Stel de QuickBooks Online-integratie in.

Alleen accountbeheerders kunnen deze taak uitvoeren.
Alleen beschikbaar voor Premie En Pro accounts.

Voordat je begint

Voordat u de QuickBooks Online-integratie instelt, moet u ervoor zorgen dat u het volgende hebt:

  • Een Perk Premium- of Pro-abonnement.
  • Beheerdersrechten voor zowel Perk als je QBO-account.
  • Alle medewerkers die onkosten indienen, zijn al aangemaakt in Perk. De synchronisatie van medewerkers koppelt bestaande Perk-gebruikers aan QBO-leveranciers; er worden geen nieuwe gebruikers in Perk aangemaakt.
  • Aan elke QBO-leverancier is een e-mailadres toegewezen. Leveranciers zonder e-mailadres kunnen niet aan Perk-gebruikers worden gekoppeld.

Voor meer informatie over deze integratie, zie Integreer met QuickBooks Online voor onkostenbeheer.

QuickBooks Online koppelen

De QuickBooks Online-integratie maakt gebruik van OAuth voor authenticatie, waardoor er geen wachtwoorden tussen systemen worden gedeeld. De verbinding wordt per entiteit ingesteld: elk bedrijf koppelt zijn eigen QBO-account afzonderlijk.

  1. In Opnieuw verbinden om afwezigheidsgegevens te synchronizeren klik je op Opnieuw verbinden.
  2. Selecteer de Integraties tab.
  3. Zoek QuickBooks Online en selecteer Verbinden.
  4. Meld u aan bij uw QBO-account wanneer u daarom wordt gevraagd en autoriseer de verbinding.

Zodra de verbinding tot stand is gebracht, kunt u QBO op elk moment verbreken zonder dat dit gevolgen heeft voor de reeds geëxporteerde historische gegevens.

Boekhoudgegevens importeren

Zodra QBO is gekoppeld, kunt u uw boekhoudkundige stamgegevens importeren in Perk. U kunt boekhoudcategorieën, belastingtarieven en trackingcategorieën importeren.

Importeer boekhoudcategorieën

  1. Ga in Perk naar Instellingen > Uitgave-instellingen > Uitgavecategorieën.
  2. Selecteer Importeren vanuit QuickBooks Online.
  3. Bekijk de rekeningen in uw QBO-rekeningschema. Rekeningen van het type 'uitgaven' zijn standaard geselecteerd. Bankrekeningen zijn uitgesloten.
  4. Selecteer de accounts die u in Perk wilt gebruiken en bevestig vervolgens de import.

Importbelastingtarieven

Opmerking: In de Amerikaanse QBO-accounts zijn de aankoopbelastingtarieven niet inbegrepen. Als uw bedrijf alleen in de VS actief is, kunt u deze stap overslaan.

  1. Ga in Perk naar Instellingen > Uitgaveninstellingen > Belastingtarieven.
  2. Selecteer Importeren vanuit QuickBooks Online.
  3. Bevestig de import. Perk importeert belastingtarieven op basis van hun QBO ID om de belastingafhandeling tussen beide systemen consistent te houden.

Trackingcategorieën importeren (klassen en afdelingen)

Opmerking: Klassen en afdelingen zijn alleen beschikbaar in de QuickBooks Online Plus- en Advanced-abonnementen. Als uw QBO-account een Simple Start- of Essentials-abonnement heeft, kunt u dit gedeelte overslaan.

QBO gebruikt twee trackingdimensies: klassen en afdelingen. Deze corresponderen met verschillende velden in Perk:

  • Klassen komen overeen met de kostenobjecten van Perks.
  • Afdelingen worden gekoppeld aan aangepaste velden in Perk. QBO kan afdelingen ook "Locaties", "Divisies" of "Bedrijfseenheden" noemen, afhankelijk van uw accountinstellingen.
  1. Ga in Perk naar Instellingen > Uitgave-instellingen > Kostenobjecten.
  2. Selecteer Importeren vanuit QuickBooks Online Klassen importeren als kostenobjecten.
  3. Ga naar Instellingen > Uitgaveninstellingen > Aangepaste velden.
  4. Selecteer Importeren vanuit QuickBooks Online Om afdelingen als aangepaste velden te importeren.

Opmerking: Bij het importeren van klassen wordt er in Perk niet automatisch een eigenaar voor het kostenobject toegewezen. Na het importeren moet u de eigenaren van de kostenobjecten handmatig in Perk toewijzen.

Het in kaart brengen van klassen en afdelingen

De manier waarop u kostenobjecten en aangepaste velden instelt in Perk, hangt af van de trackingdimensies die uw QBO-account gebruikt. Volg het scenario dat overeenkomt met uw configuratie.

QBO-installatie Wat te doen in Perk
Klassen en afdelingen Importeer klassen als kostenobjecten en afdelingen als aangepaste velden. Geen extra instellingen nodig.
Alleen lessen Importeer klassen als kostenobjecten. Aangepaste velden worden niet gebruikt.
Alleen afdelingen Importeer afdelingen als aangepaste velden. Schakel dit in. Exporteer geen kostenobjecten in Perk.
Noch klassen, noch afdelingen Inschakelen Exporteer geen kostenobjecten in Perk.

