U kunt een reisprijs toevoegen Dit artikel beschrijft hoe u een voorwaarde voor de reisprijs aan uw goedkeuringsregels kunt toevoegen en legt uit hoe meerdere regels op elkaar inwerken.

Wat doen goedkeuringen van reisprijzen?

Wanneer je een prijsvoorwaarde voor een reis toevoegt aan een regel, evalueert Perk de totale prijs van een reis en stuurt deze alleen ter goedkeuring door als de prijs voldoet aan de door jou ingestelde voorwaarde. Je kunt prijsvoorwaarden combineren met elk type regeltrigger ('buiten beleid', 'binnen beleid' of 'alle reizen') en met elk type goedkeurder.
 

Wat is inbegrepen in de reisprijs?

De reisprijs is het totale bedrag dat in het prijsoverzicht wordt weergegeven, niet alleen het basistarief voor een vlucht, hotel, trein of auto.

Het omvat:

• De reis omvat standaard reisdiensten zoals vluchten, hotels, treinen, auto's, extra's en andere diensten.
• Geselecteerde extra's en bijkomende diensten, zoals bagage, stoelkeuze, maaltijden, voorrang bij het instappen, hotelontbijt, wifi, parkeren, roomservice en extra's voor de auto.
• Belastingen van de aanbieder, zoals lokale hotelbelasting, indien van toepassing.
• Toepasselijke kosten per reis, zoals creditcardkosten of toeslagen, kosten voor stoelreservering, zakelijke tarieven, FlexiTravel®- of Green Trip-kosten en abonnementskosten, indien van toepassing.

De reisprijs is inclusief zowel vooruitbetaalde bedragen als bedragen die bij aankomst worden betaald. Extra's of kosten die niet zijn geselecteerd of aan de reis zijn toegevoegd, zijn niet inbegrepen. Geannuleerde onderdelen zijn niet inbegrepen en toegepaste tegoeden kunnen het totaalbedrag dat wordt gebruikt voor de goedkeuringsvergelijking verlagen.

Een voorwaarde met betrekking tot de reisprijs toevoegen aan een regel

Om een ​​prijsvoorwaarde voor de reis toe te voegen:

1. Ga naar Instellingen > Reismanagement > Reisgoedkeuringen.
2. Een nieuw goedkeuringsproces aanmaken (of een bestaand proces bewerken)
3. Selecteer de regel die u wilt bewerken of maak een nieuwe regel aan.
4. Selecteer het type reis (buiten het beleid, alle reizen of binnen het beleid) en wijs een goedkeurder toe als u dat nog niet hebt gedaan.
5. Klik op + reisprijs binnen de regels.
6. Selecteer een voorwaardetype uit de vervolgkeuzelijst: Meer dan, Minder dan of gelijk aan, of Tussen.
7. Voer het drempelbedrag in. Voor Meer dan of Minder dan of gelijk aanVoer één waarde in. Voor TussenVoer zowel een minimum- als een maximumwaarde in. De gebruikersinterface laat je pas opslaan als alle verplichte velden zijn ingevuld.
8. Klik op Opslaan

Typen aandoeningen

De prijsvoorwaarde voor de reis heeft 3 opties.

• Meer danDeze regel is van toepassing op ritten waarbij de totale prijs hoger is dan het door u ingestelde bedrag. Bijvoorbeeld: "Meer dan 500" komt overeen met elke rit die meer dan 500 kost in de standaardvaluta van uw bedrijf.
• Minder dan of gelijk aan: De regel is van toepassing op ritten met een waarde gelijk aan of lager dan het door u ingestelde bedrag. Bijvoorbeeld: "minder dan of gelijk aan 500" komt overeen met ritten die 500 of minder kosten.
• TussenDe regel is van toepassing op reizen waarvan de totale prijs binnen het door u ingestelde bereik valt. Deze voorwaarde is inclusief: een bereik van 500–5.000 omvat reizen die precies 500 en precies 5.000 kosten.

