De Sage Intacct-integratie verbindt Perk met uw Sage Intacct-account, zodat uw boekhoudgegevens en onkostengegevens gesynchroniseerd blijven zonder dubbele invoer. Perk importeert uw rekeningschema, dimensies, belastingtarieven en medewerkers vanuit Sage Intacct en exporteert goedgekeurde onkosten terug als boekhoudtransacties. Gebruik dit artikel om te begrijpen wat de integratie importeert en exporteert, wanneer dat gebeurt en hoe u dit kunt volgen.
Zie De Sage Intacct-integratie instellen voor meer informatie over het instellen van de integratie.
Voorwaarden
Houd rekening met het volgende bij het opzetten van uw boekhoudsysteem:
- Eén Sage Intacct-entiteit per juridische entiteit van Perk. Elke verbinding omvat één Sage Intacct- entiteit. Om over te schakelen naar een andere entiteit, moet u de verbinding verbreken en opnieuw verbinding maken met de juiste locatie-ID. Perk vereist een locatie-ID bij het verbinden. Toegang tot meerdere entiteiten op het hoogste niveau wordt niet ondersteund.
- Alleen standaarddimensies. Perk ondersteunt afdelingen, projecten, locaties en klassen. Je kunt er slechts één aan kostenobjecten koppelen. Andere dimensies kunnen worden ondersteund via aangepaste velden.
- Matching op e-mailadres. Perk koppelt gebruikers aan Sage Intacct-medewerkers op basis van hun exacte e-mailadres, en u lost elke niet-gekoppelde gebruiker op voordat de installatie kan worden voltooid.
- Bijlagen en creditnota's worden niet ondersteund. Perk exporteert onkosten zonder bijlagen en exporteert geen creditnota's.
- Exporteren gebeurt volgens het door u ingestelde schema. U configureert automatisch exporteren in Perk. Perk stuurt goedgekeurde onkosten naar Merge, en Merge stuurt ze vervolgens door naar Sage Intacct. Vanwege dit proces in twee stappen kan het tot 24 uur duren voordat een goedgekeurde onkostenpost in Sage Intacct verschijnt.
Opmerking: De integratie maakt verbinding met Sage Intacct via een webservicegebruiker die u voor Perk aanmaakt, gekoppeld aan de afzender-ID van Perk in uw lijst met webserviceautorisaties. De webservicegebruiker is een speciaal account dat Perk gebruikt om uw boekhoudgegevens te lezen en goedgekeurde onkosten terug te schrijven, en heeft de juiste machtigingen nodig in Sage Intacct.
Voor een volledige lijst met installatievereisten en de stappen om deze te voltooien, raadpleegt u De Sage Intacct-integratie instellen.
Hoe gegevens worden geïmporteerd
Perk importeert 4 soorten gegevens uit Sage Intacct: grootboekrekeningen, dimensies, belastingtarieven en medewerkers. U kiest welke gegevens u wilt importeren tijdens het instellen van de integratie en u kunt deze keuzes later wijzigen.
| Sage Intacct | Perk | Wat je beheerst |
|---|---|---|
| Grootboekrekeningen | Uitgavencategorieën | Welke rekeningen importeert Perk? Standaard worden winst- en verliesrekeningen geselecteerd in plaats van balansrekeningen. Met andere woorden, rekeningen die verband houden met de inkomsten van het bedrijf, de kosten van de verkochte goederen, de operationele kosten en andere niet-operationele kosten. |
| Afdelingen, projecten, locaties en klassen (afmetingen) | Kostenobjecten of aangepaste velden | Hoe u elke dimensie koppelt. Standaardinstellingen: Afdelingen aan kostenobject, projecten, locaties en klassen aan aangepaste velden. |
| Belastingtarief | Belastingtarief | Welke aankoopbelastingtarieven (voorbelastingen) gelden voor Perk-importen? |
| Contact opnemen met (AP-leverancier) | Gebruikers | Niets te kiezen. Perk zoekt matches op basis van e-mailadres, en u lost eventuele niet-gematchte gebruikers zelf op. |
Grootboekrekeningen en onkostencategorieën
Grootboekrekeningen zijn de rekeningen in uw Sage Intacct -rekeningschema. Perk importeert de rekeningen die u als onkostencategorieën kiest, zodat de onkosten in Perk overeenkomen met uw rekeningschema. U kiest zelf welke rekeningen u wilt importeren. Perk selecteert vooraf de rekeningen voor de winst- en verliesrekening.
