Factur-X is een factuurformaat dat eruitziet als een normale PDF, maar gestructureerde XML-gegevens bevat die uw boekhoud- of crediteurensysteem automatisch kan lezen. Als uw bedrijf een Franse factureringsentiteit heeft, kunt u Factur-X als factuurformaat selecteren in de bedrijfsinstellingen. Facturen die na deze activering worden gegenereerd, zijn beschikbaar als hybride Factur-X PDF's wanneer ze worden gedownload van de factureringspagina of per e-mail worden verzonden.

Wat Factur-X is

Factur-X is een hybride factuurformaat. Het combineert:

• Een standaard PDF-factuur die er vandaag de dag nog steeds hetzelfde uitziet.
• Een machineleesbaar XML-bestand ingesloten in de PDF.

Wanneer u een Factur-X-factuur opent, ziet deze eruit als een gewone PDF. De ingesloten XML is niet zichtbaar in een normale PDF-viewer, maar compatibele boekhoud- of crediteurensystemen kunnen deze automatisch lezen. Perk gebruikt het EN 16931 COMFORT-profiel, een Europese standaard voor gestructureerde factuurgegevens. Het ingesloten bestand bevat gestructureerde informatie zoals:

• Leveranciers- en klantgegevens
• Factuurdatum en vervaldatum
• Regels met de toepasselijke btw-behandeling en bedragen
• Totale bedragen

Omdat de gegevens al gestructureerd zijn, kan uw boekhoud- of crediteurensysteem ze automatisch extraheren zonder handmatige invoer.

Waarom Factur-X belangrijk is voor Franse bedrijven

Het Franse systeem voor elektronische facturering verandert de manier waarop veel Franse bedrijven leveranciersfacturen ontvangen en verwerken. Zelfs wanneer een leveranciersfactuur niet via het Franse netwerk door de leverancier wordt ingediend, willen veel crediteurenadministratieteams de factuurgegevens in een gestructureerd, machineleesbaar formaat ontvangen, zodat hun boekhoudsystemen deze automatisch kunnen verwerken. Factur-X biedt hierbij uitkomst door gestructureerde factuurgegevens in de PDF in te sluiten. Dit kan handmatige gegevensinvoer verminderen, het risico op invoerfouten verlagen en, waar van toepassing, uw workflows voor elektronische facturering of rapportage ondersteunen.

Wie kan Factur-X gebruiken in Perk?

Factur-X is beschikbaar voor Perk-accounts met een Franse factureringsentiteit, waarbij het factureringsland is ingesteld op Frankrijk. Perk ondersteunt Factur-X voor in aanmerking komende, door Perk uitgegeven facturen voor Franse factureringsentiteiten. Creditnota's voor in aanmerking komende, door Perk uitgegeven facturen zijn gepland als een vervolgfase. Als een factuur niet in aanmerking komt voor Factur-X, wordt deze nog steeds als standaard PDF-bestand geleverd.

Schakel Factur-X in.

Bedrijfsbeheerders kunnen Factur-X inschakelen via de pagina met facturatiedocumenten.

1. Ga naar Facturen en Factureringsdocumenten.
2. Klik op het instellingenpictogram in de rechterbovenhoek en selecteer Factuurindeling.
3. Selecteer Factor-X.
4. Sla je wijzigingen op.

Deze instelling bepaalt het formaat van alle in aanmerking komende facturen die vanaf dat moment worden gegenereerd, inclusief facturen die worden gedownload van de pagina Facturering en facturen die automatisch via uw betaalprofiel per e-mail worden verzonden.

Terugschakelen naar standaard PDF

U kunt op elk gewenst moment terugschakelen naar standaard PDF (zonder ingesloten XML). De wijziging is van toepassing op in aanmerking komende facturen die worden gegenereerd nadat u de instelling hebt opgeslagen.

1. Ga naar Facturen Factuurdocumenten.
2. Klik op het instellingenpictogram en selecteer Factuurindeling.
3. Selecteer Standaard PDF.
4. Sla je wijzigingen op.

Factur-X facturen downloaden

Wanneer Factur-X is ingesteld als het factuurformaat van uw bedrijf, zijn de facturen die u downloadt van de pagina Facturering Factur-X hybride PDF's. De downloadknop toont het bestandsformaat als PDF Factur-X. Het bestand wordt normaal geopend in elke PDF-viewer, maar bevat ook ingesloten XML-gegevens die compatibele boekhoud- of crediteurenadministratiesystemen kunnen lezen.

Ontvang Factur-X facturen per e-mail.

Perk stuurt facturen automatisch door naar het e-mailadres dat is ingesteld in uw betalingsprofiel. Wanneer Factur-X is ingeschakeld voor uw bedrijf, worden in aanmerking komende doorgestuurde facturen verzonden in Factur-X-formaat. Er is geen aparte instelling voor het e-mailformaat. De e-mailbezorging volgt de instelling voor het factuurformaat in de facturatiedocumenten. De instellingen voor timing, afzender en doorstuuradres blijven ongewijzigd.

Wat verandert en wat blijft hetzelfde?

Het wijzigen van uw factuurindeling heeft alleen invloed op facturen die worden gegenereerd nadat u de instelling hebt opgeslagen. Facturen die al vóór de wijziging zijn uitgegeven, behouden hun oorspronkelijke indeling en kunnen niet in een andere indeling worden gegenereerd.

Wat Factur-X niet dekt

Factur-X maakt factuurgegevens machineleesbaar, maar dit betekent niet dat Perk facturen indient bij de Franse belastingdienst of via een Frans e-factureringsplatform. Perk is niet gekoppeld aan DGFiP, PPF, Chorus Pro of een goedgekeurd platform voor deze workflow. Uw bedrijf dient, waar van toepassing, zijn eigen processen voor crediteurenadministratie, e-facturering en rapportage te blijven volgen. Als u vragen hebt over de specifieke verplichtingen van uw bedrijf, neem dan contact op met uw goedgekeurde platformaanbieder of belastingadviseur. De supportafdeling van Perk kan bevestigen wat er in het Factur-X-bestand is opgenomen, maar kan geen advies geven over de naleving van de belastingwetgeving.

Probleemoplossing

Als uw boekhoudsysteem geen Factur-X-factuur kan importeren, neem dan contact op met de Perk-ondersteuning en vermeld het volgende:

• Het factuur-ID
• De naam van uw boekhoud- of crediteurensysteem
• De systeemversie, indien bekend.
• Het foutbericht of de schermafbeelding