Dit artikel legt uit hoe Perk bepaalt welke bedrijven en kostenobjecten je kunt selecteren op de afrekenpagina voor reizen. Gebruik het om te begrijpen waarom een ​​bedrijf of kostenobject wel of niet verschijnt wanneer je een reis boekt.

Opmerking: Dit artikel behandelt de selectie van kostenobjecten bij het boeken van een reis tijdens het afrekenproces. Het behandelt niet de selectie van kostenobjecten in onkosten of facturen, of andere manieren om reizen te boeken, zoals Concierge. Voor definities van de belangrijkste termen die hier worden gebruikt (kostenobject, bedrijfsbereik, toewijzing en toegang), zie Kostenobjecten in Perk.

Welke bedrijven kan ik factureren?

Welke bedrijven je kunt factureren voor een reis hangt af van twee factoren:

• De instelling voor flexibele facturering van het account
• De rol van de persoon die de reis boekt

Opmerking: Flexibele facturering is een instelling op accountniveau waarmee u kunt bepalen of boekers alleen hun toegewezen bedrijf of elk bedrijf binnen het account kunnen factureren. Accountbeheerders kunnen dit instellen.

De flexibele factureringsinstelling

Accountbeheerders kunnen flexibele facturering inschakelen via Instellingen > Account > Bedrijven > Flexibele facturering door Iedereen kan reizen factureren aan elk bedrijf te selecteren. Wanneer deze functie is ingeschakeld, kan iedereen, inclusief gasten, bij het boeken van een reis elk bedrijf in het account selecteren.

Opmerking: Wanneer flexibele facturering is ingeschakeld, zien boekers eerst hun toegewezen bedrijf in het keuzemenu, maar ze kunnen elk bedrijf in het account selecteren.

De rol van de boekingsagent

Let op: Deze regels gelden alleen wanneer flexibele facturering is uitgeschakeld. Wanneer deze functie is ingeschakeld, kan elke boekingsmedewerker, ongeacht zijn of haar rol, elk bedrijf in het account factureren.

Als flexibele facturering is uitgeschakeld, hangt het aantal bedrijven dat u kunt factureren af ​​van de rol van de boeker:

• Accountbeheerders kunnen altijd facturen sturen naar elk bedrijf in het account, ongeacht de flexibele factureringsinstellingen.
• Reismanagers kunnen facturen sturen naar hun eigen bedrijf en naar de bedrijven van de reizigers waarvoor ze boekingen maken.
• Alle andere boekers, inclusief gasten, kunnen alleen factureren aan het bedrijf waaraan ze zijn toegewezen.

Welke kostenobjecten kan ik selecteren?

De kosten die je kunt berekenen bij het boeken van een reis zijn afhankelijk van 3 factoren:

1. Het bedrijf dat bij het afrekenen is geselecteerd
2. De persoon die de reis boekt
3. De instellingen voor toewijzing en toegang van kostenobjecten aan de reiziger

Opmerking: Alleen kostenobjecten die voor reizen kunnen worden gebruikt, zijn in deze lijst opgenomen. Kostenobjecten die alleen voor onkosten of facturen zijn ingesteld, worden niet weergegeven bij het afrekenen, zelfs niet als het geselecteerde bedrijf binnen het toepassingsgebied valt.

Opmerking: Deze factoren worden in volgorde toegepast en elke factor kan de lijst verder verkleinen. Een latere factor kan geen kostenobject terughalen dat al door een eerdere factor is verwijderd. Zo kan bijvoorbeeld geen enkele rol- of toegangsinstelling een kostenobject terughalen dat buiten het toepassingsgebied van het geselecteerde bedrijf valt.

Het bedrijf dat bij het afrekenen is geselecteerd

Nadat de boeker een bedrijf heeft geselecteerd, filtert Perk de lijst met kostenobjecten op basis van het bedrijfsbereik van elk kostenobject. Alleen kostenobjecten waarvan het bereik het geselecteerde bedrijf omvat, worden weergegeven. Dit voorkomt ongeldige combinaties van bedrijf en kostenobject voor een reis.

Boekhouders die aan meerdere bedrijven mogen factureren, kunnen het geselecteerde bedrijf wijzigen. Zie ' Welke bedrijven mag ik factureren?' hierboven voor meer informatie. Als een boeker een kostenobject selecteert en vervolgens het bedrijf wijzigt, wist Perk het kostenobject als de nieuwe combinatie van bedrijf en kostenobject niet geldig is.

De rol van de persoon die de reis boekt

• Accountbeheerders kunnen elk kostenobject selecteren dat binnen het bereik van het geselecteerde bedrijf valt. Ze hoeven geen toegang te hebben tot het kostenobject zelf.
• Reismanagers kunnen elk kostenobject selecteren dat beschikbaar is voor de reizigers waarvoor ze boeken.
• Gasten kunnen bij het afrekenen geen kostenobject zien of selecteren. Perk selecteert automatisch het aan hen toegewezen kostenobject, indien van toepassing. Goedkeurders kunnen tijdens het goedkeuringsproces een kostenobject toevoegen of wijzigen.
• Alle andere boekers kunnen de kostenobjecten selecteren die beschikbaar zijn voor de reizigers, op basis van de toewijzing van kostenobjecten en de toegangsinstellingen van de reizigers.

Tijdens de goedkeuringsfase kunnen goedkeurders het door de boeker geselecteerde kostenobject wijzigen. Accountbeheerders kunnen elk kostenobject selecteren dat binnen het bereik van het geselecteerde bedrijf valt. Andere goedkeurders kunnen alleen de kostenobjecten selecteren die beschikbaar zijn voor de reizigers, op basis van de toewijzing en toegangsinstellingen van de reizigers.

Opmerking: Het bedrijfsbereik van een kostenobject is van toepassing op iedereen bij het afrekenen, inclusief accountbeheerders.

De instellingen voor toewijzing en toegang van kostenobjecten aan de reiziger

Voor boekers die geen accountbeheerder zijn, bevat de lijst het aan de reiziger toegewezen kostenobject plus alle andere kostenobjecten waartoe de reiziger toegang heeft, inclusief kostenobjecten die voor iedereen toegankelijk zijn. Beheerders kunnen toegang verlenen aan individuele personen of aan hele gebruikersgroepen tegelijk. Zie voor meer informatie over het instellen van toegang het gedeelte 'Toewijzing en toegang tot kostenobjecten' in 'Kostenobjecten in Perk'.

Als een reis meerdere reizigers heeft, bevat de lijst het aan elke reiziger toegewezen kostenobject en elk kostenobject waartoe een reiziger toegang heeft.