Dit artikel beschrijft hoe u onkostenvergoedingen in Perk kunt inschakelen en instellen voor bedrijven in Oostenrijk, Frankrijk, Duitsland, Italië en Portugal, zodat Perk namens uw bedrijf goedgekeurde onkostenvergoedingen aan uw werknemers kan uitbetalen. Gebruik dit artikel wanneer u klaar bent om de functie op bedrijfsniveau te activeren.

Voordat je begint: voltooi de Perk Cards-instellingen.

In Oostenrijk, Frankrijk, Duitsland, Italië en Portugal werken onbetaalde vergoedingen via Perk Cards. Uw bedrijf heeft een virtuele rekening met een vooraf ingestelde limiet, die Perk vóór elke onbetaalde vergoeding aanvult en vervolgens gebruikt om de vergoedingen rechtstreeks naar de bankrekeningen van de werknemers over te maken. Daarom moet de onboarding van Perk Cards – inclusief de Know Your Business (KYB)-verificatie – voltooid zijn voordat u onbetaalde vergoedingen kunt inschakelen.

Voordat u begint, moet u weten welke bedrijven de terugbetalingsregeling moeten gebruiken, hoe vaak u uitbetalingen wilt uitvoeren, welke valuta u wilt gebruiken en welke overboekingsrekening in uw boekhoudsysteem u voor de afstemming zult gebruiken. Als u het niet zeker weet, neem dan contact op met uw financiële of boekhoudkundige afdeling.

Opmerking: Heeft u al een Perk Cards-account? Als uw bedrijf al een Perk Cards-account heeft, is KYB al voltooid. Ga direct naar de stap ' Een betalingsprofiel aanmaken met de Lodge-kaart' hieronder.

Let op: Als de rekening meerdere bedrijven in verschillende markten omvat, wordt elke juridische entiteit afzonderlijk ingesteld. De hier beschreven configuratie kan ook worden gebruikt voor Oostenrijk, Frankrijk, Duitsland, Italië en Portugal. Als het bedrijf gevestigd is in België, Estland, Ierland, Nederland, Spanje of het Verenigd Koninkrijk, moet u uw rekening instellen voor terugbetalingen achteraf. Voor de VS, zie 'Terugbetalingen instellen voor uw Amerikaanse bedrijf'. Er is geen onderlinge beïnvloeding tussen deze configuraties.

Opmerking: Momenteel kunnen terugbetalingen worden gebruikt met de volgende integraties:

• Microsoft Dynamics 365 Finance (Financiën en bedrijfsvoering)
• Oracle NetSuite
• Microsoft Dynamics 365 Business Central
• Xero
• QuickBooks Online
• SAP S/4HANA Cloud Public Edition
• SAP S/4 KPMG
• Sage Intacct

Stap 1: Bevestig de installatie met uw accountmanager of implementatiespecialist.

Neem contact op met uw Perk-accountmanager of implementatiespecialist om te bevestigen dat u gebruik wilt maken van de vergoedingsregeling. Zij zullen het installatieproces starten.

Stap 2: Voltooi KYB als onderdeel van de onboarding voor Perk Cards.

Uw bedrijf doorloopt het standaard onboardingproces van Perk Cards, inclusief KYB-verificatie. Als onderdeel van dit proces wordt een toegangskaart verstrekt. Dit duurt doorgaans 4 tot 6 weken.

Je virtuele account financieren

Perk stort geen geld op uw virtuele rekening. U bent zelf verantwoordelijk voor het overmaken van geld van uw bedrijfsbankrekening naar de virtuele rekening die aan uw lodgekaart is gekoppeld, met voldoende saldo om de komende onkostenvergoedingen te dekken. Perk belast de lodgekaart om het verschuldigde bedrag van uw bedrijf te innen; Perk stort nooit namens u geld op de rekening.

Deze aanvulling is een transactie tussen uw eigen rekeningen, dus u moet deze ook zelf in uw boekhoudsysteem verwerken. Zie 'Vergoedingen beheren en afstemmen' voor meer informatie over het registreren hiervan.

Maak een betaalprofiel aan met de lodgekaart.

Zodra de lodgekaart is uitgegeven, moet u een betaalprofiel in Perk aanmaken met die lodgekaart. Perk kan dit niet automatisch voor u doen vanwege de PCI-compliancevereisten.

1. Ga in Perk naar Instellingen > Account > Betaalprofielen.
2. Voeg een nieuw betaalprofiel toe en selecteer de lodgekaart die is uitgegeven tijdens de Perk Cards-registratie.
3. Stel de factureringsfrequentie (afschriftperiode) in op periodiek: wekelijks, tweewekelijks of maandelijks. Directe afschriftgeneratie wordt niet ondersteund voor onkostenvergoedingen.

De betaalkaart voor de lodge maakt gebruik van directe betaling (automatische incasso), wat betekent dat Perk het bedrag van uw bedrijf incasseert op het moment dat elke uitbetaling is bevestigd. Hierdoor is het betaalprofiel compatibel met alle uitbetalingscycli: wekelijks, tweewekelijks of maandelijks.