Waarschuwing: Als uw QBO-account alleen afdelingen gebruikt (geen klassen), moet u dit inschakelen. Exporteer geen kostenobjecten In Perk moet je deze instelling aanpassen voordat je een export uitvoert. Zonder deze instelling mislukken alle exports.

Om Kostenobjecten niet exporteren in te schakelen:

  1. Ga in Perk naar Instellingen > Uitgaveninstellingen.
  2. Schakel Kostenobjecten niet exporteren in..

Opmerking: Deze instelling bepaalt of kostenobjectgegevens worden opgenomen in de QBO-export. Het heft de verplichting om een ​​kostenobject aan een uitgave in Perk toe te wijzen niet op.

Klastoewijzingsmodus

In QBO kunt u klassen toewijzen per regelitem of aan de hele transactie, afhankelijk van de optie Klasse toewijzen. instelling in QBO. Als QBO is ingesteld op Eén tot de gehele transactie Als een uitgave in Perk meer dan één kostenobject bevat, mislukt de export.

Om dit te voorkomen, kunt u een van de volgende dingen doen:

  • Wijzig de Toewijzingsklasse Instelling in QBO om toewijzing per regelitem mogelijk te maken.
  • Zorg ervoor dat elke uitgave slechts één kostenobject bevat voordat u exporteert.

Medewerkers synchroniseren

De synchronisatie van medewerkers koppelt QBO-leveranciers aan bestaande Perk-gebruikersaccounts door e-mailadressen te vergelijken. Medewerkers moeten al in Perk geregistreerd staan ​​voordat ze gesynchroniseerd kunnen worden.

  1. Ga in Perk naar Instellingen > Integraties > QuickBooks Online.
  2. Selecteer Medewerkers synchroniseren.
  3. Bekijk de overeenkomsten en bevestig de synchronisatie.

Waarschuwing: Declaraties van medewerkers die niet aan een QBO-leverancier zijn gekoppeld, kunnen niet worden geëxporteerd. Zorg ervoor dat alle medewerkers die declaraties indienen, zijn gekoppeld aan een QBO-leverancier voordat u een export uitvoert.

Opmerking: De synchronisatie van medewerkers wijst geen lijnmanagers toe. Wijs na de synchronisatie lijnmanagers toe in Perk, via een gekoppelde HRIS-integratie of handmatig.

Exportkosten

Je kunt de volgende onkostentypen vanuit Perk naar QBO exporteren:

  • Particuliere vergoeding
  • Kaartkosten
  • Reiskosten
  • Kredietnota's

Opmerking: Om kaartuitgaven te exporteren, moet u een overboekingsrekening aanmaken in Instellingen > Uitgaveninstellingen > Reisboekingen voor export.

  1. Ga in Perk naar Uitgaven Selecteer het gebied en de uitgaven die u wilt exporteren.
  2. Selecteer Exporteren naar QuickBooks Online.
  3. Bevestig de export.

Bonnetjes en bijlagen worden automatisch samen met elke onkostenpost geëxporteerd — er zijn geen extra stappen nodig.

Export in meerdere valuta

Als uw QBO-account de modus voor meerdere valuta's gebruikt, wordt de boekingsvaluta voor elke uitgave bepaald door de instelling 'Boekingsvaluta' in Perk via Instellingen > Bedrijven > Bedrijf > Uitgavenbedrijfsinstellingen > Boekingsvaluta. Als uw QBO-account de modus voor één valuta gebruikt, worden uitgaven altijd geboekt in de basisvaluta van het bedrijf.

Problemen met exporteren oplossen

Als een export mislukt, controleer dan de volgende veelvoorkomende oorzaken:

Fout Waarschijnlijke oorzaak Repareren
Export mislukt om alle kosten. Werknemers die niet gekoppeld zijn aan QBO-leveranciers Voer de synchronisatie van medewerkers uit en zorg ervoor dat alle indieners van onkostennota's aan elkaar gekoppeld zijn.
Export mislukt om alle kosten. Alleen afdelingen, geen lessen. Exporteer geen kostenobjecten is uitgeschakeld Inschakelen Exporteer geen kostenobjecten in de Perk-instellingen.
Export mislukt vanwege specifieke kosten. Uitgaven hebben meerdere kostenobjecten en QBO. Klasse toewijzen is ingesteld op één per transactie Wijzig de Klasse toewijzen Een instelling in QBO om toewijzing per regel toe te staan, of ervoor te zorgen dat elke uitgave slechts één kostenobject heeft.
Kaartuitgaven kunnen niet worden geëxporteerd Geen overschrijvingsrekening ingesteld Een overschrijvingsrekening aanmaken in Instellingen > Uitgaveninstellingen > Reisboekingen.

Was dit artikel nuttig?