De Sage Intacct-integratie synchroniseert uw onkostengegevens tussen Perk en Sage Intacct. Goedgekeurde privé betaalde onkosten en verwerkte kaartbetalingen worden automatisch naar Sage Intacct geëxporteerd, zodat u ze niet opnieuw hoeft in te voeren. Dit artikel begeleidt u door het volledige installatieproces, van het voorbereiden van Sage Intacct tot het koppelen van Perk en het instellen van uw importinstellingen.

Voor meer informatie over wat de integratie inhoudt en hoe gegevens tussen de twee systemen worden uitgewisseld, zie Sage Intacct integreren met Perk voor onkosten.

Rol: Accountbeheerders kunnen deze taak uitvoeren.

Voordat je begint

Voordat je Perk met Sage Intacct verbindt, moet je eerst 3 stappen rechtstreeks in Sage Intacct uitvoeren. Als je deze stappen overslaat, mislukt de verbinding of ontstaan ​​er later exportproblemen.

1. Abonneer u op webservices. Als uw bedrijf nog geen abonnement heeft, gaat u naar Bedrijf > Beheer > Abonnementen, selecteert u Webservices en vervolgens Configureren. Zie voor meer informatie 'Abonneren op webservices' in de Sage Intacct-documentatie.
2. Voeg de afzender-ID van Perk (perkMPP) toe aan de lijst met toegestane afzenders. Ga naar Bedrijf > Instellingen > Configuratie > Bedrijf, open het tabblad Beveiliging en selecteer Bewerken. Selecteer in het gedeelte Autorisaties voor webservices de optie Toevoegen, voer de afzender-ID van Perk in, zorg ervoor dat de status Actief is en selecteer Opslaan.
3. Een gebruiker voor webservices aanmaken. Dit is een speciaal account voor webservices, los van uw standaard Sage Intacct-gebruikersaccounts. Zie Een gebruiker voor webservices aanmaken in Sage Intacct.

Je hebt ook twee gegevens van Sage Intacct nodig om de verbinding te voltooien:

• Bedrijfs-ID: u vindt deze op het tabblad Algemene informatie onder Bedrijf > Instellingen > Configuratie > Bedrijf. Zie Bedrijfsinformatie voor meer informatie.
• Locatie-ID: verplicht. Dit is de ID van de locatie of entiteit die u wilt koppelen. U vindt deze in de lijst met locaties. Voor entiteiten gaat u naar Bedrijf > Instellingen > Configuratie > Entiteiten. Zie Locaties voor meer informatie over het veld.

Een gebruiker voor webservices aanmaken in Sage Intacct

Een Web Services-gebruiker is een speciaal account in Sage Intacct dat Perk gebruikt om verbinding te maken en gegevens te synchroniseren. Dit account kan niet inloggen op de Sage Intacct-interface en staat los van de inlogaccounts die uw team dagelijks gebruikt. Maak voor elke integratie een aparte Web Services-gebruiker aan.

1. Ga in Sage Intacct naar Bedrijf > Beheer > Gebruikers, rollen en groepen en selecteer vervolgens Toevoegen naast Web Services-gebruikers.
2. Voer een unieke gebruikers-ID in, bijvoorbeeld "perk-integration". Dit is de gebruikers-ID voor webservices die u later in Perk invoert. U kunt deze niet meer wijzigen nadat u de instellingen hebt opgeslagen.
3. Voer een gebruikersnaam en het e-mailadres van het account in. Sage Intacct gebruikt het e-mailadres om wachtwoordresets te verifiëren.
4. Stel de status in op Actief.
5. Selecteer een contactnaam of selecteer Toevoegen om een ​​nieuw contact aan te maken.
6. Selecteer een gebruikerstype. Zakelijke gebruikers hebben toegang tot alle functies. Stel vervolgens beheerdersrechten in. U stelt de machtigingen in de volgende stap in.
7. Selecteer Opslaan. Selecteer in het bevestigingsvenster Aanmaken, voer uw eigen Sage Intacct-wachtwoord in en selecteer Verifiëren.

Sage Intacct stuurt de nieuwe gebruiker zijn of haar gebruikers-ID per e-mail. Als u een nieuw wachtwoord voor de Web Services-gebruiker wilt instellen, selecteert u Wachtwoord opnieuw instellen op de pagina van de gebruiker. Sage Intacct stuurt het nieuwe wachtwoord per e-mail naar de gebruiker. Dit is het Web Services-gebruikerswachtwoord dat u later in Perk moet invoeren.