Als u na de laatste import accounts toevoegt in Sage Intacct, moet u de importinstellingen voor accounts in Perk aanpassen. Perk haalt de meest recente accountlijst op uit Sage Intacct.
Afmetingen
Dimensies zijn de categorieën die u in Sage Intacct gebruikt om transacties te analyseren. Perk ondersteunt 4 standaarddimensies: Afdelingen, Projecten, Locaties en Klassen. U koppelt elke dimensie aan een kostenobject of een aangepast veld in Perk. Standaard koppelt Perk Afdelingen aan kostenobjecten en Projecten, Locaties en Klassen aan aangepaste velden.
Je kunt elke dimensie aan een kostenobject koppelen, maar slechts één tegelijk. Kostenobjecten voor voordelen gebruiken een platte naamruimte, dus het koppelen van twee dimensies aan een kostenobject leidt tot naamconflicten. Koppel alle andere dimensies in plaats daarvan aan aangepaste velden.
Perk ondersteunt alleen de 4 standaard Sage Intacct-dimensies. Aangepaste Sage Intacct-dimensies anders dan afdelingen, projecten, locaties en klassen kunnen niet worden gekoppeld.
Belastingtarief
Perk importeert de door u gekozen belastingtarieven van Sage Intacct. Perk filtert de lijst op alleen de belastingtarieven voor crediteuren en inkoop (inkomende belastingen). De belastingtarieven voor debiteuren en orderinvoer (uitgaande belastingen) worden uitgesloten omdat deze van toepassing zijn op facturen en niet op onkosten. Perk selecteert standaard alle inkoopbelastingtarieven (inkomende belastingen) en u kunt de tarieven die niet van toepassing zijn op uw onkostenworkflows deselecteren.
Werknemers en gebruikers
Perk importeert uw contactpersonen uit Sage Intacct (AP-leverancier) en koppelt deze aan Perk-gebruikers op basis van hun e-mailadres. De koppeling is exact, dus het e-mailadres van een medewerker in Sage Intacct moet overeenkomen met het e-mailadres van de gebruiker in Perk. Perk toont twee groepen personen:
- Overeenkomende gebruikers: Gebruikers van Perk wiens e-mailadres overeenkomt met een werknemersrecord in Sage Intacct.
- Niet-overeenkomende gebruikers: Gebruikers van Perk zonder overeenkomend Sage Intacct-medewerkersrecord
U lost elk probleem met niet-gekoppelde gebruikers op door het e-mailadres in Perk of Sage Intacct bij te werken zodat ze exact overeenkomen, of door de gebruiker uit de integratie te verwijderen. Als een e-mailadres in een van beide systemen wijzigt, werkt u dit bij in zowel Perk als Sage Intacct en koppelt u de gebruiker opnieuw in Perk.
Wanneer importbewerkingen worden uitgevoerd
Nadat je de installatie hebt voltooid, start Perk de eerste import. Omdat Perk het integratieplatform Merge gebruikt om gegevens uit Sage Intacct te importeren, duurt de eerste import meestal enkele uren, afhankelijk van het synchronisatieschema. Je ontvangt een e-mail wanneer de import is voltooid. Daarna werkt Perk de geïmporteerde gegevens bij telkens wanneer Merge wijzigingen synchroniseert vanuit Sage Intacct, en voert het elke nacht om 00:00 UTC een update uit.
