Gebruik dit artikel om erachter te komen waarom gegevens uit Xero niet in Perk verschijnen, of waarom een onkostenpost niet naar Xero is geëxporteerd, en hoe je dit kunt oplossen. Het beschrijft hoe je de synchronisatiestatus kunt controleren, de meest voorkomende oorzaken van mislukte exporten en wat elke exportfoutmelding betekent.
Rol: Accountbeheerders kunnen deze taken uitvoeren.
Medewerkers zien exportfoutmeldingen bij hun onkosten, en sommige van die meldingen vereisen dat een medewerker de onkosten corrigeert. In dit artikel wordt uitgelegd wie hiervoor verantwoordelijk is, zodat u hen kunt aanspreken. Zie ' De Xero-integratie voor Perk-onkosten instellen' voor de installatie-instructies.
Synchronisatiestatus controleren
De Xero-integratie voor Perk-uitgaven laat op de pagina Importinstellingen zien wat Perk vanuit Xero heeft geïmporteerd, wat er is mislukt en wanneer de volgende synchronisatie plaatsvindt. Controleer dit eerst als de gegevens verouderd lijken.
Het importoverzicht lezen
De importinstellingen tonen één kaart voor elk type gegevens dat Perk importeert vanuit Xero: accounts (inclusief bedrijfskaarten), trackingcategorieën (kostenobjecten en aangepaste velden), belastingtarieven en contactpersonen.
Elke kaart toont:
- Het totale aantal geïmporteerde records.
- Het aantal records dat niet geïmporteerd kon worden, met een link naar de betreffende records.
- Een link naar de bijbehorende gegevens in Perk.
- Een link om je importinstellingen te bewerken.
De contactkaart toont hoeveel Perk-gebruikers een Xero-contactpersoon hebben gevonden en hoeveel niet, met een link naar Medewerkers.
Importfouten corrigeren
Als een importkaart een foutmelding geeft, selecteer deze dan om het paneel Importfoutlogboeken te openen. In dit paneel worden importproblemen weergegeven, gegroepeerd per gegevenstype en fouttype. Bij elke fout worden het gegevenstype, de betreffende record (indien beschikbaar), de reden, een voorgestelde actie en een tijdstempel weergegeven. Wanneer u een fout corrigeert, verwijdert Perk deze uit de lijst.
De onderstaande tabel geeft een overzicht van veelvoorkomende importfouten. Er kunnen ook andere fouten optreden; volg in dat geval de voorgestelde actie die bij elke fout wordt aangegeven.
Fouten die je als beheerder kunt corrigeren
| Fout | Wat het betekent | Wat te doen |
|---|---|---|
| Gegevensverschil tussen Xero en Perk | Het e-mailadres van een Perk-gebruiker komt niet overeen met het e-mailadres van hun Xero-contactpersoon, waardoor Perk ze niet aan elkaar kan koppelen. | Werk het e-mailadres in Perk of Xero bij zodat beide overeenkomen. Selecteer vervolgens Nu importeren om te controleren of de foutmelding is verdwenen. |
| Account niet gevonden | Er bestaat een bedrijfskaart in Perk, maar Xero heeft geen overeenkomend account. | Voeg het account toe in Xero of werk de kaart bij in Perk. Selecteer vervolgens Nu importeren om te controleren of de foutmelding verdwijnt. |
Fouten die u moet afwachten of melden
| Fout | Wat het betekent | Wat te doen |
|---|---|---|
| Xero of een probleem met de provider | Xero (de aanbieder) reageerde niet op tijd. | Wacht even en probeer het later opnieuw. Als de fout blijft aanhouden, neem dan contact op met de klantenservice. |
| Interne import mislukt | Een import is mislukt om een reden die Perk niet had verwacht. Perks team onderzoekt de zaak. | Je hoeft niets te doen. |
Vernieuwen met Importeren
Met Nu importeren worden al uw Xero-gegevens direct in Perk bijgewerkt, zodat u niet hoeft te wachten op de volgende synchronisatie. Selecteer deze optie op de kaart met de importgeschiedenis nadat u iets in Xero of Perk hebt gewijzigd. Perk stuurt u een e-mail wanneer de import is voltooid.
Nadat je Nu importeren hebt gebruikt, kun je deze functie gedurende 1 uur niet opnieuw gebruiken. Gedurende die tijd is de knop uitgeschakeld en geeft Perk aan dat deze nog niet beschikbaar is. Perk schakelt de functie ook uit als je Xero-verbinding dit niet toestaat en legt uit waarom.
