Kamerallocatie is de manier waarop je deelnemers aan een evenement toewijst aan hotelkamers voor een groepsboeking in Perk Events. Er zijn drie manieren om een ​​kamerblok te vullen: je plaatst de deelnemers zelf, Perk Events wijst iedereen automatisch toe, of deelnemers kiezen hun eigen kamer zodra je die optie inschakelt. Dit artikel legt alle drie de methoden uit, plus hoe je het kamerblok kunt bevestigen vóór de betaling.

Drie manieren om kamers toe te wijzen

Perk Events biedt je drie manieren om een ​​kamerblok te vullen — de hotelkamers die voor uw groepsboeking zijn gereserveerd:

• Handmatige toewijzing (gebeurtenismanager)Je kiest zelf een deelnemer en plaatst hem of haar op een specifieke dag in een bepaalde ruimte.
• Automatische toewijzing (gebeurtenismanager)Je activeert één actie en Perk Events wijst alle aanwezige deelnemers direct een kamer toe.
• Zelfselectie van de deelnemer (deelnemer)Deelnemers kunnen zelf hun kamer of kamergenoot kiezen, maar pas nadat een evenementmanager deze optie voor de boeking heeft ingeschakeld.

Met handmatige toewijzingJe kiest een deelnemer en plaatst hem of haar in een specifieke kamer op een specifieke dag. Perk Events zoekt eerst naar een lege kamer. Als die er niet is, gebruikt het een kamer die al bezet is, waarbij kamergenoten van hetzelfde geslacht worden gehouden als dat bekend is. Als er geen geslachtsinformatie beschikbaar is, gebruikt het een willekeurige kamer met beschikbare ruimte.

Met automatische toewijzingPerk Events wijst alle deelnemers in één keer toe aan beschikbare kamers. Het berekent het aantal benodigde nachten voor elke deelnemer op basis van hun daadwerkelijke reisboekingen – vluchten en treinen – indien deze gegevens beschikbaar zijn. Indien deze gegevens niet beschikbaar zijn, wordt teruggevallen op de standaard evenementdata van de groepsboeking. De automatische toewijzing probeert eerst kamers te vinden die het volledige verblijf van een deelnemer dekken. Alleen als er geen kamers beschikbaar zijn, worden kamers gebruikt die een deel van het verblijf dekken. Tweepersoonskamers worden altijd aan hetzelfde geslacht toegewezen indien er geslachtsgegevens beschikbaar zijn.

Met zelfselectie van deelnemers, ook wel kamergenootselectie genoemdDeelnemers kunnen zelf hun kamer of kamergenoot kiezen in plaats van dat jij ze plaatst. Deze optie is standaard uitgeschakeld; een evenementbeheerder moet deze eerst inschakelen voor de boeking. Zodra deze is ingeschakeld, kunnen deelnemers zelf kiezen om samen op een kamer te verblijven, en elke deelnemer die jij of de automatische toewijzing nog niet hebt geplaatst, kan zelf een kamer kiezen.

Je kunt hetzelfde kamerblok op twee manieren bekijken:

• Kalenderweergave: toont de kamerbezetting per dag, met één kolom per datum en het aantal beschikbare kamers per datum.
• Deelnemersweergave: toont het kamerblok per persoon, zodat u in één oogopslag de toewijzingsstatus van elke deelnemer kunt zien, inclusief wie handmatig, automatisch is geplaatst of zelf een kamer heeft gekozen.

Beide weergaven bevinden zich binnen Ruimtetoewijzing beheren Je ziet het scherm voor groepsboekingen en kunt er op elk moment tussen schakelen met de schakelaar bovenaan het scherm.

De mogelijkheid inschakelen om een ​​kamergenoot te kiezen voor deelnemers.

Bij het selecteren van een kamergenoot kunnen deelnemers zelf hun kamer of kamergenoot kiezen, in plaats van dat een evenementmanager dit voor hen doet. Deze optie is standaard uitgeschakeld voor groepsboekingen.

1. Ga naar Evenementen > Boekingen > [Uw boeking] > Bekijken.
2. Zoek de instelling voor het selecteren van een kamergenoot voor de boeking.
3. Schakel de kamergenootselectie in.
4. Laat de deelnemers weten dat ze nu zelf hun kamer of kamergenoot kunnen kiezen, bijvoorbeeld door de deelnemerslink van de boeking te delen.

Handmatig kamers toewijzen

Gebruik handmatige toewijzing wanneer u zelf specifieke deelnemers in specifieke ruimtes wilt plaatsen, bijvoorbeeld om een ​​verzoek in te willigen of om een ​​enkele niet-toegewezen deelnemer te corrigeren.

1. Ga naar Evenementen > Groepsboekingen > [Uw boeking] > Kamerindeling beheren.
2. Zorg ervoor dat de kalenderweergave in orde is is geselecteerd.
3. Zoek de hotelsectie voor de accommodatie waar u kamers wilt toewijzen, bijvoorbeeld Sunset Villa..
4. Gebruik de zoekfunctie op naam of e-mailadres. Gebruik het vakje om de deelnemer te vinden die je wilt plaatsen, bijvoorbeeld "Maria Alonso".
5. Zoek in de tabel de rij met de dag en de kamer waar u de deelnemer wilt plaatsen. Elke kolom toont een datum en het aantal nog beschikbare kamers op die datum.
6. Selecteer De kamer toewijzen op de rij en dag die je wilt.
7. Herhaal deze stappen voor elke deelnemer die u handmatig wilt toewijzen. Als het kamerblok zich over meerdere pagina's uitstrekt, gebruik dan de paginering onderaan de tabel om tussen de dagen te navigeren.

Automatische toewijzing wordt uitgevoerd

Automatische toewijzing Hiermee worden alle deelnemers aan een hotelverblijf in één keer toegewezen aan beschikbare kamers, zodat u niet elke persoon handmatig hoeft te plaatsen.

1. Ga naar Evenementen > Groepsboekingen > [Uw boeking] > Kamerindeling beheren.
2. Zoek het hotelgedeelte dat u wilt toewijzen, bijvoorbeeld Sunset Villa.
3. Selecteer Automatische toewijzing starten.
4. Bekijk het resultaat. Perk Events meldt:
   • Hoeveel deelnemers zijn succesvol toegewezen?
   • Hoeveel opdrachten waren er al gegeven en hoeveel zijn overgeslagen?
   • Eventuele waarschuwingen, bijvoorbeeld dat er geen plaats meer beschikbaar was voor een deelnemer.
5. Als er waarschuwingen zijn, wijs de betreffende deelnemers dan handmatig toe, of voeg meer kamers toe aan het kamerblok en voer de automatische toewijzing opnieuw uit.

Bevestig de kamerreservering vóór betaling.

De kamertoewijzing moet binnen een bepaalde tijd bevestigd worden voordat u verder kunt gaan met de betaling voor de groepsboeking. De Kamertoewijzing beheren Het scherm toont een aftelling, zoals "U heeft 3 dagen om de kamerreservering te bevestigen", samen met een Doorgaan naar betaling. knop.

Bevestig de toewijzing zodra elke deelnemer die u wilt laten deelnemen een kamer heeft toegewezen gekregen – of dit nu handmatig, via automatische toewijzing of via kamergenootselectie is gebeurd. Nadat u de toewijzing hebt bevestigd, selecteert u Doorgaan naar betaling. Om verder te gaan met de groepsboeking.