Synchroniseer je Perk-evenement met Google Agenda.

De synchronisatie met Google Agenda zorgt ervoor dat je Perk-evenement en je persoonlijke Google Agenda automatisch worden bijgewerkt, zodat jij en je deelnemers altijd de meest recente informatie zien in de agenda die jullie al gebruiken.

Rol: Evenementorganisatoren en medeorganisatoren kunnen deze taak uitvoeren.

Google Agenda koppelen

Koppel je Google Agenda via het tabblad Instellingen van je evenement om de synchronisatie te starten.

Open een evenement dat je aan het organiseren bent en ga vervolgens naar Instellingen Google Agenda.
Klik op Google Agenda verbinden.
Meld u aan bij uw Google-account en geef toegang tot uw agenda.
Zodra de verbinding tot stand is gebracht, ziet u bij de gebeurtenis Verbonden als u@example.com.
Klik op Toevoegen aan agenda's van deelnemers om het evenement aan je Google Agenda toe te voegen en je deelnemers uit te nodigen.

Perk heeft alleen toegang tot de informatie die nodig is om uw agenda-afspraken aan te maken en bij te werken. De integratie wordt geverifieerd met het Google-account dat tijdens de verbinding wordt gebruikt. Dit kan een ander account zijn dan het account van de persoon die deze instellingen bekijkt. Als dit niet het Google-account is dat u wilt gebruiken, verbreek dan de verbinding en maak opnieuw verbinding met het account waarmee u uitnodigingen wilt verzenden.

Let op: Als je synchronisatie inschakelt nadat je al deelnemers hebt uitgenodigd, voegt Perk je volledige huidige gastenlijst toe aan de Google Agenda-gebeurtenis de eerste keer dat je op Toevoegen aan agenda's van deelnemers klikt — niet alleen de mensen die later worden uitgenodigd.

Evenementdetails synchroon houden

Perk is dé bron voor de naam, beschrijving, datums en tijden, locatie en deelnemerslijst van je evenement. Wijzigingen die je in Perk aanbrengt, worden automatisch gesynchroniseerd met Google Agenda, terwijl wijzigingen die je rechtstreeks in Google Agenda aanbrengt, niet worden gesynchroniseerd met Perk.

Perk stelt ook automatisch de juiste tijdzone in voor het gesynchroniseerde evenement, op basis van de locatie van uw evenement, en houdt rekening met zomertijd, zodat u nooit handmatig tijden hoeft om te rekenen.

Zorg ervoor dat alle aanmeldingen synchroon lopen.

RSVP's worden in beide richtingen gesynchroniseerd. Wanneer een deelnemer in Perk 'Ja', 'Nee' of 'Misschien' antwoordt, verschijnt dat antwoord in Google Agenda. Een RSVP vanuit Google Agenda (web, iOS, Android, Outlook of elke andere app die de uitnodiging kan lezen) wordt vervolgens automatisch in Perk weergegeven.

Als iemand zijn of haar RSVP aan beide kanten wijzigt, heeft de meest recente wijziging voorrang en worden beide platforms binnen enkele seconden gelijkgetrokken. RSVP's aan de Google-kant worden pas teruggestuurd zodra de verbinding met Perk volledig is ingesteld; updates worden altijd van Perk naar Google doorgestuurd, ongeacht de situatie.

Het synchroniseren van concept- en gepubliceerde evenementen

Als je evenement nog een concept is, wordt bij het koppelen met Google Agenda wel een agendapunt aangemaakt, maar deelnemers worden pas toegevoegd en ontvangen een e-mail zodra je het evenement publiceert. Zodra het evenement is gepubliceerd, starten de agenda-uitnodiging en de synchronisatie direct, inclusief het versturen van echte Google Agenda-uitnodigingsmails naar je deelnemers.

Let op: Als sommige deelnemers hun oorspronkelijke Perk-uitnodigingsmail nog niet hebben ontvangen, waarschuwt Perk je voordat je Google Agenda koppelt. De Google Agenda-uitnodiging kan dan hun eerste melding over het evenement zijn.

Google Agenda ontkoppelen

Klik op Google ontkoppelen in de Google Agenda-instellingenkaart van de gebeurtenis om de synchronisatie te stoppen. Het ontkoppelen stopt de synchronisatie direct, maar de reeds aangemaakte Google Agenda-gebeurtenis blijft in uw agenda staan — Perk verwijdert deze niet. Door opnieuw verbinding te maken en nogmaals op Toevoegen aan agenda's van deelnemers te klikken bij dezelfde gebeurtenis, wordt de synchronisatie hervat vanaf het punt waar deze was onderbroken.

Let op: De synchronisatie is gekoppeld aan het Google-account waarmee deze is verbonden. Als dat account wordt verwijderd, stopt de synchronisatie en kan Perk de Google Agenda-gebeurtenis niet langer bijwerken.

Beperkingen

Het Google Agenda-evenement wordt alleen aangemaakt in de agenda van de organisator die op Toevoegen aan agenda's van deelnemers heeft geklikt. Medeorganisatoren krijgen niet automatisch toegang tot hun eigen agendaversie van het evenement, hoewel ze wel de standaard Google-uitnodiging als deelnemer ontvangen.
Perk ondersteunt momenteel Google Calendar, maar geen Outlook of iCloud.