Kostenobjekte dienen der Zuordnung und Verfolgung von Kosten, die über Perk eingehen. Sie können verschiedene Bereiche eines Unternehmens repräsentieren, wie z. B. Abteilungen, Teams, Projekte oder Kostenstellen, je nachdem, wie das jeweilige Unternehmen strukturiert ist und worüber es berichten muss.

Kostenobjekte können sein:

• Hierarchisch – Eltern-Kind-Beziehung.
• Erstellt auf Unternehmens- oder Kontoebene.
• Wird verwendet für reisen, Ausgaben und Rechnungen, oder auf einen bestimmten Verwendungszweck beschränkt ist.
• Wird für Genehmigungen verwendet.
• Für Mitarbeiter zugänglich oder vor ihnen verborgen.

In Perk können Sie Kostenobjekte manuell anlegen. Alternativ können Sie diese über eine CSV-Datei importieren oder eine Integration mit einem Drittsystem wie einem HR-System, einem ERP-System oder einem Finanz- und Buchhaltungssystem nutzen.

Vorsicht: Für die Synchronisierung von Kostenobjekten kann nur ein Quellsystem verwendet werden. Wenn Sie beispielsweise Kostenobjekte aus einem HR-System importieren, können Sie diese nicht in ein ERP-System importieren.

Einmal erstellte Kostenobjekte können nicht gelöscht, sondern nur archiviert werden. Dies gewährleistet die Nachvollziehbarkeit und eine konsistente Berichterstattung. Ein Kostenobjekt kann für das Reisemanagement, die Spesenabrechnung und die Rechnungsverarbeitung verwendet werden.

Verwendung von Kostenobjekten zur Genehmigung

Mithilfe von Kostenobjekten kann der Genehmigungsablauf für Reisekosten, Spesen oder Rechnungen festgelegt werden.

Bei Reisekosten können Sie festlegen, dass alle Reisekostenanträge im Rahmen des Genehmigungsprozesses an den Genehmiger des Kostenobjekts weitergeleitet werden. Reisekostenobjekte unterstützen einen bevorzugten Genehmiger und optional weitere Genehmiger (jeder kann genehmigen).

Für Ausgaben und Rechnungen können Sie entweder eine Standard-Genehmigungsstrategie für Zusatzleistungen wählen oder einen benutzerdefinierten Workflow mit dem Workflow-Designer erstellen. Bei hierarchischen Kostenobjekten kann die Genehmigung bis zu den Genehmigern des übergeordneten Kostenobjekts eskaliert werden.

• Richten Sie einen Reisekostengenehmigungsprozess nach Kostenart ein.
• Einen Rechnungsfreigabeprozess nach Kostenobjekt einrichten
• Einen Rechnungsfreigabeprozess nach Kostenobjekt einrichten

Genehmigung des Kostenobjekts im Reisebereich

Reiseanträge gehen oft direkt an Ihren direkten Vorgesetzten. Sie können jedoch die Genehmigungsregel so einstellen, dass das Kostenobjekt bestimmt, wer die Reise genehmigt.

Wenn Sie Reisekostenobjekte einrichten, weisen Sie ihnen eines zu. bevorzugter Genehmiger Für das Kostenobjekt können Sie optional weitere Genehmiger hinzufügen. Wenn Ihr Reisegenehmigungsprozess den Genehmiger des Kostenobjekts verwendet, kann jeder der bevorzugten oder zusätzlichen Genehmiger die Reise genehmigen. Wählt ein Mitarbeiter dieses Kostenobjekt beim Checkout aus, leitet Perk die Anfrage automatisch an die Genehmiger des Kostenobjekts weiter, anstatt an den üblichen Vorgesetzten.

Unternehmen A hat beispielsweise zwei Hauptabteilungen: Vertrieb und Marketing.

• Das Umsatzbudget wird von Jo Smith verwaltet.
• Das Marketingbudget wird von Alex Macdonald verwaltet.