Als de eerste synchronisatie na het verbinden met Xero vastloopt, wacht dan een paar uur. De eerste synchronisatie kan zo lang duren. Controleer vervolgens de importgeschiedenis, de volgende synchronisatietijd en het paneel met importfoutlogboeken. Corrigeer eventuele fouten en selecteer 'Nu importeren'. Als uw onkostencategorieën, kostenobjecten en belastingtarieven na enkele uren nog steeds niet verschijnen, neem dan contact op met de klantenservice.
Importgeschiedenis lezen
De tabel met de importgeschiedenis toont de laatste 5 importen voor uw bedrijf, met de datum en tijd, het aantal verwerkte records, het aantal fouten en het synchronisatietype. Onder de tabel toont Perk de volgende geplande synchronisatietijd en een bericht als synchronisaties mislukken. Als u Xero opnieuw moet verbinden, voegt Perk de mislukte synchronisaties niet toe aan de geschiedenis.
Exportproblemen oplossen
Een onkostenuitgave kan om een aantal veelvoorkomende redenen niet vanuit Perk naar Xero worden geëxporteerd. Laten we beginnen met deze drie, die de meeste problemen veroorzaken: een Perk-gebruiker zonder overeenkomend contactpersoon in Xero, een btw-tarief op de onkostenuitgave en een ontbrekende overboekingsrekening voor reiskosten.
Problemen die geen duidelijke boodschap afgeven
| Probleem | Waarom het gebeurt | Wat te doen |
|---|---|---|
| Het e-mailadres komt niet overeen met een contactpersoon in Xero. | Perk koppelt elke gebruiker aan een Xero-contactpersoon op basis van e-mailadres. Als de e-mailadressen verschillen, kan Perk de onkosten niet in Xero boeken. | Zorg ervoor dat de gebruiker zowel in Perk als in Xero bestaat met exact hetzelfde e-mailadres. Als het contact in Xero al bestond voordat je de gebruiker in Perk toevoegde, bewerk dan een willekeurig veld van het contact in Xero, zoals een telefoonnummer, en sla de wijzigingen op. De volgende synchronisatie zorgt ervoor dat ze aan elkaar worden gekoppeld. |
| BTW-tarief op de kosten | Xero markeert btw-tarieven die bedoeld zijn voor verkoopfacturen met een UITGAANDE btw-code. Xero wijst deze tarieven af voor onkosten. | Schakel in de importinstellingen de optie 'Uitvoerbelastingtarieven' uit. Vraag de medewerker om een inkoopbelastingtarief voor de onkosten te kiezen en exporteer vervolgens opnieuw. |
| Geen bankrekening in Xero voor kaart- of reiskosten. | Perk boekt kaart- en reiskosten in Xero als 'Uitgaven'-transacties, waarvoor een bankrekening in Xero nodig is. Perk controleert dit niet tijdens de installatie, dus je komt er pas achter wanneer je exporteert. | Voeg een bankrekening toe in Xero. Exporteer vervolgens opnieuw. |
| Geen overschrijvingsrekening voor reiskosten | Perk heeft een overboekingsrekening nodig om te weten naar welke Xero-bankrekening de reiskosten moeten worden geboekt. | Ga in Perk naar Instellingen > Uitgaveninstellingen > Reisboekingen en stel de overboekingsrekening in. Exporteer vervolgens opnieuw. |
| Kostencategorie of kostenobject aangemaakt in Perk | Perk kan de categorieën en kostenobjecten die je in Perk hebt aangemaakt niet koppelen aan iets in Xero. Exports die hiervan gebruikmaken, mislukken. | Gebruik alleen categorieën en kostenobjecten die vanuit Xero zijn geïmporteerd. Als er een ontbreekt, controleer dan uw importinstellingen en selecteer Nu importeren. |
| Aangepast veld aangemaakt in Perk | Perk kan aangepaste velden die je in Perk hebt aangemaakt niet koppelen aan velden in Xero. Perk laat hun waarden weg uit de export, maar de export lukt desondanks wel. | Gebruik alleen aangepaste velden en waarden die zijn geïmporteerd uit Xero. |
| Account verwijderd of gearchiveerd in Xero | Perk detecteert niet wanneer je een account in Xero verwijdert of archiveert, waardoor de onkostencategorie actief blijft. Exports die hiervan gebruikmaken, mislukken. | Deactiveer de onkostencategorie in Perk. Vraag de medewerker vervolgens een andere categorie te kiezen en exporteer de gegevens opnieuw. |
Voor problemen waarbij een foutmelding wordt weergegeven bij de onkostenpost, raadpleegt u 'Foutmeldingen bij het exporteren lezen'.
