Met Voorafgaande goedkeuringen in Perk kan een goedkeurder de reden voor een reis goedkeuren voordat iemand begint met boeken. Gebruik dit artikel om ze in te schakelen in een goedkeuringsproces, te bepalen of ze verplicht zijn en te kiezen wie ze goedkeurt.

Let op: Pre-goedkeuringen bevinden zich in een gesloten bètafase, dus het kan zijn dat u ze nog niet in uw account ziet. In accounts waar ze beschikbaar zijn, heeft de instelling een bètabadge. Als u wilt deelnemen aan de bèta, neem dan contact op met uw accountmanager.

Hoe voorafgaande goedkeuringen werken

Met de pre-goedkeuringen in Perk worden twee vragen die voorheen tegelijkertijd werden beantwoord, nu apart behandeld. Een pre-goedkeuringsverzoek beantwoordt de vraag "mag deze persoon om deze reden reizen?" voordat er een boeking plaatsvindt. Een definitieve boekingsgoedkeuring beantwoordt de vraag "valt deze specifieke boeking binnen het beleid en de prijs?" tijdens het afrekenen. Eén goedgekeurd pre-goedkeuringsverzoek dekt alle diensten die de reiziger nodig heeft voor die reis – vlucht, hotel, trein en auto – en kan tot de einddatum van het verzoek voor meerdere boekingen worden gebruikt.

Het eerste voordeel van die splitsing is dat de voorafgaande goedkeuring niet langer via Jira, formulieren of Slack verloopt, maar direct plaatsvindt op de plek waar de reis daadwerkelijk wordt geboekt. Het tweede voordeel is de timing: omdat de beslissing "moeten ze reizen?" wordt genomen voordat iemand naar een vlucht zoekt, concurreert deze niet langer met de beschikbaarheid van vluchten. Daardoor blijven minder reizen hangen in de wachtrij voor een goedkeuring, terwijl de tickets of hotelkamers al volgeboekt zijn.

De splitsing zorgt ook voor een eenvoudiger goedkeuringsproces. Doordat de reisbeslissing vooraf wordt genomen, kunt u alles wat binnen het beleid valt, al via een pre-goedkeuringsverzoek goedkeuren en de definitieve boekingsgoedkeuring bewaren voor uitzonderingen die buiten het beleid vallen.

Het inschakelen van voorafgaande goedkeuringen in een goedkeuringsproces.

Je schakelt voorafgaande goedkeuringen in binnen een goedkeuringsproces, de container waarin je goedkeuringsregels in Perk zijn opgeslagen. Een goedkeuringsproces kan worden ingesteld voor specifieke medewerkers, specifieke bedrijven of je hele account.

1. Ga naar Instellingen > Reisbeheer > Reisgoedkeuringen.
2. Selecteer op de pagina 'Reisgoedkeuringsprocessen' een bestaand proces in het tabblad 'Actief' of selecteer 'Nieuw goedkeuringsproces'.
3. Voer een Naam in, bijvoorbeeld "Reizen verkoopteam", en gebruik vervolgens "Voor wie is het goedkeuringsproces bedoeld?" om te selecteren op wie het van toepassing is.
4. Schakel de optie 'Vraag vooraf goedkeuring aan voordat u reizen plant' in.
5. In de rij Voorafgaande goedkeuring aanvragen van kunt u met 'Goedkeurder selecteren' kiezen wie de aanvragen beoordeelt.
6. Vink Voorafgaande goedkeuring is optioneel aan als u boekingen niet wilt blokkeren zonder voorafgaande goedkeuring.
7. Selecteer Goedkeuringsproces aanmaken voor een nieuw proces, of Opslaan als u een bestaand proces bewerkt.

Keuze of voorafgaande goedkeuring verplicht of optioneel is.

In Perk is voorafgaande goedkeuring standaard verplicht. Door Vraag voorafgaande goedkeuring aan voordat u reizen plant in te schakelen, moet iedereen die onder de regeling valt een goedgekeurde aanvraag voor voorafgaande goedkeuring hebben voordat ze kunnen boeken. Als Alex Macdonald bijvoorbeeld onder de regeling valt en bij het afrekenen aankomt zonder een dergelijke aanvraag, blokkeert Perk de boeking.

Door Voorafgaande goedkeuring is optioneel in te schakelen, wordt dit versoepeld. Reizigers kunnen nog steeds een verzoek om voorafgaande goedkeuring indienen, maar niets belet hen om zonder voorafgaande goedkeuring te boeken.

Een goedkeurder kiezen

Elke regel voor voorafgaande goedkeuring in Perk heeft één goedkeurder. Gebruik in de goedkeurderkiezer het veld Zoeknaam om iemand te vinden onder Goedkeurdersgroepen, waar Lijnmanager staat, of onder Personen, waar individuele personen op naam en e-mailadres worden weergegeven. Eigenaren van kostenobjecten kunnen geen goedkeurders zijn en het is niet mogelijk om ketens met meerdere stappen te bouwen in de bètaversie.

Hoe werken voorafgaande goedkeuringen samen met definitieve boekingsgoedkeuring?

In Perk werken voorafgaande goedkeuringen en definitieve boekingsgoedkeuringen onafhankelijk van elkaar. Een voorafgaande goedkeuring betreft de intentie om te reizen; de definitieve boekingsgoedkeuring betreft de specifieke boeking bij het afrekenen en wordt nog steeds geactiveerd voor boekingen die al onder een voorafgaande goedkeuring vallen.

Je stelt dit in onder Definitieve boekingsgoedkeuring in dezelfde editor. Goedkeurders op boekingsniveau zien een vooraf goedgekeurd ✓-indicator met een link om het verzoek tot voorlopige goedkeuring te openen.

Wat reizigers en goedkeurders zien

Reizigers kunnen in Perk een aanvraag voor voorafgaande goedkeuring indienen via de knop Aanvraag voor voorafgaande goedkeuring, die verschijnt op de pagina 'Reizen' op de website en op de pagina met reisschema's en bij het afrekenen, zowel op de website als op mobiel. Het formulier vraagt ​​om een ​​titel, geschatte data en een reiswens in vrije tekst. In de bètafase is het niet mogelijk om een ​​aanvraag voor iemand anders in te dienen, en één aanvraag is geldig voor één reiziger. Boekingen met meerdere reizigers vereisen daarom geen aanvraag voor voorafgaande goedkeuring.

Perk stuurt een e-mail naar de door jou gekozen goedkeurder wanneer iemand binnen het toepassingsgebied een verzoek indient. In de bètaversie is die e-mail de enige manier voor de goedkeurder om het verzoek te bekijken: ze openen het verzoek via de link, keuren het goed of af in Perk, en Perk stuurt de reiziger vervolgens een e-mail met de beslissing van de goedkeurder.