Wanneer een reis via Perk Travel wordt geboekt onder een ReisgoedkeuringsbeleidPerk kan de resulterende reisdeclaratie automatisch ter beoordeling en goedkeuring versturen, zonder dat de reiziger of boeker iets hoeft te doen. Lees dit artikel om te begrijpen hoe dit werkt, wanneer het van toepassing is en hoe je de vervolgstappen kunt wijzigen als je een andere configuratie nodig hebt.

Hoe het werkt

Automatische indiening en automatische goedkeuring werken samen wanneer een reis die via Perk Travel is geboekt, al vooraf is goedgekeurd volgens een reisgoedkeuringsbeleid. In dat geval maakt Perk een bijbehorende boekingskostenpost aan en dient deze automatisch in bij Financiën > Beoordeling – zonder dat de reiziger of boeker actie hoeft te ondernemen. Perk keurt de kostenpost ook automatisch goed, zonder dat een manager deze hoeft te beoordelen, tenzij uw account een eigen, aangepaste goedkeuringsworkflow heeft ingesteld. In dat geval wordt die workflow gevolgd en beoordeelt een manager of goedkeurder de kostenpost alsnog voordat deze bij Financiën > Beoordeling terechtkomt.

Dit is anders dan de standaard onkostenstroom. Zonder automatische indiening en automatische goedkeuring ingeschakeld, dient een reiziger zijn onkosten handmatig in. Deze doorloopt vervolgens de normale goedkeuringsprocedure van uw account voordat de onkosten in Financiën > Beoordeling terechtkomen.

Wanneer het van toepassing is

Automatische indiening en automatische goedkeuring gelden alleen voor onkosten die voortkomen uit reizen die vooraf zijn goedgekeurd volgens een reisgoedkeuringsbeleid vóór of tijdens de boeking. Als een reis niet op deze manier vooraf is goedgekeurd, volgt de resulterende onkostenvergoeding de standaardprocedure: de reiziger dient de declaratie handmatig in en deze doorloopt vervolgens de normale goedkeuringsworkflow van uw account.

Standaardgedrag op basis van accountleeftijd

Of automatische indiening en automatische goedkeuring zijn ingeschakeld, hangt af van wanneer uw Perk-account is aangemaakt. Accounts die op of na 2 april 2026 zijn aangemaakt, hebben dit standaard ingeschakeld. Als uw account vóór die datum is aangemaakt, is het mogelijk dat het wel of niet is ingeschakeld. Als u het niet zeker weet, vraag dan uw accountmanager om dit te controleren en voor u in te schakelen.

Opmerking: Als boekingskosten in Concept terechtkomen in plaats van in Financiën > Beoordeling—ook al heb je goedkeuringsbeleid voor reizen ingesteld—vraag dan je accountmanager om te controleren of automatische indiening en automatische goedkeuring voor je account zijn ingeschakeld.

Wijzigen wat er gebeurt na automatische indiening (aangepaste goedkeuringsworkflows)

U kunt bepalen wat er met een boekingskostenpost gebeurt nadat deze automatisch is ingediend door een aangepaste goedkeuringsworkflow voor onkosten in te stellen. Wanneer uw account een eigen aangepaste goedkeuringsworkflow heeft ingesteld, bepaalt die workflow de goedkeuring in plaats van de automatische goedkeuring zonder beoordeling. De boekingskostenpost wordt nog steeds automatisch ingediend bij Financiën > Beoordeling, maar een manager of goedkeurder beoordeelt deze eerst volgens de stappen van uw workflow. Als u wilt dat een manager de vooraf goedgekeurde reiskosten nog steeds beoordeelt, stelt u een aangepaste goedkeuringsworkflow in via de instellingen voor uw goedkeuringsworkflow voor onkosten.

Dit is wat er verandert wanneer een aangepaste goedkeuringsworkflow wordt gebruikt:

• De boekingskosten worden, net als voorheen, nog steeds automatisch voor de reiziger ingediend.
• Een manager of goedkeurder beoordeelt de uitgave binnen uw aangepaste workflow voordat deze de afdeling Financiën> bereikt.

Automatische indiening en automatische goedkeuring uitschakelen

Automatische indiening en automatische goedkeuring kunt u in Perk niet zelf uitschakelen. Om volledig terug te keren naar handmatige indiening en de standaard goedkeuringsprocedure, neemt u contact op met uw accountmanager of het klantenserviceteam van Perk en vraagt ​​u hen om deze functie voor uw account uit te schakelen.

Let op: Het uitschakelen van automatische indiening en automatische goedkeuring heeft alleen invloed op nieuwe boekingskosten vanaf de toekomst. Kosten die al zijn verzonden of al in behandeling zijn, behouden hun huidige status en goedkeuringsprocedure.

Als het is uitgeschakeld:

• Reizigers dienen hun boekingskosten handmatig in, net als alle andere onkosten.
• Boekingskosten doorlopen de standaard goedkeuringsprocedure van uw account voordat ze bij Financiën> ter beoordeling komen.

Aangepaste velden zijn vereist vóór indiening.

Als uw account verplichte aangepaste velden heeft ingesteld, zoals Reizen of Uitgaven, kan een boekingskostenpost pas worden ingediend nadat deze velden zijn ingevuld. Dit geldt zowel voor handmatige als automatische indiening van de kostenpost. Als een verplicht aangepast veld ontbreekt bij het aanmaken van een boekingskostenpost, blijft de kostenpost in de status Concept (of Reisconcept) in plaats van te worden ingediend. De reiziger moet het ontbrekende veld invullen en de kostenpost zelf verzenden voordat deze verder kan worden verwerkt.

Dit beschermt uw onkostenbeoordelingen: een boekingsonkostenpost met ontbrekende verplichte velden wordt nooit ongemerkt doorgegeven aan Financiën>Beoordeling. Deze blijft in de conceptfase totdat deze compleet is.

Inzendingscommentaren

Voor sommige onkostencategorieën is een opmerking vereist voordat een onkostennota kan worden ingediend. Voor deze categorieën voegt Perk automatisch een opmerking toe – "Automatisch geïmporteerd. Reis: [reisnaam]." – aan boekingskosten die via automatische indiening worden aangemaakt. Dit betekent dat een ontbrekende opmerking nooit voorkomt dat een vooraf goedgekeurde reisdeclaratie automatisch kan worden ingediend.