In Perk kun je een schema instellen om een ​​opgeslagen sjabloon (een opgeslagen set rapportvelden en filters) met een bepaalde frequentie naar de door jou gekozen personen te e-mailen. Gebruik dit artikel om een ​​schema te maken, de verzendfrequentie van Perk te bepalen en je ingestelde schema's te vinden, bewerken of verwijderen.

Opmerking: Planningen worden gedeeld voor uw hele account. Elke beheerder of analist kan elke planning bekijken, bewerken en verwijderen, niet alleen de planningen die ze zelf hebben gemaakt. Elke planning gebruikt precies één sjabloon en meerdere planningen kunnen hetzelfde sjabloon gebruiken. U kunt geen planning maken zonder sjabloon, dus maak er eerst een aan. Zie Aangepaste rapportsjablonen opslaan en hergebruiken voor meer informatie.

Maak een planning

In Perk verstuurt een planning één sjabloon naar één of meerdere ontvangers met de door u gekozen frequentie. In dit voorbeeld maakt u een planning met de naam 'Hoteluitgaven op maandag' die elke maandag een sjabloon voor hoteluitgaven naar een collega van de financiële afdeling stuurt.

1. Ga naar Analyseren > Reisrapportage > Rapporten en schema's en selecteer vervolgens het tabblad Schema's.
2. Selecteer Schema maken.
3. Voer bij Details een Naam in (maximaal 128 tekens), bijvoorbeeld "Hoteluitgaven maandag". Namen moeten uniek zijn voor alle schema's in uw account.
4. Voer optioneel een Beschrijving in (maximaal 256 tekens). Selecteer vervolgens een Sjabloon en een Formaat, CSV of Excel.
5. Bij Herhaling selecteert u een Frequentie. Selecteer in dit voorbeeld Wekelijks en laat u Dag van de week ingesteld op maandag.
6. Selecteer bij Ontvangers een of meer personen. Selecteer in dit voorbeeld uw collega van de financiële afdeling.
7. Voltooi de laatste stap om het rooster te maken. Perk toont "Rooster gemaakt." en het rooster verschijnt in het tabblad Roosters.

Opmerking: U kunt alleen actieve Perk-gebruikers op uw account als ontvangers selecteren. Perk kan geen schema's naar externe e-mailadressen verzenden. Als een ontvanger inactief wordt, slaat Perk deze over. Als u nog geen sjablonen hebt gemaakt, wordt op het tabblad Schema's ' Sjabloon maken' weergegeven in plaats van 'Schema maken'. Om op elk gewenst moment terug te keren naar de lijst, selecteert u 'Alle schema's'.

Kies hoe vaak Perk een rapport verstuurt.

In Perk kun je schema's instellen om dagelijks, wekelijks, maandelijks of per kwartaal een rapport te versturen. De frequentie die je selecteert in de stap 'Terugkerend' bepaalt op welke dag Perk het rapport verzendt.

Bij maandelijkse schema's, als je dag 29, 30 of 31 kiest, verstuurt Perk het rapport op de laatste dag van de maand in maanden met minder dagen.

Je kiest zelf de dag waarop een rooster wordt verzonden, niet het tijdstip.

Datumbereik in een gepland rapport

Een planning in Perk heeft geen eigen datumbereik. Het gebruikt het relatieve datumbereik dat in de sjabloon is opgeslagen, bijvoorbeeld de laatste 7 dagen, gerekend vanaf de dag waarop Perk het rapport verzendt.

Opmerking: Sjablonen ondersteunen geen aangepaste datumbereiken, dus een gepland rapport gebruikt altijd een relatief datumbereik.

Wat ontvangers krijgen

Perk stuurt elke ontvanger van een schema een e-mail met een tijdelijke downloadlink, geen bijlage. De link opent een Perk-pagina die de download direct start, en op die pagina staat een knop 'Bestand downloaden' voor het geval de download niet start.

Ontvangers moeten ingelogd zijn bij Perk met het juiste account. Ze hebben geen rapportagerechten nodig. De link en het bestand verlopen na 7 dagen. Als Perk geen rapport kan genereren, stuurt Perk geen foutmelding per e-mail.

Voor meer informatie, zie Een rapport op maat per e-mail ontvangen.

Zoek een schema

Het tabblad Schema's in Perk toont alle schema's in je account, met de titel, een beschrijving eronder ("Geen beschrijving" als je het veld leeg hebt gelaten), de sjabloon, de ontvangers, de opmaak en de frequentie.

Om een ​​schema te vinden, kunt u een van de volgende opties gebruiken:

• Voer een woord in bij Zoek in de titel of beschrijving van het schema.
• Gebruik het filter Sjabloon om schema's weer te geven die een specifiek sjabloon gebruiken.
• Gebruik het filter Ontvangers om schema's weer te geven die naar een specifieke persoon zijn verzonden.

Om je filters te verwijderen, selecteer je Filters wissen. Als er niets overeenkomt, toont Perk 'Geen overeenkomende roosters'. Probeer een andere zoekterm of pas je filters aan.

Een schema bewerken

Je kunt de details, de frequentie of de ontvangers van een planning in Perk op elk gewenst moment wijzigen.

1. Ga naar Analyseren > Reisrapportage > Rapporten en schema's en selecteer vervolgens het tabblad Schema's.
2. Selecteer het rooster, of open het optiemenu en selecteer Rooster bewerken.
3. Selecteer naast het gedeelte dat u wilt wijzigen Bewerken: Details bewerken, Herhaling bewerken of Ontvangers bewerken. In het gedeelte Herhaling wordt de volgende verzenddatum weergegeven als "Volgende verzending".
4. Breng je wijzigingen aan en selecteer vervolgens Opslaan. Perk geeft aan: "Schema bijgewerkt."

Om af te sluiten zonder op te slaan, selecteer Annuleren. Om de velden of filters te wijzigen die een planning verzendt, opent u het optiemenu en selecteert u in plaats daarvan Sjabloon bewerken.

Een schema verwijderen

Door een planning in Perk te verwijderen, voorkomt Perk dat de planning naar de ontvangers wordt verzonden.

1. Ga naar Analyseren > Reisrapportage > Rapporten en schema's en selecteer vervolgens het tabblad Schema's.
2. Open het optiemenu voor de planning en selecteer Verwijderen.
3. Selecteer in het venster Schema verwijderen de optie Verwijderen. Perk toont "Schema verwijderd."

Let op: Het verwijderen van een planning kan niet ongedaan worden gemaakt. Planningen kunnen ook niet worden gepauzeerd of hervat, dus verwijderen is de enige manier om een ​​planning te stoppen. Als u een sjabloon verwijdert, verwijdert Perk ook alle planningen die deze sjabloon gebruiken.