Later de importinstellingen wijzigen
U kunt uw importinstellingen (accounts, dimensies, belastingtarieven en gebruikers) op elk moment na de installatie bewerken. Wanneer u de lijsten met accounts, belastingtarieven of dimensies bewerkt, haalt Perk de actuele lijst op uit Sage Intacct. Bronnen die in Sage Intacct zijn verwijderd, worden niet weergegeven in de selectielijst. Perk bewaart uw importinstellingen als u de verbinding verbreekt en opnieuw verbinding maakt. Controleer deze instellingen daarom na het opnieuw verbinden, vooral als u verbinding hebt gemaakt met een andere entiteit. Volg de instructies in 'De Sage Intacct-integratie instellen' voor de stappen.
Hoe gegevens worden geëxporteerd
Perk exporteert goedgekeurde en afgewikkelde onkosten naar Sage Intacct als boekhoudkundige transacties. Wat Perk in Sage Intacct aanmaakt, hangt af van de manier waarop de onkosten zijn betaald.
| Uitgaven voor extraatjes | Sage Intacct | Notities |
|---|---|---|
| Goedgekeurde, particulier betaalde onkosten | AP-facturen in de crediteurenadministratie | De medewerker moet in Sage Intacct als AP-leverancier worden ingesteld. |
| Afgerekende kaartkosten |
Creditcardtransacties (cctransaction) in Cash Management |
|
| Vereist reiskostenvergoeding | Creditcardtransacties (cctransaction) in Cash Management |
|
| Bijlagen | Niet geëxporteerd | |
| Kredietnota's | Niet geëxporteerd |
Particulier betaalde kosten
Wanneer een medewerker zelf een onkostenvergoeding betaalt en een goedkeurder deze goedkeurt, exporteert Perk deze naar Sage Intacct als een crediteurenfactuur in de module Crediteurenadministratie. Het medewerkersrecord van de medewerker in Sage Intacct moet zijn ingesteld als een crediteurenleverancier. Zie Vereisten voor meer informatie over waarom dit belangrijk is en wanneer u dit moet instellen.
Kaart- en reiskosten
Zodra een uitgave voor een creditcard of reisorganisatie is verwerkt, exporteert Perk deze naar Sage Intacct als een creditcardtransactie (cctransaction) in Cash Management.
Wanneer exporten worden uitgevoerd
U kunt in Perk automatische export configureren om in te stellen hoe vaak Perk exporteert. Perk gebruikt het integratieplatform Merge om verbinding te maken met Sage Intacct. Perk stuurt goedgekeurde onkosten naar Merge, die ze vervolgens naar Sage Intacct stuurt. Vanwege dit proces in twee stappen kan het tot 24 uur duren voordat een goedgekeurde onkostenpost in Sage Intacct verschijnt. Zie Exportfrequentie voor de stappen. Als u de integratie verbreekt, stopt Perk met exporteren. Onkostenposten die zijn goedgekeurd terwijl de integratie was verbroken, worden pas geëxporteerd nadat u de verbinding opnieuw hebt gemaakt en de volgende synchronisatie is uitgevoerd.
Hoe u de integratie kunt bewaken
Perk laat je zien of de integratie is verbonden, wat er is geïmporteerd, of er iets is mislukt en wanneer de volgende import plaatsvindt. Controleer dit eerst als er iets verouderd lijkt, voordat je contact opneemt met de supportafdeling.
Verbindingsstatus
Perk toont de verbindingsstatus te allen tijde in de integratie-instellingen. De mogelijke statussen zijn:
| Status | Wat het betekent |
|---|---|
| Actief | Sage Intacct is verbonden en uw importinstellingen zijn voltooid. |
| Installatie niet voltooid | Sage Intacct is verbonden, maar u heeft de importinstellingen nog niet voltooid. |
| Actie vereist | Perk kan geen verbinding meer maken met Sage Intacct. Maak opnieuw verbinding en voer uw inloggegevens opnieuw in. |
Importsamenvatting
Op de pagina Importinstellingen ziet u een kaart voor elk type gegevens dat u importeert: accounts, dimensies, belastingtarieven en leveranciers. Elke kaart toont het volgende:
- Het totale aantal geïmporteerde records.