Voor meer informatie over het toevoegen, bewerken en deactiveren van gebruikers van webservices, raadpleegt u het gedeelte 'Webservices-gebruikers' in de Sage Intacct-documentatie.

Machtigingen toewijzen aan de gebruiker van de webservices

Een gebruiker van webservices kan alleen doen wat zijn of haar machtigingen toestaan. Machtigingen worden normaal gesproken toegewezen via een rol. Zie Beheerdersmachtigingen en Gebruikerstypen voor meer informatie.

Voor deze functie zijn de volgende lees- en schrijfrechten vereist:

1. Ga in Sage Intacct naar Bedrijf > Beheer > Gebruikers, rollen en groepen > Rollen.
2. Selecteer de rol die u wilt gebruiken voor de Perk-integratie, of voeg een nieuwe rol toe.
3. Selecteer Abonnementen.
4. Zoek elke toepassing op en selecteer Machtigingen om de rol de toegangsrechten te geven die in de tabel worden vermeld.
5. Sla de rol op en wijs deze vervolgens toe aan de gebruiker van de webservices op de gebruikerspagina.

Perk koppelen aan Sage Intacct

De Sage Intacct-integratie maakt gebruik van authenticatie op basis van inloggegevens, niet van inloggen via de browser. In plaats van in te loggen via een pop-up, voert u vier inloggegevens voor webservices rechtstreeks in Perk in.

1. Ga in Perk naar Instellingen > Integraties.
2. Selecteer Sage Intacct.
3. Controleer op het scherm met de pre-flight checklist of u alle 3 stappen van Voordat u begint hebt voltooid. De knop Verbinden blijft uitgeschakeld totdat u dit bevestigt.
4. Selecteer Verbind met Sage Intacct. Er wordt een inlogformulier geopend.
5. Voer uw 4 inloggegevens in: Bedrijfs-ID, Web Services-gebruikers-ID, Web Services-gebruikerswachtwoord en Locatie-ID.
6. Selecteer Verbinden.
7. Als de verbinding tot stand komt, haalt Perk uw Sage Intacct-bedrijfsnaam op en toont deze.

Een entiteit kiezen bij het verbinden

Als u verbinding maakt zonder locatie-ID en Perk detecteert dat de gebruiker van de webservices meer dan één entiteit kan zien, toont Perk na de verbinding een pop-up waarin u wordt gevraagd een locatie-ID te selecteren. Kies de entiteit waarmee u wilt synchroniseren en bevestig uw keuze. Perk beperkt alle toekomstige synchronisaties tot die entiteit.

Importinstellingen configureren

Nadat je verbinding hebt gemaakt, opent Perk een wizard voor importinstellingen. In deze wizard bepaal je welke gegevens Perk vanuit Sage Intacct importeert en hoe deze in Perk worden weergegeven. De wizard bestaat uit vier stappen, altijd in deze volgorde: Rekeningen, Dimensies, Belastingtarieven en Gebruikers. Elke stap toont de gegevens die Perk rechtstreeks ophaalt uit je Sage Intacct-entiteit, zodat je huidige rekeningschema, dimensies, belastingtarieven en medewerkers worden weergegeven.

Bereid je voor voordat je de wizard start.

Verzamel eerst deze antwoorden, zodat je alle 4 stappen zonder onderbreking kunt voltooien:

• Welke dimensie, indien van toepassing, wilt u toewijzen aan het kostenobject in Perk? Zie Stap 2: Dimensies.
• Of het e-mailadres van elke Perk-gebruiker overeenkomt met het e-mailadres in hun Sage Intacct-leveranciersprofiel. Zie Stap 4: Gebruikers.
• Welke grootboekrekeningen en inkoopbelastingtarieven (voorbelastingen) moet uw team gebruiken voor onkosten?

Stap 1: Boekhouding

Kies welke grootboekrekeningen (GL-rekeningen) kostencategorieën worden in Perk. Perk haalt alle GL-rekeningen op uit Sage Intacct en toont ze in een lijst. Standaard worden de winst-en-verliesrekeningen geselecteerd in plaats van de balansrekeningen.

1. Bekijk de lijst met grootboekrekeningen.
2. Schakel alle accounts uit die je niet wilt gebruiken in Perk.
3. Selecteer Volgende.

Rekeningen die u deselecteert, worden niet als onkostencategorieën weergegeven in Perk. U kunt de selectie later wijzigen door uw importinstellingen aan te passen.

