Wanneer u een reis boekt voor een groepsevenement, kunt u de volledige boeking als één bedrag factureren of de kosten splitsen, zodat het aandeel van elke deelnemer afzonderlijk wordt bijgehouden. Dit artikel legt uit hoe kostenallocatie werkt voor groepsboekingen en begeleidt u bij het instellen ervan in het offertescherm. Gebruik het om kostenallocatie in te stellen, zodat uw budgetbewaking, rapportage en facturering overeenkomen met de manier waarop uw organisatie de uitgaven bijhoudt.
Eén bedrag versus verdeeld over de deelnemers
Kostentoewijzing Dit is de instelling die bepaalt hoe de kosten van een groepsboeking worden gefactureerd en gerapporteerd. Bij het afrekenen kunt u kiezen tussen twee opties: Eén bedrag of Verdeling per deelnemer.
Met één bedragPerk Events factureert de volledige boeking als één regel, die allemaal aan één kostenplaats worden toegerekend. Dit is de standaardoptie en werkt prima wanneer u de uitgaven niet per individuele deelnemer hoeft bij te houden.
Met Verdeling per deelnemerPerk Events verdeelt de boekingskosten over elke deelnemer afzonderlijk. Dit geeft je een specificatie per persoon voor rapportage en facturering, zodat je precies kunt zien wat het verblijf van elke deelnemer heeft gekost in plaats van één totaalbedrag.
De verdeling per deelnemer hangt af van je kamerindeling. — de bevestigde toewijzing van deelnemers aan kamers. Perk Events moet weten wie waar verblijft voordat het een deel van de kosten aan elke deelnemer kan toewijzen, dus Verdeling per deelnemer Een prijsopgave per persoon wordt pas gegenereerd nadat de kamerindeling voor de boeking definitief is.
De optie die u kiest, verandert niet alleen hoe het totaalbedrag op een factuur wordt weergegeven: het heeft ook invloed op de beschikbare betaalmethoden voor de boeking, de gebruikte valuta en hoe de boeking in uw rapporten wordt weergegeven. Kies de optie die het beste aansluit bij de manier waarop uw organisatie de uitgaven voor dit evenement wil bijhouden en afstemmen, voordat u verdergaat met de betalingsgegevens.
Voorwaarden voor het delen van kosten
Het is alleen mogelijk om de kosten per deelnemer te splitsen bij groepsboekingen die aan bepaalde voorwaarden voldoen, afhankelijk van de totale boekingsprijs en de aanvangsdatum.
Opmerking: Je kunt alleen kiezen voor Splitsen per deelnemer voor een boeking met een prijs van € 25.000 of minder die binnen 15 dagen begint. Als een boeking niet aan beide voorwaarden voldoet, gebruikt Perk Events automatisch Eén bedrag in plaats daarvan, en de Verdeling per deelnemer Deze optie wordt niet aangeboden.
Deze limieten kunnen voor specifieke accounts worden aangepast en zijn onderhevig aan wijzigingen. Als u verwacht dat er een andere limiet voor uw account geldt, neem dan contact op met uw Perk-contactpersoon om te bevestigen wat voor u beschikbaar is.
Kostenverdeling is alleen mogelijk bij groepsboekingen. Als u een reis boekt voor een kleinere groep met meerdere deelnemers en het geen groepsreis betreft, deel de kosten per deelnemer. wordt niet aangeboden en de boeking wordt als één bedrag gefactureerd.
Het instellen van kostenallocatie en betalingsgegevens
Stel uw kostenverdelingsoptie en betalingsgegevens in tijdens het afrekenen Offerte Scherm voor uw groepsreservering.
- Ga naar het prijsoverzichtscherm van uw groepsboeking.
- Selecteer Kies hoe u de kosten wilt toewijzen voor budgetbewaking bij de kostenallocatie kaart.
- Selecteer Eén bedrag De boeking als één regel factureren, of gesplitst per deelnemer om het aandeel van elke deelnemer afzonderlijk bij te houden. Als de boeking niet aan de voorwaarden voldoet, wordt slechts één bedrag gebruikt. is beschikbaar.
- Voer het factuuradres voor de boeking in bij Betaling en rapportage. kaart.
- Selecteer het betaalprofiel dat u voor deze boeking wilt gebruiken.
- Voer het kostenplaatsnummer in waaraan de boeking moet worden gefactureerd, bijvoorbeeld 'Verkoop'.
- Voer de reden van uw reis in en selecteer vervolgens Betaalgegevens opslaan.
Wanneer splitsen niet mogelijk is
Het prijsoverzichtpaneel op de afrekenpagina Offerte Op dit scherm worden alle diensten in de boeking gespecificeerd, zoals de vergaderruimte, het verblijf, de boekingskosten en de toeristenbelasting, samen met het totaalbedrag en een specificatie van de kosten. Nu betalen en Betaal later.
Als u hebt gekozen voor Splitsen per deelnemerDe uitsplitsing per deelnemer wordt niet meteen weergegeven. Deze wordt zichtbaar vlak voor de startdatum van de boeking, zodra uw kamerlijst Wie in welke kamer verblijft, wordt bevestigd en aan de gasten doorgegeven. Tot die tijd toont de prijsopgave het totaalbedrag van de boeking in plaats van het individuele aandeel van elke deelnemer.