Gebruik onkostenvergoedingen om uw werknemers te compenseren voor gemaakte kosten door het geld rechtstreeks naar hun persoonlijke bankrekening over te maken, in plaats van via de salarisadministratie of een ander handmatig proces. Dit artikel beschrijft de vereisten, hoe u onkostenvergoedingen voor uw bedrijf inschakelt en hoe u ze configureert zodra ze zijn ingeschakeld.

Let op: Dit artikel is alleen bedoeld voor bedrijven met een rechtspersoon in de VS. Als uw bedrijf in een ander land gevestigd is, zie dan... Het opzetten van terugbetalingsregelingen voor andere landen..

Wat maken vergoedingen mogelijk voor uw bedrijf?

Met onkostenvergoedingen kan uw bedrijf werknemers rechtstreeks betalen voor goedgekeurde onkosten, in plaats van via de salarisadministratie. Elke werknemer koppelt zijn of haar eigen persoonlijke bankrekening (zie Koppel uw bankrekening voor terugbetalingen (VS)), en uw bedrijf financiert de betalingen via uw bestaande Perk-factureringsrelatie. Vergoedingen zijn beschikbaar voor bedrijven met een Amerikaanse rechtspersoon.

Vereisten en beperkingen

Voordat u de terugbetalingen instelt, dient u rekening te houden met de volgende belangrijke punten:

• Uw bedrijf heeft een Amerikaanse rechtspersoon nodig om gebruik te kunnen maken van vergoedingen.
• Werknemers kunnen alleen een persoonlijke betaalrekening koppelen voor uitbetalingen. Spaar- en geldmarktrekeningen worden niet ondersteund.
• Werknemers kunnen alleen een individuele rekening op hun eigen naam koppelen; gezamenlijke rekeningen en zakelijke rekeningen worden niet ondersteund.
• Als u de onkostenvergoedingen slechts voor een deel van uw bedrijven inschakelt, zien medewerkers van de andere bedrijven deze optie niet. Zij blijven uw bestaande processen gebruiken, zoals salarisverwerking of een handmatige bankoverschrijving.
• Als financieel beoordelaar kunt u bij het kiezen van bedrijven die in aanmerking komen voor vergoedingen, alleen de bedrijven selecteren waarvoor u beheerrechten hebt.

Schakel de terugbetalingsfunctie voor uw bedrijf in.

Het inschakelen van onkostenvergoedingen is een zelfservicefunctie; u hoeft geen contact op te nemen met Perk. Als accountbeheerder of financieel beoordelaar kunt u de onkostenvergoedingen zelf voor uw bedrijf inschakelen, als onderdeel van het instellen van uw onkostenvergoedingen.

1. Ga naar Instellingen > Kostenbeheer > Vergoedingen (accountbeheerder) of Financiën > Controle > Vergoedingen (financieel controleur).
2. Schakel de terugbetalingsfunctie voor uw bedrijf in. Als uw account meerdere bedrijven beheert, selecteer dan de specifieke bedrijven waarvoor u de terugbetalingsfunctie wilt inschakelen.
   
3. Kies je betalingscyclus: wekelijks, tweewekelijks of maandelijks. Hiermee bepaal je hoe vaak Perk een batch goedgekeurde onkostenvergoedingen ter betaling verstuurt.
   • Wekelijks: elke vrijdag
   • Om de twee weken: op de 14e en laatste dag van elke maand.
   • Maandelijks: de laatste dag van de maand

Perk verwerkt elke verwerking om 11:00 UTC zonder eindtijd, dus een uitgave die een verwerking mist, wordt in de volgende verwerking meegenomen. Na activering worden uitbetalingen doorgaans binnen 1-2 werkdagen overgemaakt via een ACH-bankoverschrijving; feestdagen en weekenden worden niet meegerekend.

1. Bevestig dat uw uitbetalingsvaluta USD is.
   
2. Selecteer een bestaand betalingsprofiel in USD, of maak een nieuw profiel aan dat overeenkomt met de manier waarop uw bedrijf factureert. De valuta van uw betalingsprofiel moet overeenkomen met uw uitbetalingsvaluta; u kunt werknemers niet in een andere valuta betalen dan de valuta die u voor Perk hebt ingesteld.
3. Voer uw overboekingsrekening in — de rekening in uw boekhoudsysteem die u gebruikt om deze uitbetalingen te registreren en af ​​te stemmen. Neem contact op met uw boekhoudteam als u niet zeker weet welke rekening u moet gebruiken. Uw financiële controleurs gebruiken dezelfde rekening wanneer ze de onkosten exporteren en het overzicht van de vergoedingen voor extraatjes afstemmen.
4. Sla je instellingen op en controleer vervolgens het overzicht om te bevestigen dat je bedrijven, betalingscyclus, valuta en overschrijvingsrekening correct zijn.

Betaalprofielen die gebruikmaken van een kaart kunnen niet worden gebruikt voor terugbetalingen. Als een kaart het enige beschikbare profiel is voor uw valuta, neem dan eerst contact op met uw Perk-accountmanager om een ​​profiel voor bankoverschrijving of automatische incasso toe te voegen.

Bankoverschrijvingen werken alleen als de factuurperiode gelijk is aan of vaker voorkomt dan uw betalingscyclus. Een wekelijkse betalingscyclus vereist bijvoorbeeld een wekelijks of tweewekelijks bankoverschrijvingsprofiel, geen maandelijks profiel. Automatische incasso's werken met elke betalingscyclus, maar als de factuurperiode minder vaak voorkomt dan uw betalingscyclus, schrijft Perk het bedrag van uw rekening af voordat de factuur wordt verzonden. U ziet hierover een melding op het scherm en dit heeft geen invloed op de uitbetalingen aan werknemers.

Uw bedrijf ontvangt facturen voor onkostenvergoedingen via uw bestaande factureringsrelatie met Perk, dus u hoeft geen aparte betaalmethode in te stellen, afgezien van het bevestigen van uw betaalprofiel en overschrijvingsrekening.

Zodra je je instellingen hebt opgeslagen, worden de vergoedingen voor de geselecteerde bedrijven geactiveerd. Werknemers kunnen Voeg hun bankgegevens toe vanuit hun profiel. als ze dat nog niet hebben gedaan, en financiële beoordelaars kunnen beginnen met het goedkeuren en het inplannen van vergoedingen van Financiële beoordeling Vergoedingen.

Waar werknemers hun status kunnen zien

Beheerders en financiële beoordelaars kunnen de vergoedingsstatus van elke werknemer bijhouden In Financiën > Overzicht > Vergoedingen kunt u zien of een vergoeding voor een medewerker is ingepland, in behandeling is, is betaald of aandacht vereist — bijvoorbeeld vanwege een ongeldige of niet-geverifieerde bankrekening. U vindt hier ook een periodiek vergoedingsoverzicht, waarmee u de vergoedingen kunt afstemmen met uw eigen boekhouding.