Stap 2: Afmetingen

Bepaal hoe Perk uw Sage Intacct-dimensies gebruikt. Dimensies zijn de categorieën die u in Sage Intacct gebruikt om transacties te analyseren. Koppel elke dimensie aan een kostenobject of een aangepast veld in Perk, of laat deze weg. Perk ondersteunt 4 standaarddimensies. Aangepaste dimensies worden niet ondersteund.

1. Bekijk de mapping voor elke dimensie.
2. Wijzig de gewenste toewijzing van de standaardinstellingen en bepaal of u de dimensie wilt gebruiken om kosten te splitsen of puur voor rapportagedoeleinden.
3. Selecteer Volgende.

Stap 3: Belastingtarieven

Kies welke Sage Intacct-belastingtarieven Perk importeert. Perk haalt uw belastingtarieven op en filtert deze op alleen de belastingtarieven voor crediteuren en inkoop (inkomende belastingen). De belastingtarieven voor debiteuren en orderinvoer (uitgaande belastingen) zijn van toepassing op facturen, niet op kosten, dus Perk laat deze buiten beschouwing. Alle inkoopbelastingtarieven (inkomende belastingen) zijn standaard geselecteerd.

1. Bekijk de lijst met aankoopbelastingtarieven (voorbelastingen).
2. Schakel alle opties uit die niet van toepassing zijn op uw uitgaven.
3. Selecteer Volgende.

Stap 4: Gebruikers

Koppel uw Perk-gebruikers aan Sage Intacct-contactpersonen (AP-leveranciers) zodat elke geëxporteerde onkostenpost aan het juiste leveranciersrecord wordt gekoppeld. Perk koppelt op basis van e-mailadres en de koppeling is exact.

De stap toont 2 groepen:

• Overeenkomende gebruikers: Gebruikers van Perk waarvan het e-mailadres overeenkomt met een Sage Intacct-leveranciersrecord.
• Niet-overeenkomende gebruikers: Perk-gebruikers zonder overeenkomend Sage Intacct-leveranciersrecord.

Voordat u verdergaat, moet u alle gebruikers met een onjuiste koppeling oplossen. Werk voor elke gebruiker het e-mailadres in Perk of Sage Intacct bij zodat deze exact overeenkomen, of sluit de gebruiker uit van de integratie.

1. Bekijk de lijst met overeenkomende gebruikers.
2. Voor elke gebruiker die niet overeenkomt, moet u het e-mailadres bijwerken zodat het overeenkomt, of de gebruiker uitsluiten.
3. Selecteer Volgende.

Installatie voltooien

Nadat je alle 4 stappen hebt doorgenomen, selecteer je Installatie voltooien bij stap 4. Perk slaat al je instellingen op en start de eerste import vanuit Sage Intacct.

De eerste import duurt meestal enkele uren, afhankelijk van het synchronisatieschema van het integratieplatform. U ontvangt een e-mail zodra de eerste import is voltooid.

Wat gebeurt er nadat je de installatie hebt voltooid?

Zodra de installatie is voltooid, werkt de integratie automatisch. U hoeft geen synchronisatie te starten, maar het is handig om te weten wat er gebeurt en wanneer, zodat u weet wat u in Sage Intacct kunt verwachten en waar u moet kijken als er iets verouderd lijkt.

Inzicht in hoe synchronisatie werkt

Importen en exporteren verlopen volgens verschillende schema's. Perk gebruikt het integratieplatform Merge om gegevens uit te wisselen met Sage Intacct.

• Importeert vanuit Sage Intacct. Nadat de eerste import is voltooid, werkt Perk de geïmporteerde gegevens (accounts, dimensies, belastingtarieven en werknemers) bij wanneer Merge wijzigingen synchroniseert vanuit Sage Intacct, en voert een nachtelijke update uit om 00:00 UTC.
• Exporteert naar Sage Intacct. Perk exporteert volgens de exportfrequentie die u hebt ingesteld als automatische exportinstelling. Perk stuurt goedgekeurde onkosten naar Merge, en Merge stuurt ze vervolgens naar Sage Intacct. Goedgekeurde privé betaalde onkosten worden in Sage Intacct weergegeven als crediteurenfacturen, en afgewikkelde kaart- en reiskosten worden weergegeven als creditcardtransacties. Het kan tot 24 uur duren voordat een goedgekeurde onkostenpost in Sage Intacct verschijnt.

Als je de integratie verbreekt, stopt Perk met synchroniseren. Goedgekeurde onkosten die zijn gedeclareerd terwijl de integratie was verbroken, worden pas geëxporteerd nadat je de verbinding opnieuw hebt gemaakt en de volgende synchronisatie is uitgevoerd.