Opmerking: Bij gebruik TussenDe minimumwaarde moet kleiner zijn dan de maximumwaarde. Als ze omgekeerd zijn, geeft Perk een foutmelding weer, zodat je dit kunt corrigeren voordat je opslaat.

Valuta en drempelbedragen

Stel drempelbedragen in de lokale valuta van uw bedrijf in. Perk berekent het totale reisbedrag in de lokale valuta van het betreffende bedrijf of account voordat het wordt vergeleken met de drempelwaarde.

Opmerking: Wanneer Perk een reis beoordeelt, bepaalt het de valuta in deze volgorde:

1. De standaardvaluta van het bedrijf dat is gekoppeld aan het betalingsprofiel van de reis, indien beschikbaar.
2. De standaardvaluta van het account.
3. EUR, indien geen van beide beschikbaar is.

De regel voor prijsgoedkeuring van de reis wordt nooit overgeslagen omdat de valuta niet kan worden vastgesteld — Perk schakelt altijd terug naar euro's.

Hoe regels op elkaar inwerken

Wanneer meer dan één regel overeenkomt met een reis, gebruikt Perk er slechts één om het goedkeuringsproces te bepalen. De regel waarvan de eerste goedkeurder actie onderneemt, wordt vastgelegd. De andere overeenkomende regels zijn niet langer van toepassing zodra een eerste goedkeurder actie heeft ondernomen. Voor een volledige uitleg, inclusief tweestapsprocessen en reizen met meerdere reizigers, zie Hoe meerdere reisgoedkeuringsregels van toepassing zijn op een reis..

Voorbeeld: Je hebt twee regels:

• Regel 1: De lijnmanager keurt reizen goed tussen €500 en €5.000.
• Regel 2: De CFO keurt reizen van meer dan €5.000 goed.

Een reis van € 2.000 voldoet alleen aan regel 1, dus die gaat naar de lijnmanager. Een reis van € 6.000 voldoet alleen aan regel 2, dus die gaat naar de CFO. Omdat regel 1 gebruikmaakt van tussen Met een expliciete bovengrens van €5.000 overlappen de twee regels elkaar niet.

Tip: Om overzichtelijke goedkeuringsniveaus zonder overlapping te creëren, gebruikt u btussen Voor regels op lager niveau moet een expliciete bovengrens worden vastgesteld. Een regel die is ingesteld op "meer dan €500" zonder bovengrens zou ook overeenkomen met een reis van €6.000 — wat betekent dat zowel de lijnmanager als de CFO de reis zouden kunnen goedkeuren, en degene die als eerste handelt, bepaalt de goedkeuringsprocedure.

Automatisch boeken van reizen onder een bepaalde drempel

Er is geen expliciete optie voor automatisch boeken. Als een reis niet voldoet aan een van de geconfigureerde goedkeuringsregels, boekt Perk deze zonder goedkeuring. Om reizen met een lage prijs uit te sluiten van goedkeuring, voegt u een meer dan €X-regel toe. voorwaarde voor uw bestaande regel. Reizen met een bedrag gelijk aan of lager dan dat voldoen niet aan die regel en hoeven niet te worden goedgekeurd, tenzij een andere regel er ook aan voldoet.

Vermijd gaten en overlappingen.

Controleer bij het instellen van prijsvoorwaarden voor reizen of uw regels elkaar niet overlappen of prijsbereiken ongedekt laten.

Overlappingen Dit gebeurt wanneer twee of meer regels overeenkomen met dezelfde reis, bijvoorbeeld twee meer dan Regels met verschillende drempelwaarden, of een regel zonder prijsvoorwaarde naast een regel mét prijsvoorwaarde. Wanneer regels elkaar overlappen, worden de goedkeurders van alle overeenkomende regels aan het verzoek toegevoegd.

Gaten Dit gebeurt wanneer er geen regel is die een bepaald prijsbereik of reistype dekt. ​​Reizen in die categorieën worden zonder goedkeuring geboekt. Als goedkeuring vereist is, voeg dan een regel toe die ze dekt.