Wenn das Unternehmen seinen Reisekostengenehmigungsprozess so einrichtet, dass er Kostenstellen verwendet, ändert sich der Genehmigungsablauf je nach der abrechnenden Abteilung:

• Sarah arbeitet im Vertrieb, ist aber auf Reisen, um bei einer Marketingveranstaltung mitzuhelfen.
• Wenn Sarah ihre Reise bucht, wählt sie das Kostenobjekt Marketing aus.
• Die Genehmigungsanfrage geht direkt an Alex Macdonald (die Marketingleiterin), da sie für diesen Kostenposten zuständig ist, wodurch Sarahs üblicher Vorgesetzter komplett umgangen wird. Falls Alex weitere Genehmiger eingerichtet hat, könnte jeder von ihnen die Reise ebenfalls genehmigen.

Hinweis: Weitere Genehmiger können sich bewerben reisen Nur zur Genehmigung. Für Ausgaben und Rechnungen verwenden Sie bitte den Genehmiger Und Delegieren Felder – diese sind von den zusätzlichen Reisegenehmigern getrennt.

Du kannst einen Reisedelegierten einrichtenDiese Funktion ermöglicht es Ihnen, Genehmigungsrechte vorübergehend an eine andere Person zu übertragen, während Sie abwesend sind. Sind zusätzliche Genehmiger konfiguriert, können diese auch als Ersatzempfänger für Genehmigungen im Rahmen von Dienstreisen außerhalb des Büros fungieren.

Genehmigung von Kostenobjekten bei Ausgaben und Rechnungen

Bei der Spesenabrechnung und Rechnungsverarbeitung können Sie komplexe Genehmigungsabläufe einrichten, je nachdem, wie Ihre Kostenobjekte konfiguriert sind:

• Nicht-hierarchischnur eine einzige Genehmigung
• Hierarchisch: Je nach Genehmigungslimits können mehrere Genehmigungen erforderlich sein, da die Genehmigung innerhalb der Hierarchie nach oben eskaliert wird.

Ausgaben- und Rechnungsfreigabe bei nicht-hierarchischen Kostenobjekten

Jedem Kostenobjekt ist ein Standardgenehmiger zugeordnet, der für die Genehmigung aller diesem Kostenobjekt zugeordneten Ausgaben oder Rechnungen zuständig ist. Wenn eine Ausgabe oder Rechnung für dieses Kostenobjekt eingereicht wird, wird die im entsprechenden Feld ausgewählte Person automatisch genehmigt. Genehmiger Der zuständige Bereich ist für die Genehmigung der Ausgaben/Rechnungen verantwortlich, bevor diese von den Finanzprüfern geprüft werden.

Wenn der Genehmiger mit dem Einreicher der Spesenabrechnung oder Rechnung identisch ist, wird das Dokument standardmäßig als automatisch genehmigt (es sei denn, Sie haben einen benutzerdefinierten Workflow eingerichtet, um die Genehmigung an einen anderen Benutzer zu eskalieren).

Wenn beispielsweise Sarah (aus dem Vertrieb) eine Ausgabe für ein gekauftes Marketingbanner einreicht, erkennt Perk das Kostenobjekt „Marketing“ und leitet die Ausgabe direkt an Alex weiter. Kauft Alex jedoch etwas und ordnet es ihrem eigenen Marketingbudget zu, weiß Perk, dass sie es bereits genehmigt hat. Der Genehmigungsschritt wird übersprungen und die Ausgabe geht direkt an die Finanzabteilung (sofern Ihr Unternehmen keinen benutzerdefinierten Workflow verwendet, um dies zu verhindern).

Sie können Genehmigungen für ein Kostenobjekt vorübergehend an eine andere Person delegieren, indem Sie diese Person im Feld „Delegieren“ auswählen. Dies ist entweder unter „Einstellungen > Kostenmanagement > Kostenobjekte“ (für Kontoadministratoren) oder unter „Ausgaben > Genehmigungen > Genehmigungen für Kostenobjekte“ (für Genehmiger) möglich.

Sie können auch ein Ablaufdatum festlegen. Nach diesem Datum geht die Genehmigung des Kostenobjekts wieder an den ursprünglichen Genehmiger zurück.

