Met AI-beleid kunt u het schriftelijke reisbeleid van uw bedrijf uploaden, zodat Perk reizigers, boekers en goedkeurders nuttige, begrijpelijke richtlijnen kan geven op basis daarvan. Dit artikel legt uit wat AI-beleid is, hoe het samenwerkt met uw bestaande beleidsinstellingen en waar de richtlijnen verschijnen. Gebruik het om te begrijpen wat u kunt verwachten voordat u uw beleid uploadt.

Kort gezegd: u uploadt uw beleidsdocument en Perk gebruikt dit om relevante richtlijnen in de juiste context weer te geven. Het wijzigt niets aan wat wel of niet binnen het beleid valt en het keurt niets goed of blokkeert niets.

Wat AI-beleid doet

AI Policies leest het reisbeleid dat u uploadt – een pdf – en zet de door mensen geschreven details om in contextuele richtlijnen voor degenen die reisbeslissingen nemen. Uw reisbeleid bevat al gestructureerde regels, zoals een maximale hotelprijs per nacht. AI Policies werkt hiermee samen om de nuances in uw geschreven beleid over te brengen, zoals "geef de voorkeur aan vergaderingen op afstand om de uitstoot te verminderen".

AI Policies leest uw geüploade beleid en toont de richtlijnen die op het moment van boeken relevant zijn, zodat reizigers niet alleen zien wat is toegestaan, maar ook wat uw bedrijf prefereert.

Hoe AI-beleid samenwerkt met uw bestaande beleid

AI Policies werkt bovenop uw huidige configuratie en vervangt deze niet. Uw gestructureerde reisbeleidsregels blijven precies zoals voorheen werken en blijven de bron van waarheid voor wat wel of niet binnen het beleid valt.

AI-beleid voegt een extra laag richtlijnen toe aan die regels. Het is uitsluitend informatief: het geeft advies en context, maar het bepaalt niet of iets wel of niet binnen het beleid valt, en het heeft geen invloed op goedkeuringsprocessen.

Opmerking: AI Policies blokkeert nooit een boeking, markeert deze niet als niet-conform en stuurt nooit iets ter goedkeuring.Die uitkomsten worden nog steeds volledig bepaald door uw gestructureerde reisregels. AI-beleid voegt daar alleen contextuele richtlijnen aan toe.

Stel bijvoorbeeld dat uw beleid reizigers aanmoedigt om prioriteit te geven aan vergaderingen op afstand wanneer reizen niet essentieel is, en om waar mogelijk te kiezen voor emissiearme opties. Dit zijn voorkeuren en geen strikte beperkingen, dus ze zijn niet vastgelegd als gestructureerde regels. AI Policies toont deze context direct tijdens het boekingsproces, zodat reizigers er rekening mee kunnen houden, zonder dat uw regels worden gewijzigd.

Wie krijgt de richtlijnen voor AI-beleid te zien?

De richtlijnen voor AI-beleid zijn bedoeld voor de mensen die betrokken zijn bij het boeken en beoordelen van reizen. Afhankelijk van hun positie binnen Perk, omvat dit onder andere:

• Boekers en reizigers die op zoek zijn naar vluchten, hotels, treinen of huurauto's.
• Goedkeurders beoordelen een reis.

Boekers en goedkeurders zien hetzelfde onderliggende beleid, dat naar voren komt waar het relevant is voor hun werkzaamheden.

Waar u richtlijnen voor AI-beleid kunt vinden

De richtlijnen van AI Policies verschijnen op de plekken waar reizigers en goedkeurders al werken. Reizigers en boekers zien ze op de homepage, in de zoekresultaten voor vluchten, hotels, treinen en auto's, en in het reisschema – ze kunnen zelfs verschijnen voordat een zoekopdracht is gestart. Terwijl een boeker opties bekijkt, toont AI Policies relevante context uit uw beleid: welk type reis het meest geschikt is, welke opties de voorkeur van het bedrijf hebben, zelfs als het geen strikte regels zijn, en welke voorwaarden of uitzonderingen het overwegen waard zijn vóór de boeking.

Goedkeurders zien de richtlijnen in het goedkeuringsverzoek, zodat ze over dezelfde beleidscontext beschikken wanneer ze een reis beoordelen.

Wat AI-beleid vandaag de dag wel en niet kan doen

AI Policies is ontworpen om betrouwbare, contextuele richtlijnen te bieden, maar werkt wel binnen bepaalde grenzen. Inzicht in deze grenzen helpt om de juiste verwachtingen te scheppen voor uw reizigers en goedkeurders.

