De QuickBooks Online (QBO)-integratie verbindt Perk met uw QBO-account, zodat de boekhoudgegevens in beide systemen consistent blijven.

Binnen QBO zijn klassen en afdelingen (trackingcategorieën) alleen beschikbaar in de QBO Plus- en Advanced-abonnementen. Als uw QBO-account is gebaseerd op Simple Start of Essentials, zijn trackingcategorieën niet beschikbaar en is de koppeling tussen klassen en afdelingen niet van toepassing op uw account.

Wat de integratie doet

De QuickBooks Online-integratie zorgt ervoor dat onkostengegevens tussen Perk en QBO gesynchroniseerd blijven. Na de koppeling kunnen beheerders boekhoudkundige stamgegevens vanuit QBO importeren in Perk, medewerkers synchroniseren tussen de twee platforms en onkosten vanuit Perk exporteren naar QBO. De integratie is ontworpen voor bedrijfsbeheerders en financiële medewerkers die onkostenadministratie beheren in QBO.

Hoe stroomt data tussen Perk en QBO?

Tussen Perk en QBO wordt data in twee richtingen uitgewisseld:

• Importeren (QBO → Perk): Boekhoudcategorieën, belastingtarieven en trackingcategorieën worden vanuit QBO naar Perk geïmporteerd om uw stamgegevens consistent te houden.
• Synchroniseren (QBO ↔ Perk): Medewerkers van Perk worden via hun e-mailadres gekoppeld aan leveranciers in QBO.
• Exporteren (Perk → QBO): Goedgekeurde onkosten worden vanuit Perk naar QBO overgezet, inclusief categorie-, belasting-, kostenobject- en bijlagegegevens.

De integratie maakt gebruik van OAuth voor authenticatie, waardoor er geen wachtwoorden tussen systemen worden gedeeld. Elk bedrijf koppelt zijn eigen QBO-account afzonderlijk en het loskoppelen van QBO heeft geen invloed op reeds geëxporteerde historische gegevens.

Boekhoudgegevens importeren vanuit QBO

Perk importeert drie soorten stamgegevens uit QBO.

Boekhoudcategorieën

Het rekeningschema van QBO is de bron voor de onkostencategorieën van Perk. Alle rekeningtypen kunnen worden geïmporteerd, waarbij onkostenrekeningen standaard al zijn geselecteerd. Bankrekeningen zijn uitgesloten. Beheerders kiezen welke rekeningen moeten worden opgenomen.

Belastingtarief

Perk importeert belastingtarieven vanuit QBO op basis van hun QBO-ID. Het importeren van belastingtarieven is vooral relevant voor accounts buiten de VS. Amerikaanse QBO-accounts bevatten geen aankoopbelastingtarieven, dus u kunt deze stap overslaan als uw bedrijf alleen in de VS actief is.

Volgcategorieën (klassen en afdelingen)

QBO gebruikt twee trackingdimensies: klassen en afdelingen. QBO verwijst naar afdelingen ook als locaties, divisies of businessunits, afhankelijk van uw accountinstellingen. U kunt beide importeren in Perk, waar ze worden gekoppeld aan verschillende velden:

• Klassen komen overeen met de kostenobjecten van Perks.
• Afdelingen worden gekoppeld aan aangepaste velden in Perk.

De onderstaande tabel toont alle kenmerken die vanuit QBO zijn geïmporteerd en waar ze in Perk verschijnen.

Opmerking: Bij het importeren van klassen vanuit QBO wordt er niet automatisch een eigenaar voor het kostenobject toegewezen in Perk. Na de import moeten de eigenaren van de kostenobjecten handmatig worden toegewezen in Perk.

Het synchroniseren van medewerkers tussen Perk en QBO

De synchronisatie van medewerkers koppelt QBO-leveranciers aan bestaande Perk-gebruikersaccounts; er worden geen gebruikers in Perk aangemaakt. Medewerkers moeten al in Perk bestaan ​​voordat de synchronisatie ze aan QBO-leveranciers kan koppelen.

Perk koppelt medewerkers door de e-mailadressen van leveranciers in QBO te vergelijken met de e-mailadressen van gebruikers in Perk. Wanneer een overeenkomst wordt gevonden, koppelt Perk de gebruiker aan de bijbehorende QBO-leverancier. Leveranciers zonder e-mailadres in QBO kunnen niet worden gekoppeld en worden niet gesynchroniseerd.

Beheerders kunnen gebruikers in Perk op 3 manieren aanmaken: automatisch via een SCIM-integratie, via een HRIS-integratie zoals BambooHR of Workday, of handmatig.

Opmerking: De synchronisatie van medewerkers bepaalt niet de toewijzing van lijnmanagers. Nadat medewerkers aan QBO-leveranciers zijn gekoppeld, moeten lijnmanagers in Perk worden toegewezen, hetzij via een gekoppelde HRIS-integratie, hetzij handmatig door een beheerder.

Exportkosten naar QBO

Deze onkostentypen kunnen vanuit Perk naar QBO worden geëxporteerd:

• Particuliere vergoeding
• Kaartkosten
• Reiskosten
• Kredietnota's

Opmerking: Om kaartuitgaven te exporteren, moet u een overboekingsrekening aanmaken in Instellingen > Uitgave-instellingen > Reisboekingen voor export.

Elke geëxporteerde onkostenpost bevat de volgende gegevens in QBO:

Creditnota's ondersteunen zowel categorieën als afdelingen in exportbestanden; beide velden verschijnen op de exportcreditnota's.

Meerdere valuta

QBO-accounts kunnen in één-valuta- of meerdere-valutamodus werken, en Perk ondersteunt beide:

• QBO-account met één valuta: Uitgaven worden altijd geboekt in de basisvaluta van het bedrijf.
• QBO-account voor meerdere valuta: Uitgaven kunnen in elke valuta worden geboekt. De boekingsvaluta wordt bepaald door de instelling 'Boekingsvaluta' in Perk onder Instellingen > Bedrijven > Bedrijf > Uitgavenbedrijfsinstellingen > Boekingsvaluta.

Bonnetjes worden automatisch samen met de onkosten geëxporteerd; hiervoor zijn geen extra stappen nodig.

Zie voor installatie-instructies. Stel de QuickBooks Online-integratie in.