- Het aantal records dat niet gesynchroniseerd kon worden, met toegang tot de fouten.
- Een link naar de bijbehorende gegevens in Perk.
- Een link om je importinstellingen te bewerken.
Op de kaart 'Leveranciers' wordt weergegeven hoeveel Perk-gebruikers een Sage Intacct-contactpersoon hebben gevonden en hoeveel niet, met een link naar de pagina 'Personen'.
Importfoutlogboeken
Wanneer een kaart een foutmelding weergeeft, opent het selecteren ervan het paneel Foutlogboeken importeren. De foutgroep van dat object wordt geopend, reeds uitgevouwen en in beeld gescrolld. De groepen voor andere objecten blijven ingeklapt totdat u ze selecteert.
Perk groepeert fouten op object en fouttype. Elke fout toont het betreffende object, de betreffende record (indien beschikbaar), de reden, een voorgestelde actie en een tijdstempel. Als de oplossing aan uw kant ligt, geeft de voorgestelde actie aan wat u in Sage Intacct of Perk moet bijwerken. Als er niets van u nodig is, wordt u gevraagd contact op te nemen met de supportafdeling. Zodra een fout is opgelost, verwijdert Perk deze uit de lijst.
Fouten kunnen in vier categorieën worden ingedeeld, afhankelijk van wie er actie moet ondernemen:
- Gegevensmismatch tussen Sage Intacct en Perk: Bijvoorbeeld, een Perk-gebruiker wiens e-mailadres niet overeenkomt met de medewerker in Sage Intacct. Een beheerder corrigeert de gegevens in Sage Intacct of Perk.
- Account niet gevonden: Bijvoorbeeld een bedrijfskaart in Perk zonder overeenkomend account in Sage Intacct. Een beheerder voegt het account toe in Sage Intacct of werkt de gegevens in Perk bij.
- Probleem met Sage Intacct of de provider: Sage Intacct reageert bijvoorbeeld niet op tijd. Probeer het later opnieuw en neem contact op met de klantenservice als de fout blijft bestaan.
- Interne importfout: Bijvoorbeeld een importtaak die onverwacht mislukt. Perk onderzoekt het, dus er is geen actie vereist.
Nu importeren
Met Nu importeren worden al uw objecten vernieuwd en wordt de datum van de laatste update bijgewerkt, zodat u wijzigingen in Sage Intacct of Perk eerder kunt zien dan bij de volgende automatische import. Wanneer u deze functie gebruikt, laat Perk u weten dat u een e-mail ontvangt zodra de import is voltooid.
Nadat je Nu importeren hebt gebruikt, is er een afkoelperiode van een uur voordat je het opnieuw kunt gebruiken. Tijdens deze afkoelperiode is de knop uitgeschakeld en geeft Perk aan dat Nu importeren nog niet beschikbaar is. Nu importeren is ook niet beschikbaar als je Sage Intacct-verbinding dit niet toestaat, en Perk geeft dat ook aan, zodat je altijd kunt zien waarom het niet is uitgevoerd.
Importeer de geschiedenis en synchroniseer vervolgens verder.
De tabel met de importgeschiedenis toont de laatste 5 importen voor uw bedrijf. Elke rij toont de datum en tijd, het totale aantal verwerkte records, de fouten en het synchronisatietype. Als u Sage Intacct opnieuw moet verbinden, voegt Perk mislukte synchronisaties niet toe aan de geschiedenis.
De volgende geplande synchronisatietijd staat onder de tabel.
Om de pagina met importinstellingen stap voor stap te controleren, fouten te herstellen of verbindings- en exportproblemen op te lossen, raadpleegt u De Sage Intacct-integratie instellen.