Wat het goed doet:

• Interpreteert een geselecteerde reiszoekopdracht of -selectie aan de hand van uw polis en geeft contextueel advies.
• Vat uw beleidsdocument samen om context te bieden naast de details van uw reiszoekopdracht. Bijvoorbeeld:
  • Leg de redenen achter uw beleid in begrijpelijke taal uit, bijvoorbeeld een voorkeur voor milieuvriendelijker en emissiearmer vervoer.
  • Het toont voorkeuren van bedrijven die geen strikte regels zijn, zodat reizigers de intentie achter een keuze zien, en niet alleen de beperking.
  • Let op de voorwaarden en uitzonderingen die u moet kennen voordat u boekt, bijvoorbeeld wanneer een hogere hutklasse schriftelijke goedkeuring vereist.

Huidige beperkingen:

• Dit is slechts een richtlijn. AI-beleid handhaaft niets. Het zal een boeking niet markeren als niet-conform of ter goedkeuring doorsturen – uw gestructureerde regels doen dat.
• Niet geschikt voor exacte getallen. AI Policies is niet betrouwbaar voor wiskundige berekeningen. Als u afhankelijk bent van specifieke bedragen of strikte limieten, stel deze dan in als gestructureerde reisregels.
• Niet-deterministisch. Vanwege de AI-technologie achter deze functie kan de begeleiding in de loop van de tijd enigszins veranderen, zelfs bij dezelfde invoer.
• Het beste met duidelijke beleidsregels. Hoe duidelijker en specifieker uw geüploade beleidsregels zijn, hoe nuttiger de richtlijnen. Vage of tegenstrijdige beleidsteksten leiden tot vagere richtlijnen.

Let op: Omdat AI-beleid richtlijnen zijn en geen handhavingsmaatregel, moet u er niet op vertrouwen dat het reizen buiten het beleid voorkomt. Behoud uw gestructureerde reisregels voor alles wat u automatisch wilt beheren.

Aan de slag

Beheerders stellen AI-beleid in door het reisbeleid van het bedrijf als pdf te uploaden via Instellingen > Reisbeheer > Reisbeleid. Direct na het uploaden kunnen beheerders kiezen wie de richtlijnen te zien krijgt: het hele account of specifieke personen. Het is raadzaam om eerst met een kleine groep te beginnen om de richtlijnen te testen voordat ze breder worden uitgerold.

Zodra het beleid is geüpload en beheerders hebben gekozen wie de richtlijnen te zien krijgt, verschijnen de AI Policies-richtlijnen in de relevante reis- en goedkeuringsprocessen. Boekers, reizigers en goedkeurders hoeven niets in te schakelen.

Veelgestelde vragen

• Bepaalt AI Policies wat wel of niet binnen het beleid valt?Nee. AI Policies is uitsluitend informatief. Het geeft richtlijnen weer op basis van uw beleid, maar uw gestructureerde reisregels blijven de bron van waarheid voor wat wel of niet binnen het beleid valt.
• Blokkeert het boekingen of stuurt het ze ter goedkeuring door?Nee. AI Policies blokkeert nooit een boeking en stuurt deze ook niet ter goedkeuring door. Die uitkomsten worden volledig bepaald door uw gestructureerde reisregels en goedkeuringsinstellingen.
• Wie ziet de richtlijnen en waar? Reizigers en boekers zien ze op de homepage, in de zoekresultaten voor vluchten, hotels, treinen en auto's, en in het reisschema. Goedkeurders zien ze in het goedkeuringsverzoek wanneer ze een reis beoordelen.
• Kan ik het eerst voor een paar reizigers inschakelen? Ja. Direct nadat u uw polis hebt geüpload, kunt u de AI Policies-richtlijnen aan specifieke personen of aan uw hele account tonen. Beginnen met een kleine groep is een goede manier om de richtlijnen eerst te testen.
• Welke soorten beleid kan het interpreteren? AI Policies werkt het beste met de genuanceerde, realistische richtlijnen die gestructureerde regels niet gemakkelijk kunnen vastleggen, zoals voorkeuren voor tarieftypes, wanneer je beter voor de trein dan voor het vliegtuig kiest, voorkeuren op het gebied van duurzaamheid, of voorwaarden en uitzonderingen die het vermelden waard zijn vóór het boeken.
• Wordt mijn geüploade beleid gebruikt om AI-modellen te trainen? Nee, uw beleid wordt niet gebruikt om het AI-model te trainen.
• Kan ik meerdere PDF-bestanden uploaden, elk voor een andere groep reizigers (bijvoorbeeld directieleden versus anderen)? Momenteel niet.