Kiezen welke bedrijven gebruikmaken van vergoedingen

Bepaal of de vergoeding van toepassing is op alle bedrijven in de rekening of alleen op specifieke bedrijven.

1. Ga in Perk naar Instellingen > Kostenbeheer > Vergoedingen (accountbeheerder) of Financiën > Beoordeling > Vergoedingen (financieel beoordelaar).

1. Selecteer of u de vergoeding wilt inschakelen voor het hele account (alle bedrijven) of alleen voor specifieke bedrijven. Als u dit alleen voor sommige bedrijven inschakelt, zien medewerkers van andere bedrijven de optie om via Perk een vergoeding te ontvangen voor gemaakte onkosten niet. Zij volgen dan uw bestaande procedure (bijv. salaris of handmatige bankoverschrijving).

Let op: Vergoedingen voor Oostenrijk, Frankrijk, Duitsland, Italië en Portugal zijn alleen beschikbaar in euro's. Als uw account bedrijven in andere valuta omvat, vallen die niet onder deze regeling.

Het instellen van de terugbetalingsfrequentie en -valuta.

Stel in hoe vaak Perk terugbetalingen uitvoert.

1. Ga naar Instellingen > Uitgaveninstellingen > Vergoedingen en open de vergoedingsinstellingen voor het bedrijf (of de rekening).

2. Stel de terugbetalingsfrequentie in — bijvoorbeeld wekelijks, tweewekelijks of maandelijks. Hiermee bepaalt u hoe vaak een batch goedgekeurde terugbetalingen ter betaling wordt aangeboden.

   • Wekelijks: elke vrijdag
   • Om de twee weken: op de 14e en laatste dag van elke maand.
   • Maandelijks: de laatste dag van de maand

   Betalingen worden om 11:00 UTC uitgevoerd. Er is geen uiterste betaaltijd. Als een uitgave niet wordt verwerkt, wordt deze meegenomen in de eerstvolgende geplande verwerking. Na activering varieert de tijd die nodig is voor de uitbetaling per regio: maximaal 1 werkdag (T+1) voor uitbetalingen in het VK en maximaal 2 werkdagen (T+2) voor uitbetalingen in de EU. Feestdagen en weekenden worden niet meegerekend.

Let op: De frequentie geldt voor alle geselecteerde bedrijven. U kunt geen verschillende frequenties instellen voor verschillende bedrijven.

Tip: Kies een frequentie die past bij uw goedkeuringsproces en maandafsluiting. Wekelijkse terugbetalingen zorgen voor snellere uitbetalingen aan werknemers en stellen u toch in staat om regelmatig te exporteren en af ​​te stemmen.

1. De uitbetalingsvaluta is EUR. Selecteer het betaalprofiel dat u in de vorige sectie hebt aangemaakt (het profiel waarmee u uw hotelpas gebruikt).

Opmerking: Onkosten in andere valuta: Werknemers kunnen onkosten in elke valuta indienen — bijvoorbeeld een Duitse werknemer die tijdens een reis naar de VS een bon in USD indient. Perk zet het onkostenbedrag automatisch om naar EUR met behulp van de wisselkoers op het moment van verwerking. De werknemer of de financieel beoordelaar hoeft hiervoor niets te doen.

Het overboekingsaccount aangeven

Vertel Perk welke overboekingsrekening (grootboekrekening) in uw boekhoudsysteem u zult gebruiken om deze uitbetalingen te registreren en af ​​te stemmen. Uw financiële team gebruikt deze informatie om de terugbetalingsverklaring van Perk aan de juiste rekening te koppelen.

1. Ga naar Instellingen > Kostenbeheer > Vergoedingen en zoek het veld Overboekingsrekeningnummer (of een equivalent daarvan) voor het bedrijf.
2. Voer de overboekingsrekeningcode of -identificatiecode in die uw boekhoudsysteem gebruikt voor terugbetalingen.

Uw financiële controleurs gebruiken dit bij het exporteren van onkosten en het overzicht van vergoedingen voor extraatjes, en bij het afstemmen van betalingen op deze rekening. Als u niet zeker weet welke rekening u moet gebruiken, vraag het dan aan uw controller of de boekhoudafdeling.

Tip: Gebruik een aparte overboekingsrekening (of subrekening) voor terugbetalingen, zodat u deze uitbetalingen niet vermengt met andere soorten betalingen. Dit zorgt voor een overzichtelijke afstemming en is klaar voor controle.

Opslaan en bevestigen

Nadat u de bedrijven, frequentie, valuta en overschrijvingsrekening hebt ingesteld, slaat u de terugbetalingsinstellingen op.

Controleer of het overzicht de juiste bedrijven, frequentie, valuta en overschrijvingsrekening weergeeft.

Zodra de gegevens zijn opgeslagen, is de terugbetalingsfunctie ingeschakeld voor de geselecteerde bedrijven. Werknemers van die bedrijven kunnen hun bankgegevens toevoegen aan hun profiel (indien ze dit nog niet hebben gedaan), waarna financiële beoordelaars de terugbetalingen kunnen goedkeuren en inplannen via Financiën > Beoordelen > Terugbetalingen.