Hoe werkt het vooraf goedkeuren van reizen?

Met een voorafgaande goedkeuring krijg je alvast een bevestiging voor een reis voordat je begint met het zoeken naar vluchten en hotels. Je geeft de reden voor je reis en de geschatte reisdatum op, je goedkeurder beoordeelt het verzoek en keurt het goed of af, waarna Perk je de beslissing per e-mail stuurt. Als jij degene bent die over iemands anders verzoek beslist, ga dan direct naar Als u de goedkeurder bent.

Opmerking: Pre-goedkeuringen bevinden zich in een gesloten bèta, dus het kan zijn dat u ze nog niet in uw account ziet. In accounts waar ze wel beschikbaar zijn, heeft de instelling een Beta badge. Als je wilt deelnemen aan de bèta, neem dan contact op met je accountmanager.

Wanneer u een aanvraag voor voorafgaande goedkeuring nodig heeft

Of je in Perk een voorafgaande goedkeuring nodig hebt, hangt af van hoe je bedrijf dit heeft ingesteld. Je accountbeheerders beslissen: sommige bedrijven stellen het verplicht voor iedereen, andere voor bepaalde teams en weer andere maken het optioneel. Als het verplicht is, kun je een boeking pas voltooien nadat je een goedgekeurde voorafgaande goedkeuring eraan hebt gekoppeld. Als het optioneel is, neem dan contact op met je reis- of financiële afdeling om te bepalen voor welke reizen je een voorafgaande goedkeuring moet aanvragen.

Je kunt een aanvraag voor goedkeuring indienen via de knop Vraag goedkeuring aan op de pagina 'Reizen' op de website, of via de pagina met reisschema's en het afrekenproces op zowel de website als de mobiele app. Omdat je de aanvraag indient voordat je boekt, is deze gebaseerd op ruwe schattingen. Je hebt geen exacte tijden of definitieve prijzen nodig.

Let op: Eén goedgekeurde pre-goedkeuringsaanvraag dekt alles wat u voor die reis boekt: vluchten, hotels, treinen en auto's. U kunt deze aanvraag blijven hergebruiken tot de vervaldatum is verstreken.

Wat u in uw aanvraag voor voorlopige goedkeuring moet vermelden

Het pre-goedkeuringsformulier in Perk vraagt om een Titel, Geschatte data en een Reisverzoek waarin je de reis toelicht. In het paneel Wat moet ik vermelden staan de vier punten die je moet behandelen:

Uw reden voor de reis.
De bestemming.
Het vervoer en de accommodatie die je nodig hebt.
Een geschat budget, indien bekend.

Uw goedkeurder beslist of de reis de tijd en het geld waard is, vaak met minder context dan u. Meer details kunnen u helpen om sneller een positief antwoord te krijgen: "On-site meeting met het productteam in San Francisco. Ik ben er 1 nacht en heb vluchten en een hotel nodig in de buurt van het kantoor van de klant in SoMa. De kosten zullen in deze tijd van het jaar ongeveer $500 bedragen."

Vergelijk dat eens met “Naar San Francisco gaan voor werk.” Je goedkeurder zou moeten raden hoe lang je weggaat, wat je boekt en wat het kost – wat meestal betekent dat er meerdere berichten worden uitgewisseld voordat ze een beslissing kunnen nemen.

Wat gebeurt er nadat je je verzoek hebt verzonden?

Tijdens de bèta verloopt alles na het versturen van een pre-goedkeuringsverzoek via e-mail. Perk stuurt een e-mail naar de goedkeurder met de details en bevestigt dat je verzoek is verzonden. Zodra de goedkeurder een beslissing heeft genomen, stuurt Perk je een e-mail met de beslissing. In de e-mail met de goedkeuring vind je een knop om je reis te boeken. Je kunt een verzoek niet meer bewerken of annuleren nadat je het hebt verzonden, dus het is verstandig om alles nog even door te lezen voordat je het verstuurt.

Als uw goedkeurder de aanvraag afwijst, wordt er geen reden in de e-mail vermeld. Neem rechtstreeks contact met hem of haar op en stuur een nieuwe aanvraag zodra het probleem is opgelost. Ga ondertussen verder met het samenstellen van uw reis. Als u de pagina met het reisschema of de afrekenpagina bereikt zonder een goedgekeurde pre-goedkeuring, slaat Perk de boeking op als concept. Wanneer pre-goedkeuring verplicht is, blijft Doorgaan naar afrekenen uitgeschakeld totdat u een pre-goedkeuring hebt ontvangen.

Let op: Perk slaat je boeking op als concept, maar kan de prijs of de stoel niet vastleggen. Tarieven en beschikbaarheid veranderen terwijl je aanvraag wordt beoordeeld, dus stuur je aanvraag zo vroeg mogelijk in voor reizen waarbij het tarief belangrijk is.

Je kunt je pre-goedkeuringsverzoek koppelen aan je boeking.

Bij het afrekenen toont Perk een Voorafgaande goedkeuring-veld waar u uw goedgekeurde aanvraag aan de boeking kunt koppelen. U koppelt dezelfde voorafgaande goedkeuringsaanvraag aan elke boeking voor die reis.

Als u de goedkeurder bent

Perk stuurt je een e-mail wanneer iemand die je hebt goedgekeurd een pre-goedkeuringsverzoek indient. In de bètaversie is die e-mail je toegangspoort. Open het verzoek via de link en je ziet de titel van de reis, de data, het reisverzoek met de informatie die de reiziger heeft gedeeld, en wie de reiziger is.

Van daaruit keur je het goed of af, en Perk stuurt hen een e-mail met de uitslag. Je beslist of de reis überhaupt doorgaat, niet of een bepaalde vlucht binnen het beleid valt. Zodra je goedkeurt, kan de reiziger alles boeken wat hij of zij nodig heeft voor die reis, op basis van jouw beslissing. Het goedkeuren van een pre-goedkeuringsverzoek betekent niet altijd dat de reis definitief is goedgekeurd.

Afhankelijk van hoe uw bedrijf het heeft ingericht, kan er bij het afrekenen nog steeds een aparte goedkeuring op boekingsniveau plaatsvinden, soms door een andere goedkeurder. Uw beslissing heeft betrekking op de reis; die andere beslissing heeft betrekking op de boeking.

Let op: De reiziger kan pas boeken nadat u een beslissing heeft genomen, en de tarieven kunnen wijzigen terwijl de reiziger wacht.