Als een export mislukt, toont Perk een bericht bij de onkostenpost op basis van wat Xero of de integratie heeft gerapporteerd. In de onderstaande berichten is Xero de naam van de integratie en {model} is het betreffende record, zoals een contactpersoon, account of belastingtarief.
Berichten die een medewerker corrigeert
Bericht
| Wat het betekent | Wat te doen | Bij uw onkostennota voor Xero ontbreekt een verplicht veld: {model}. Controleer het en probeer het opnieuw. |
|---|---|---|
| Een verplicht veld in de onkostennota is leeg. | Voeg het ontbrekende veld toe en exporteer vervolgens opnieuw. | Deze uitgave bestaat mogelijk al in Xero. Controleer op duplicaten voordat u het opnieuw probeert. |
| Xero denkt dat de uitgave dubbel is. | Controleer Xero op de dubbele vermelding. Verwijder deze, of bevestig dat deze er hoort te staan, en exporteer vervolgens opnieuw. | Uw uitgave kon niet in Xero worden geboekt. Controleer de gegevens en probeer het opnieuw. |
| Xero heeft de onkostenvergoeding om een algemene reden afgewezen. | Controleer de uitgave aan de hand van de vereisten van Xero en exporteer vervolgens opnieuw. | Berichten die een medewerker of beheerder oplost |
Bericht
| Wat het betekent | Wat te doen | Er is een ongeldige waarde verzonden voor {model} Controleer je Xero-instellingen. |
|---|---|---|
| Xero accepteert geen waarde bij de uitgave, zoals een trackingcategorie of een btw-tarief. | Corrigeer de waarde – kies bijvoorbeeld een geldige trackingcategorie of een aankoopbelastingtarief – en exporteer vervolgens opnieuw. | Er is een ongeldig waardetype verzonden voor {model} Controleer je Xero-instellingen. |
| Een veld heeft een onjuist waardetype. | Corrigeer de waarde van de uitgave en exporteer vervolgens opnieuw. | Berichten die een beheerder oplost |
Bericht
| Wat het betekent | Wat te doen | We konden geen passende oplossing vinden. {model} Controleer je Xero-instellingen. |
|---|---|---|
| De contactpersoon, het account of de categorie waarop de onkosten betrekking hebben, bestaat niet in Xero. | Maak of importeer het record in Xero en exporteer het vervolgens opnieuw. Als een account in Xero is verwijderd, raadpleeg dan 'Account verwijderd of gearchiveerd in Xero' hierboven. | Je Xero-verbinding is verlopen. Maak opnieuw verbinding via Instellingen. |
| De koppeling tussen Xero en Perk is verlopen of moet opnieuw worden gekoppeld. | Maak opnieuw verbinding met Xero via Instellingen > Integraties. | Berichten om af te wachten of te melden |
Bericht
| Wat het betekent | Wat te doen | Er zijn te veel verzoeken naar Xero verzonden. Probeer het later opnieuw. |
|---|---|---|
| Je hebt de aanvraaglimiet van Xero bereikt. | Wacht even en exporteer dan opnieuw. Je hoeft geen instellingen te wijzigen. | Er is een onverwachte fout opgetreden. Ons team is op de hoogte gesteld. |
| Een interne fout die je niet kunt herstellen. | U hoeft niets te doen. Neem contact op met de klantenservice als het probleem zich blijft voordoen. | Berichten van Xero |
Xero controleert elke onkostenpost voordat deze wordt geaccepteerd. Bij twee cheques toont Perk een eigen bericht. Bij alle andere cheques toont Perk letterlijk het bericht van Xero.
Bericht
| Wat het betekent | De medewerker kon niet worden gekoppeld aan een geldige Xero-gebruiker. Controleer de gebruikerskoppeling. |
|---|---|
| Xero kon geen geldige gebruiker vinden voor de onkostenpost. Controleer of het e-mailadres van de medewerker overeenkomt met het contactadres in Xero. | Xero heeft het verzoek afgewezen vanwege onvoldoende machtigingen. Controleer de inloggegevens voor de Xero-integratie. |
| De Xero-verbinding heeft niet de benodigde machtigingen. Herstel de Xero-verbinding via Instellingen > Integraties. | Elk ander Xero-bericht |
| Perk laat het precies zo zien als Xero het teruggeeft. |