Vergoedingen Met Perk kunnen werknemers hun onkosten direct vergoeden en het bedrijf vervolgens voor dat bedrag factureren. Dit artikel beschrijft de NetSuite-configuratie die nodig is om vergoede onkosten correct te exporteren: de records die worden aangemaakt, de instellingen die moeten worden ingeschakeld en hoe u de export kunt controleren en eventuele problemen kunt oplossen. Gebruik dit artikel om een rechtspersoon in te stellen voor de export van onkostenvergoedingen en om ervoor te zorgen dat deze daarna probleemloos verloopt.
Voordat je begint
Declaraties moeten al zijn ingeschakeld en ingesteld in Perk voor een rechtspersoon voordat u de NetSuite-stappen in dit artikel kunt uitvoeren. Als u een declaratie exporteert voor een rechtspersoon die nog niet is ingesteld, mislukt de export.
Om terugbetalingen in Perk in te stellen, volg je de instructies in Vergoedingen instellenZodra dat voor een rechtspersoon is gedaan, kunt u hier terugkomen om de configuratie aan de NetSuite-kant af te ronden.
Als onderdeel van de Perk-configuratie kiest u een overboekingsrekening voor elke rechtspersoon. In NetSuite moet dit een bank- of creditcardrekening zijn; dit is de rekening die wordt gebruikt wanneer NetSuite terugbetalingen aanmaakt.
Hoe declaratie-exports in NetSuite worden verwerkt
Declaratie-exporten worden in NetSuite verwerkt met twee records in plaats van één. Wanneer Perk een onkostenpost exporteert die al door Perk aan een medewerker is vergoed, maakt NetSuite het volgende aan:
- Een onkostennota wordt direct aangemaakt bij het importeren vanuit Perk, net als elke andere onkostennota. De onkosten worden geboekt op de juiste onkostenrekening en er wordt een te betalen bedrag aangemaakt.
- Een factuurbetaling — aangemaakt volgens een schema, waarbij de overboekingsrekening als verrekeningsrekening wordt gebruikt.
De verwerking van het onkostenrapport zelf verandert niet. De crediteurenrekening voor de factuurbetaling wordt automatisch overgenomen — dit is dezelfde crediteurenrekening die al voor het onkostenrapport wordt gebruikt — en de overboekingsrekening is afkomstig uit de instellingen van de rechtspersoon in Perk.
| Dossier | Debiteren | Credit |
|---|---|---|
| Kostenoverzicht | Onkostenrekening | AP-rekening |
| Factuurbetaling | AP-rekening | Rekening overmaken |
| Netto-effect | Onkostenrekening | Rekening overmaken |
Omdat de factuurbetaling uiteindelijk het onkostenrapport vereffent, markeert NetSuite het onkostenrapport als volledig betaald zodra dat gebeurt. Dit voorkomt dat er een tweede, dubbele vergoeding wordt aangevraagd voor een onkostenpost waarvoor Perk al een vergoeding heeft uitbetaald.
De uitbetalingsvaluta voor een via Perk vergoede onkostenpost is afkomstig uit het betalingsprofiel dat voor het bedrijf in Perk is ingesteld (Instellingen Account Betalingsprofielen) — niet uit de instelling voor de valuta-exportstrategie in de bedrijfsinstellingen van Perk. Deze instelling wordt volledig omzeild voor vergoede onkosten, waardoor het onkostenrapport en de factuurbetaling altijd worden aangemaakt in de valuta waarin Perk de medewerker daadwerkelijk heeft betaald.
De integratie voegt de uitbetalingsvaluta ook automatisch toe aan het NetSuite-record van de medewerker (lijst met valuta voor onkostenrapporten), indien deze daar nog niet staat.
Het inschakelen van de exportfunctie voor onkostenvergoedingen in NetSuite.
Schakel de export van onkostenvergoedingen in de Yokoy Configuration-app in voordat Perk onkostenvergoedingen naar NetSuite verzendt voor een rechtspersoon die klaar is om ze te gebruiken.
- Ga naar Nieuwe configuratie app Instellingen Uitgaven.
- Schakel Directe terugbetaling inschakelen in om de export van terugbetalingen mogelijk te maken.
- Sla je wijzigingen op.
Deze schakelaar is een accountbrede instelling — deze is van toepassing op het hele NetSuite-account, niet op één dochteronderneming of rechtspersoon tegelijk. Als u meerdere rechtspersonen hebt en slechts een deel daarvan gebruikmaakt van vergoedingen in Perk, wordt dat onderscheid afgedwongen door welke rechtspersonen een overdrachtsaccount hebben geconfigureerd in Perk (zie Voordat u begint), en niet door deze schakelaar.
Het betalingsschema voor facturen instellen
Factuurbetalingen voor declaratie-exporten worden gegenereerd via een gepland proces, los van het onkostenrapport. Zodra u de schakelaar in de vorige sectie inschakelt, bevestigt een informatiebanner het standaardschema: dagelijks, elke 1 dag. Er is geen extra configuratie nodig om deze standaardinstelling te gebruiken.
Als u een andere frequentie nodig hebt, klikt u op Implementatie openen. Hiermee opent u het onderliggende scriptimplementatierecord, waar u het schema direct kunt wijzigen.
Het onkostenrapport wordt, zoals gebruikelijk, direct na het importeren aangemaakt. De factuurbetaling wordt bewust later aangemaakt, volgens dit schema, in plaats van op hetzelfde moment. Het tegelijkertijd aanmaken van beide voor elke onkostenpost zou NetSuite namelijk kunnen overbelasten voor bedrijven die grote hoeveelheden onkosten exporteren.
Monitoring van terugbetalingsexporten
Zodra een vergoede onkostenpost in NetSuite is geïmporteerd, kunt u de status ervan rechtstreeks controleren in het onkostenrapport, in de sublijst Yokoy:
- Een selectievakje geeft aan of de uitgave een vergoede uitgave is die Perk rechtstreeks heeft uitbetaald.
- Het veld DR-status in het onkostenrapport geeft de status van de factuurbetaling voor die onkosten weer: of deze succesvol is afgerond of is mislukt.
Controleer het statusveld van de factuur (DR) als u wilt weten waarom een specifieke vergoede uitgave nog niet als 'Volledig betaald' is gemarkeerd. Het kan zijn dat de uitgave wacht op de volgende geplande verwerking, of dat er een fout is opgetreden die nader onderzoek vereist.
Als het aanmaken van een factuurbetaling mislukt – bijvoorbeeld vanwege een ongeldige of verkeerd geconfigureerde overboekingsrekening – is het onkostenrapport al aangemaakt en wordt het niet teruggedraaid. Het geplande proces probeert een mislukte factuurbetaling automatisch opnieuw bij elke volgende uitvoering, tot maximaal 3 pogingen.
Problemen oplossen met mislukte factuurbetalingen
Als alle 3 herhaalpogingen mislukken, blijft het statusveld DR 'Mislukt' en stopt het geplande proces automatisch met herhalen. Controleer in dat geval de overboekingsrekening en andere factuurbetalingsgegevens op het onkostenrapport om de oorzaak te achterhalen.
Als NetSuite-beheerder kunt u de factuurbetaling handmatig aanmaken, zelfs als de status 'Mislukt' is. Zodra dit is gedaan, detecteert de volgende geplande uitvoeringssessie de bestaande factuurbetaling en werkt de status bij naar 'Voltooid', zonder een duplicaat aan te maken.