De verbindingsstatus controleren

Perk toont de verbindingsstatus te allen tijde in de integratie-instellingen. De mogelijke statussen zijn:

Als de status Actie vereist is, ga dan naar Instellingen > Integraties, zoek naar Sage Intacct en voer uw inloggegevens voor webservices opnieuw in.

Voor meer achtergrondinformatie over wat de integratie importeert en exporteert, zie Sage Intacct integreren met Perk voor onkosten.

De importstatus controleren en fouten corrigeren.

Gebruik de pagina 'Importinstellingen' in Perk om te controleren wat er vanuit Sage Intacct is geïmporteerd, fouten op te sporen en te corrigeren. Controleer deze pagina eerst als er iets verouderd lijkt, voordat u contact opneemt met de supportafdeling.

1. Open in Perk de pagina met importinstellingen voor Sage Intacct.
2. Controleer de kaart voor elk type gegevens: rekeningen, afmetingen, belastingtarieven en leveranciers.
3. Klik op een kaart die een foutmelding weergeeft om het paneel 'Foutlogboeken importeren' te openen.
4. Volg voor elke foutmelding de voorgestelde actie in Sage Intacct of Perk. Als het paneel u vraagt ​​contact op te nemen met de supportafdeling, hoeft u niets aan uw kant op te lossen.
5. Klik op Nu importeren in de importgeschiedeniskaart om te controleren of de fout is verholpen zonder te wachten op de volgende automatische import.

Voor meer informatie over wat de kaarten, foutenlogboeken, importgeschiedenis en 'Nu importeren' weergeven, raadpleegt u Sage Intacct integreren met Perk voor onkosten.

Importfouten en wat u daaraan kunt doen

De onderstaande tabel geeft een overzicht van de fouten die u mogelijk ziet in het paneel 'Importfoutlogboeken', wie actie moet ondernemen en wat u moet doen.

Instellingen bewerken en gebruikers toevoegen na de installatie.

U kunt uw Sage Intacct-importinstellingen op elk moment na de eerste installatie wijzigen. Ga naar Instellingen > Integraties, zoek naar Sage Intacct en selecteer Instellingen bewerken. U kunt accounts, dimensies, belastingtarieven en gebruikers bewerken. Wanneer u de lijsten met accounts, belastingtarieven of dimensies bewerkt, haalt Perk de huidige lijst op uit Sage Intacct. Bronnen die u in Sage Intacct hebt verwijderd, worden niet weergegeven in de selectielijst.

Je kunt nieuwe Perk-gebruikers ook op elk moment na de eerste installatie koppelen aan Sage Intacct-leveranciers. Ga naar de stap 'Gebruikers' in de integratie-instellingen en koppel de nieuwe gebruiker aan het bijbehorende Sage Intacct-leveranciersprofiel.

Overstappen naar een andere Sage Intacct-entiteit

De locatie-ID die u invoert tijdens het instellen van de verbinding, wordt gesynchroniseerd met één specifieke Sage Intacct-entiteit. Om over te schakelen naar een andere entiteit, verbreekt u de integratie en maakt u opnieuw verbinding met de juiste locatie-ID.

Probleemoplossing en scenario's voor exportfouten

Gebruik deze tabel om veelvoorkomende verbindings- en exportproblemen te diagnosticeren.

Sage Intacct en Perk kunnen ook de volgende foutmeldingen weergeven:

Sage Intacct loskoppelen

Als je de verbinding verbreekt, stopt de synchronisatie, maar blijven je importinstellingen behouden. Als je later opnieuw verbinding maakt, hoef je je importinstellingen dus niet opnieuw in te stellen. Na het verbreken van de verbinding worden in Perk goedgekeurde onkosten niet naar Sage Intacct geëxporteerd totdat je opnieuw verbinding maakt en de volgende synchronisatie plaatsvindt.

1. Ga in Perk naar Instellingen > Integraties.
2. Selecteer Sage Intacct.
3. Selecteer Verbinding verbreken.
4. Bevestig de ontkoppeling wanneer daarom wordt gevraagd.

Om de verbinding te herstellen, volgt u de stappen in Perk verbinden met Sage Intacct en Importinstellingen instellen opnieuw. Controleer na het herstellen van de verbinding al uw importinstellingen om er zeker van te zijn dat ze nog steeds overeenkomen met de huidige Sage Intacct-gegevens.