Hierarchische Kostenobjekte für Ausgaben und Rechnungen

Kostenobjekte können eine Eltern-Kind-Beziehung aufweisen. Diese bestimmt, wie die Genehmigung innerhalb dieser Kostenobjekte abläuft und leitet Ausgaben/Rechnungen, die einen bestimmten Schwellenwert überschreiten, automatisch an den Genehmiger des übergeordneten Kostenobjekts weiter. In Perk können Sie bis zu acht Hierarchieebenen einrichten. Siehe Strategien zur Genehmigung von KostenobjektenDie

Hinweis: Hierarchische Kostenobjekte können nur für Ausgaben und Rechnungen eingerichtet werden. Reisekosten können nicht hierarchisch strukturiert werden, da die Genehmigung über Reisegenehmigungsprozesse erfolgt.

Kostenobjekte nach Unternehmen und Personen

Kostenobjekte werden üblicherweise für ein bestimmtes Unternehmen erstellt; Sie können jedoch auch Kostenobjekte anlegen, die unternehmensübergreifend im Konto verwendet werden. In diesem Fall hat das Kostenobjekt für alle Unternehmen dieselbe Konfiguration.

Achtung: Wenn Sie separate ERP-IDs für den separaten Datenexport in das Finanz- und Buchhaltungssystem definieren müssen, dürfen Sie beim Anlegen des Kostenobjekts nur ein Unternehmen auswählen.

Zuordnung von Kostenobjekten zu Personen

Wenn Sie eine Person zu Perk hinzufügen, können Sie ihr ein Standardkostenobjekt zuweisen. Dieses Standardkostenobjekt wird ihr bei der Reisebuchung sowie bei Ausgaben und Rechnungen als erste Option angezeigt. Jede Person kann nur ein Standardkostenobjekt gleichzeitig haben. Durch die Zuweisung als Standardkostenobjekt erhält sie automatisch Zugriff auf die Auswahl dieses Objekts.

Standardmäßig ist ein Kostenobjekt nur für die ihm zugewiesenen Benutzer sichtbar. Alle anderen können es weder sehen noch auswählen. Es wird beispielsweise nicht angezeigt, wenn ein anderer Mitarbeiter im Feld „Kostenobjekt“ danach sucht.

Um anderen Personen die Nutzung eines Kostenobjekts zu ermöglichen, ohne es als Standard festzulegen, wählen Sie in den Einstellungen des Kostenobjekts die Option „Anderen Personen die Nutzung dieses Kostenobjekts erlauben“. Sobald diese Option aktiviert ist, können Sie den Zugriff auf alle Benutzer des Kontos oder auf bestimmte Benutzer oder Benutzergruppen ausweiten. Durch diese Zugriffserweiterung wird das Standardkostenobjekt niemals geändert; dies geschieht ausschließlich durch die Zuweisung.

Genehmigende Personen (und ihre Beauftragten) haben immer Zugriff auf das Kostenobjekt, das von der Person, die die Genehmigung beantragt, ausgewählt wurde, unabhängig davon, ob es sich um ihren eigenen Standardwert handelt.

Sie können jedoch anderen Personen die Ansicht und Auswahl weiterer Kostenobjekte gestatten. In diesem Fall können diese entweder ihr eigenes Standardkostenobjekt oder das ihnen zur Verfügung gestellte Kostenobjekt auswählen.

Sie weisen einer einzelnen Person in ihrem Profil ein Standardkostenobjekt zu. Sie können mehreren Personen gleichzeitig ein Kostenobjekt zuweisen, entweder direkt im Kostenobjekt oder auf der Seite „Personen“ (indem Sie alle Personen auswählen und auf „Kostenobjekt“ klicken).

Hinweis: Der Zugriff auf Kostenobjekte wirkt sich nur auf die Auswahl von Kostenobjekten in Reisekostenabrechnungen, Spesenabrechnungen und Rechnungen aus. Er hat keine Auswirkungen auf die Analysefunktionen. Alle Kostenobjektdaten werden in der Analysefunktion angezeigt.

