De Perk Spend-integratie voor Microsoft Dynamics 365 Finance verbindt Perk met Microsoft Dynamics 365 Finance (D365 Finance), zodat stamgegevens, onkosten en leveranciersfacturen tussen de twee systemen gesynchroniseerd blijven.

Wat de integratie doet

De integratie zorgt ervoor dat onkosten- en factuurgegevens gesynchroniseerd blijven tussen Perk en D365 Finance. Stamgegevens – zoals medewerkers, leveranciers, kostenplaatsen en meer – worden automatisch vanuit D365 Finance naar Perk overgezet. Onkosten en leveranciersfacturen die medewerkers in Perk beheren, worden als onkostenrapporten en leveranciersfacturen naar D365 Finance overgezet, zodat uw financiële team ze direct kan controleren of boeken.

De integratie is bedoeld voor accountbeheerders en bedrijfsbeheerders die de verbinding beheren, en voor financiële controleurs en factuur- of onkostenverwerkers die met de gegenereerde documenten werken. Het werkt met zowel cloud- als on-premises D365 Finance-implementaties. De installatiestappen verschillen enigszins tussen de twee: on-premises omgevingen vereisen extra firewallregels en gebruiken AD FS voor authenticatie in plaats van Microsoft Entra ID.

Hoe stroomt data tussen Perk en D365 Finance?

Tussen Perk en D365 Finance wordt data in twee richtingen uitgewisseld, waarbij voor beide een andere methode wordt gebruikt:

• Importeren (D365 Financiën → Voordelen): Stamgegevens — zoals werknemers, leveranciers, kostenplaatsen, projecten, inkooporders en meer — worden vanuit D365 Finance naar Perk gepusht via business events, die in realtime worden geactiveerd wanneer de brongegevens wijzigen.
• Exporteren (Perk → D365 Finance): Goedgekeurde onkosten en leveranciersfacturen, inclusief bijlagen, worden via REST API's vanuit Perk naar D365 Finance verzonden.

De onderstaande tabellen laten zien wat er beweegt en hoe:

Importeren (D365 Financiën → Perk)

Exporteren (Perk → D365 Finance)

Exportkosten naar D365 Finance

De integratie ondersteunt de volgende soorten onkosten:

• Vergoedbare onkosten: Kosten die werknemers zelf betalen en vervolgens declareren.
• Transacties: aankopen met de zakelijke creditcard.
• Reiskosten: kosten verbonden aan zakenreizen.
• Bonnen en bijlagen: Ondersteunende documenten in PDF, JPG, PNG en andere gangbare formaten.

Zodra een onkostennota gereed is, maakt de integratie deze aan in D365 Finance onder Onkostenbeheer Mijn onkosten Onkostennota's, met een van de volgende twee statussen:

• Ontwerp: De automatische indieningsfunctie is uitgeschakeld, dus de medewerker moet het formulier nog steeds handmatig indienen via D365 Finance.
• Ter beoordeling: De automatische indieningsfunctie is ingeschakeld, waardoor de integratie het direct naar de D365 Finance-workflow verzendt.

Documenten verzenden inschakelen Verstuurt ontvangstbewijzen en andere bijlagen samen met het rapport.

Facturen exporteren naar D365 Finance

De integratie ondersteunt de volgende factuurtypen:

• Facturen zonder inkooporder: Facturen die geen verwijzing naar een inkooporder bevatten.
• Inkoopfacturen: Facturen gekoppeld aan een inkooporder, inclusief drievoudige afstemming met de order en de goederenontvangst.
• Bijlagen bij documenten: Factuurdocumenten in PDF, JPG, PNG en andere gangbare formaten.

Zodra een factuur de goedkeuringsworkflow van Perk heeft doorlopen, maakt de integratie deze aan in D365 Finance onder Crediteurenfacturen Openstaande leveranciersfacturen., met een van de volgende twee statussen:

• In behandeling: De automatische boekingsfunctie is uitgeschakeld, dus iemand moet de transactie nog handmatig in het factuurjournaal verwerken.
• Geplaatst: Automatisch posten is ingeschakeld, dus de integratie plaatst het bericht automatisch.

Net als bij onkosten, schakelt u de optie 'Documenten verzenden' in. Verstuurt ook de bijlagen bij de factuur.

Voorwaarden

Voordat u de integratie inschakelt, moeten de relevante D365 Finance-modules volledig zijn ingesteld:

• Module crediteurenadministratie: Nodig voor de factuurverwerking.
• Module voor onkostenbeheer: Nodig voor de verwerking van onkosten.

Twee D365 Finance-beveiligingsrollen bepalen wie wat met de integratie mag doen:

• integratiemanager: Volledige toegang tot de configuratie: algemene configuratie, initiële synchronisatie van stamgegevens en zowel leveranciersfacturen als onkostenrapporten.
• integratiemedewerker: Alleen dagelijkse werkzaamheden — facturen van leveranciers en onkostennota's, zonder toegang tot configuratie-instellingen.

Bekende beperkingen

• Belastingtarieven worden niet in realtime gesynchroniseerd; ze worden bijgewerkt via een geplande batchtaak in plaats van op basis van zakelijke gebeurtenissen.
• Alleen bevestigde inkooporders worden gesynchroniseerd van D365 Finance naar Perk.
• Alleen projecten worden gesynchroniseerd als kostenobjecten; projecttaken en projecthiërarchieën niet.
• Een verwijderde inkooporderregel in D365 Finance wordt in Perk weergegeven als een inactieve regel, niet als een verwijderde regel.
• Betalingsvoorwaarden en kortingscombinaties moeten al in Perk aanwezig zijn voordat de synchronisatie van inkooporders correct werkt.