Wanneer een hotel per e-mail reageert op uw offerteaanvraag (RFP), kan Perk Events die reactie automatisch omzetten in een overzichtelijke, gespecificeerde offerte. Zo hoeft u de kamerprijzen, services en belastingen niet handmatig opnieuw in te voeren. Lees dit artikel om te begrijpen hoe Perk Events de offerte genereert en hoe u het resultaat kunt controleren, vertrouwen en indien nodig corrigeren.

Hoe Perk Events het aanbod creëert

Perk Events leest de e-mailreactie van een hotel op uw offerteaanvraag en zet deze automatisch om in een gestructureerde, gespecificeerde offerte. In plaats van dat u zelf cijfers uit een e-mail kopieert, haalt Perk Events de hotelnaam, verblijfsdata, kamerprijzen, overige diensten – zoals eten en drinken, vergaderruimtes en andere kosten – en eventuele belastingen of toeslagen die het hotel heeft genoemd, eruit. Het resultaat is een kant-en-klare offerte met een overzicht van alle diensten en een berekende totaalprijs.

Hotels beschrijven de capaciteit van vergaderruimtes niet altijd met één enkel getal. Een hotel kan een bereik noemen, zoals "20-25 personen" voor een vergaderruimte, wanneer de exacte opstelling nog niet bekend is. Dit is normale, correcte formulering van een hotel en geen fout. Perk Events verwerkt capaciteitsbereiken automatisch. Het stemt de aanbieding af op de zaalgrootte die het beste bij uw evenement past, zodat u een bruikbare, gestructureerde aanbieding krijgt, zelfs als de beschrijving van het hotel zelf een schatting was.

Een geautomatiseerd aanbod beoordelen

Nadat Perk Events een aanbod heeft gegenereerd op basis van het antwoord van het hotel, controleer dan het resultaat voordat u het deelt of verdergaat met de boeking.

1. Open de RFP voor het hotel dat heeft gereageerd.
2. Ga naar het offertescherm waar de aanbieding wordt weergegeven.
3. Controleer de gespecificeerde diensten: kamerprijzen, eten en drinken, vergaderruimtes en overige kosten.
4. Controleer de vermelde belastingen en toeslagen voor elke servicecategorie.
5. Vergelijk de totale prijs met de prijs in de oorspronkelijke e-mail van het hotel.
6. Bevestig dat het aanbod klaar is om te delen, of markeer elk item dat niet overeenkomt met wat het hotel heeft verzonden.

VoorbeeldHet Golden Hotel reageert op uw offerteaanvraag met een prijsopgave voor 40 overnachtingen, een vergaderruimte voor "20-25 personen" en een lunchbuffet. Perk Events zet dit om in een aanbod met hotelkamers, vergaderruimtes afgestemd op de juiste grootte en eten en drinken – elk met een eigen prijs inclusief btw.

Inzicht in btw op geautomatiseerde aanbiedingen

Belasting over de toegevoegde waarde, of btwDe prijs van een geautomatiseerde offerte wordt anders berekend, afhankelijk van het type dienst. Het is daarom belangrijk om dit verschil te begrijpen voordat u de prijs met een klant of goedkeurder deelt.

Voor hotelkamers berekent Perk Events het juiste belastingtarief voor het rechtsgebied van het hotel, zodat de btw op hotelkamers in een geautomatiseerd aanbod correct is voor het betreffende rechtsgebied.

Voor diensten die hier nog niet onder vallen – eten en drinken, vergaderruimtes en andere diensten – berekent Perk Events de btw automatisch, maar alleen als het hotel geen btw-bedrag of -tarief voor die dienst heeft vermeld. Als de e-mail van het hotel al een expliciete btw-regel voor een dienst bevat, gebruikt Perk Events die in plaats daarvan, zodat de kosten niet dubbel worden berekend. Wanneer Perk Events een schatting toevoegt, wordt de regel aangeduid als Indicatieve btw. en legt uit wat er is toegevoegd en waarom, zodat altijd duidelijk is welke cijfers van het hotel afkomstig zijn en welke schattingen zijn.

Een geautomatiseerd aanbod corrigeren of overrulen

Als een geautomatiseerd aanbod niet klopt – bijvoorbeeld omdat de prijs, kamerindeling of btw-regel niet overeenkomt met wat het hotel daadwerkelijk heeft verstuurd – deel het dan niet ongewijzigd met uw klant of goedkeurder. Meld dit aan uw MICE-specialist, zodat die een handmatige correctie kan uitvoeren. Voeg de originele e-mail van het hotel toe, samen met uw aantekeningen over wat er niet klopt, zodat de correctie overeenkomt met de daadwerkelijke voorwaarden van het hotel.