven in de categorie "Vereist actie"

Let op: Houd er rekening mee wat er gebeurt als de uitbetaling niet lukt voordat u exporteert. Exporteren boekt het bedrag op uw overboekingsrekening. Als de uitbetaling vervolgens wordt geannuleerd of nooit wordt voltooid, brengt Perk uw bedrijf hiervoor geen kosten in rekening en wordt de boeking niet automatisch teruggedraaid. Het bedrag blijft op uw overboekingsrekening staan ​​zonder dat u dit bedrag via Perk hoeft te verrekenen.

Als u onkosten exporteert waarvan de uitbetalingen nog de status 'Actie vereist' hebben, volg deze dan en annuleer de boeking in uw boekhoudsysteem als de uitbetaling niet lukt. Om dit te voorkomen, kunt u de items met de status 'Actie vereist' afhandelen voordat u exporteert.

Gebruik dit overzicht om te controleren welke terugbetalingen in de betreffende periode zijn gedaan en om eventuele mislukte of nog openstaande terugbetalingen te signaleren.

Een terugbetaling annuleren

Financieel beheerders kunnen een terugbetaling annuleren voordat er geld wordt overgemaakt, in plaats van dat de terugbetaling vast komt te zitten of dat er een supportticket moet worden aangemaakt.

1. Open de terugbetaling in Financiën > Overzicht > Terugbetalingen.
2. Selecteer Terugbetaling annuleren. Deze optie is beschikbaar wanneer de terugbetaling Gepland is (in afwachting van uitbetaling) of Actie vereist (betaling mislukt).
3. Kies een reden voor de annulering en bevestig.

Let op: Annuleren is niet mogelijk zodra de uitbetaling de status 'Verwerking' of 'Terugbetaald' heeft bereikt. De exportstatus heeft hier geen invloed op: een geëxporteerde onkostenpost kan nog steeds worden geannuleerd als de terugbetaling ervan nog niet is verwerkt. Gepland of Vereist actieZodra de uitbetaling is gestart of is afgerond, kan de terugbetaling niet meer worden geannuleerd in Perk.

Het declaratieformulier van Perk ontvangen.

Perk verstuurt een onkostenoverzicht voor de betreffende periode. Op dit overzicht staan ​​de gedane uitbetalingen (en mogelijk gerelateerde details zoals onkosten-ID's, bedragen en begunstigden), zodat u deze kunt vergelijken met uw eigen administratie.

1. Vraag het declaratieoverzicht op voor de periode die u aan het afstemmen bent. Dit overzicht is mogelijk beschikbaar in het factureringsgedeelte van Perk of wordt naar uw facturerings- of financiële e-mailadres gestuurd – volg de procedure van uw bedrijf.
2. Open het overzicht en controleer of de lijst met uitbetalingen en totalen overeenkomt met wat u verwacht op basis van de uitbetalingsstatus in Perk.

Als er iets ontbreekt of niet klopt, los dit dan op (controleer bijvoorbeeld op vertraagde uitbetalingen of mislukte betalingen die in een later overzicht zullen verschijnen) voordat u de boeking in uw grootboek verwerkt.

Exportkosten en afstemming met de jaarrekening

De declaratie is de betrouwbare bron voor wat Perk heeft uitgekeerd en wat Perk uw bedrijf in rekening brengt.

Stem de gegevens regel voor regel af, of per batch als uw proces batchgewijs is, zodat elke uitbetaling op het afschrift zowel in uw export als in uw boekhouding wordt meegenomen.

1. Exporteer de onkosten uit Perk voor dezelfde periode. Gebruik de export die onkosten-ID's, bedragen, datums en alle velden bevat die u nodig hebt voor uw grootboek, zoals kostenobject of project.
2. Vergelijk de geëxporteerde onkosten met de declaratieoverzicht. Elke uitbetaling op het overzicht moet overeenkomen met een of meer onkosten die in die periode zijn ingepland en betaald.

Een opmerking over de timing

Kostenposten worden geëxporteerd zodra ze klaar zijn voor export, onafhankelijk van de uitbetalingscyclus. Een kostenpost kan worden geëxporteerd voordat de uitbetaling heeft plaatsgevonden.

Dit is te verwachten en duidt niet op een fout. Het is de reden waarom er op de overboekingsrekening een saldo staat tussen de export en de kosten die Perk aan uw bank in rekening heeft gebracht.

Boeken en afstemmen in uw boekhoudsysteem

De manier waarop de kosten worden geboekt, hangt af van hoe uw bedrijf exporteert vanuit Perk.

• Als u een boekhoudintegratie (API-connector) gebruikt, boekt Perk de onkosten automatisch in uw boekhoudsysteem wanneer de onkosten worden geëxporteerd. U hoeft deze onkosten niet opnieuw te registreren.
• Als u een export op basis van een bestand gebruikt, importeert u het exportbestand in uw boekhoudsysteem via uw gebruikelijke procedure. Het bestand bevat dezelfde boekingen als beschreven in Hoe terugbetalingsboekingen werken hierboven.

In beide gevallen is er altijd één bericht dat je zelf kunt plaatsen: de betaling aan Perk.

1. Wanneer de kosten van Perk op uw bankrekening worden bijgeschreven, boekt u deze op de overschrijvingsrekening die is ingesteld voor terugbetaling in Instellingen > Kostenbeheer > Terugbetalingen:

   • Debet: de overboekingsrekening
   • Credit: uw bankrekening

   Perk boekt kosten één keer per uitbetalingsronde, waarmee alle onkostenvergoedingen in die ronde worden gedekt. ​​U boekt één transactie per kostenpost en verwerkt de opgebouwde tegoeden in één regel. Gebruik het onkostenoverzicht om te zien welke onkostenvergoedingen en welke kosten door de kosten worden gedekt.

2. Stem de overboekingsrekening af. De mutaties voor de periode moeten overeenkomen met het totaalbedrag op de onkostennota en de in die periode geboekte geëxporteerde onkosten. Het resterende saldo is het bedrag dat Perk namens u heeft uitbetaald, maar nog niet aan u in rekening heeft gebracht.

Als u een aparte rekening gebruikt voor terugbetalingen, moeten alle Perk-uitbetalingen voor deze functie via die rekening verlopen, zodat de afstemming overzichtelijk en controleerbaar blijft.

Tip: Zorg ervoor dat de terugbetalingsverklaring en de export in dezelfde periode vallen, bijvoorbeeld op basis van de datum van de verklaring of de uitbetalingsdatum, zodat uw grootboekperiode en de periode van de Perk-verklaring overeenkomen en de afstemming eenvoudig is.

Wat Perk wel en niet plaatst

Om de grens expliciet te maken:

• Perk-berichten: de onkosten en het tegoed op uw overboekingsrekening dat het aan Perk verschuldigde bedrag vertegenwoordigt.
• Perk boekt de betaling van uw bankrekening niet door naar Perk. Perk heeft geen inzicht in uw bankrekening, dus u dient deze gegevens altijd zelf in te voeren. Gebruik hiervoor het declaratieoverzicht om aan te geven waarvoor elke kostenpost bedoeld is.

U hoeft geen aparte verplichting aan te maken voor de aankomende Perk-kosten. Het tegoed op uw overboekingsrekening is reeds die verplichting.

Voor meer informatie, zie Vergoedingen in Perk, Regel de vergoeding voor werknemers, En Stuur een terugbetaling naar een medewerker..

Voor werknemers, zie Ontvang een vergoeding voor uw zelf betaalde kosten..