Kostenfaktoren bei Reisen

Sie können das Kostenobjekt zur Kategorisierung von Reisekosten verwenden, unabhängig davon, ob Sie Ihre Ausgaben und Rechnungen in Perk oder über eine Drittanbieterintegration verarbeiten.

Bei der Reisekostenabrechnung werden Kostenträger auf drei Arten verwendet:

• Verwenden Sie Kostenobjekte, um die Reisekosten während des Buchungsvorgangs in Perk zu kategorisieren (entweder durch den Reisenden selbst, einen Bucher oder über den Concierge). Das Kostenobjekt kann für Reisende automatisch ausgewählt werden (basierend auf dem in ihrem Profil festgelegten Standardkostenobjekt). Alternativ können Reisende ein anderes Kostenobjekt auswählen.
  
• Verwendung inReisebudgetszur Ermittlung der zulässigen Reisekosten.
• Verwenden Sie Kostenobjekte zur BestimmungReisegenehmigungenDie
• Verwenden Sie Kostenobjekte, um zu verfolgen undReisekosten analysierenAdministratoren und Analysten können Reisekosten verschiedener Abteilungen erfassen und kategorisieren. Kostenstellen werden auf Reisekostenabrechnungen angezeigt, sodass Sie die Ausgaben in Ihrem Finanz- und Buchhaltungssystem verarbeiten können. Wenn Sie Perk zur Spesenabrechnung nutzen, ist die Kostenstelle in allen Reisekosten enthalten.
  

Sehen Kostenstellen für Reisekosten einrichtenDie

Hinweis: Gäste können in ihrem Profil nur das für sie festgelegte Kostenobjekt einsehen. Sie können das ausgewählte Kostenobjekt nicht ändern; dies ist ausschließlich Reisemanagern vorbehalten.

Achtung: In Concierge ist die Anzahl der angezeigten Kostenobjekte auf 500 begrenzt. Sollte der Kunde mehr als 500 Kostenobjekte haben, muss er sich an den Kundenservice wenden.

Kostenträger in Ausgaben und Rechnungen

Für Ausgaben und Rechnungen werden Kostenobjekte verwendet, um Kosten zu erfassen.

Verwendung von Kostenobjekten bei der Einreichung von Ausgaben oder Rechnungen

Kostenobjekte werden beim Erstellen einer Ausgabe oder beim Hinzufügen einer Rechnung in Perk ausgewählt. Wenn Mitarbeiter beispielsweise eine Ausgabe erstellen, greifen sie entweder auf ihr Standardkostenobjekt zu, das von einem Administrator oder Personalverantwortlichen in ihrem Profil festgelegt wurde, oder – falls kein Standardkostenobjekt festgelegt ist – auf das zuletzt vom Mitarbeiter ausgewählte Kostenobjekt.

Bei Rechnungen können Sie pro Lieferant ein Standardkostenobjekt auswählen, sodass Perk Rechnungen dieses Lieferanten automatisch mit Smart-Codes versieht.

Hinweis: Perk-Administratoren können auswählen Kostenobjekte nicht anzeigen den Mitarbeitern. In diesem Fall sind die Finanzprüfer dafür verantwortlich, die Kostenträger während der Prüfung zu prüfen und gegebenenfalls zuzuordnen.

Je nach den Unternehmenseinstellungen können die Mitarbeiter das Kostenobjekt aktualisieren und so die Kostenverteilung komplett ändern, indem sie ein anderes Kostenobjekt auswählen.

Im Bereich der Ausgaben können Mitarbeiter zusätzliche Kostenarten zu einer Ausgabe hinzufügen. Dadurch wird eine weitere Zeile erstellt, in der der Mitarbeiter eine weitere Kostenart auswählen und den Prozentsatz oder Betrag, der jeder Kostenart zugeordnet werden soll, anpassen kann. Dies teilt die Ausgabenposition auf und erzeugt effektiv zwei Unterpositionen, denen jeweils eine einzelne Kostenart zugeordnet ist.

Die den einzelnen Kostenstellen zugeordneten Beträge müssen sich stets zur Gesamtforderung addieren. Wenn Sie den Betrag oder Prozentsatz einer Kostenstelle ändern, werden die Zuordnungen der anderen Kostenstellen automatisch angepasst. Auch die prozentuale Aufschlüsselung muss sich immer auf 100 % summieren. Prozentsätze können mit bis zu zwei Dezimalstellen angegeben werden. Wenn Sie beispielsweise 33,337 % eingeben, wird dieser Wert auf 33,34 % aufgerundet.

Hinweis: Wenn sich die Mitarbeiter entscheiden, die Kosten aufzuteilen und einen Teil des Gesamtbetrags einer zusätzlichen Kategorie (und damit einem zusätzlichen Kostenobjekt) zuzuordnen, wird der verbleibende Betrag in der Kostenobjektaufschlüsselung automatisch entsprechend dem eingegebenen Prozentsatz angepasst.

Bei Rechnungen können Rechnungsbearbeiter das für jede Rechnungsposition vorgeschlagene Standardkostenobjekt akzeptieren oder gegebenenfalls ein anderes auswählen.

Bei Kostenobjekten, die auf bestimmte Personen beschränkt sind, wird das Kostenobjekt nicht angezeigt, wenn es nicht als Standardkostenobjekt für den Lieferanten ausgewählt wurde oder nicht von einer Person mit den entsprechenden Berechtigungen zum Anzeigen der Position ausgewählt wurde.

Nutzung von Kostenobjekten als Finanzprüfer

Finanzprüfer können die in Ausgaben und Rechnungen zugeordneten Kostenobjekte bei der Dokumentenprüfung einsehen (Finanzen > Prüfen > Ausgaben und Rechnungen). Standardmäßig können sie jedoch nur das ihnen zugeordnete Kostenobjekt auswählen. Sollen Finanzprüfer vor Abschluss der Prüfung weitere Kostenobjekte auswählen, zusätzliche Kostenobjekte hinzufügen oder sogar eine zusätzliche Kategorie (und damit ein weiteres Kostenobjekt) auswählen können, müssen Sie ihnen in den Kostenobjekteinstellungen Zugriff auf diese Kostenobjekte gewähren.

Exportieren von Kostenobjekten in Ausgaben und Rechnungen

Pro Buchungssatz kann nur ein Kostenobjekt zugeordnet werden. Ein typischer Buchungssatz für eine privat bezahlte Ausgabe könnte beispielsweise so aussehen:

Hier wird das Kostenobjekt für den Sollbetrag ausgewiesen, damit Sie die Ausgaben nachverfolgen können.

Sie können Kosten auf mehrere Kostenstellen oder Projekte aufteilen, verschiedene Kostenobjekte auswählen oder andere Kostenobjekte verwenden. Dazu teilt Perk die Position auf und erstellt zwei Unterpositionen, denen jeweils ein einzelnes Kostenobjekt zugewiesen wird.

Bei einer Aufteilung der Ausgaben auf zwei Kostenarten könnten die Buchungssätze beispielsweise so aussehen:

Wenn Sie auch mehrere Teams oder Projekte verfolgen möchten, können Sie benutzerdefinierte Felder verwenden, um diese zusätzlichen finanziellen Dimensionen zu erfassen.

Beispielsweise möchten Sie eine Ausgabe dem Kostenobjekt „Professionelle Dienstleistungen“ zuordnen und sie gleichzeitig nach Kundenprojekt verfolgen. Dazu erstellen Sie „Professionelle Dienstleistungen“ als Kostenobjekt. Die Ausgabe wird diesem Kostenobjekt zugeordnet und kann anschließend ein zusätzliches benutzerdefiniertes Feld „Projekte“ mit dem Namen des Kunden enthalten.

Beispielsweise könnte der Buchungssatz für eine privat bezahlte Ausgabe, die der Einreicher einem bestimmten Projekt zugeordnet hat, das als benutzerdefiniertes Feld eingerichtet ist, folgendermaßen aussehen:

NotizBei Bedarf können Sie entscheiden, die Kostenobjekte nicht in das Drittsystem zu exportieren.