Kostenobjekte dienen der Zuordnung und Verfolgung von Kosten, die über Perk eingehen. Je nach Konfiguration und Berichtsanforderungen können sie verschiedene Bereiche eines Unternehmens repräsentieren, z. B. Abteilungen, Teams, Projekte oder Kostenstellen.

Kostenobjekte können sein:

• Hierarchisch – Eltern-Kind-Beziehung.
• Erstellt auf Unternehmens- oder Kontoebene.
• Wird verwendet für reisen, Ausgaben und Rechnungen, oder auf einen bestimmten Verwendungszweck beschränkt ist.
• Wird für Genehmigungen verwendet.
• Für Mitarbeiter zugänglich oder vor ihnen verborgen.

Mit Perk können Sie Kostenobjekte manuell erstellen, sie über eine CSV-Datei importieren oder eine Integration mit einem Drittsystem wie einem HR-System, ERP-System oder Finanz- und Buchhaltungssystem durchführen.

Vorsicht: Für die Synchronisierung von Kostenobjekten kann nur ein Quellsystem verwendet werden. Wenn Sie beispielsweise Kostenobjekte aus einem HR-System importieren, können Sie diese nicht in ein ERP-System importieren.

Einmal erstellte Kostenobjekte können nicht gelöscht, sondern nur archiviert werden. Dies gewährleistet die Nachvollziehbarkeit und eine konsistente Berichterstattung. Ein Kostenobjekt kann für das Reisemanagement, die Spesenabrechnung und die Rechnungsverarbeitung verwendet werden.

Tipp: Für mehr Flexibilität für Unternehmen Kostenobjekte in Perk ersetzen Kostenstellen aus TravelPerk.Die

Bei Bedarf können Sie nun ein Kostenobjekt nur in einem Unternehmen verwenden und Kostenobjekte ausschließlich für Reisekosten, Spesen oder Rechnungen erstellen.

Kostenobjekte sind für andere Personen zugänglich.auch wenn es nicht ihre Standardeinstellung ist.

Hierarchische Kostenobjekte

Kostenobjekte können eine Eltern-Kind-Beziehung aufweisen. Diese bestimmt, wie die Genehmigung innerhalb dieser Kostenobjekte erfolgt. Sobald eine Ausgabe/Rechnung einen bestimmten Schwellenwert überschreitet, wird sie automatisch an den Genehmiger des übergeordneten Kostenobjekts weitergeleitet.

Sie können Folgendes einstellen: fünf hierarchische Ebenen in Perk. Siehe Strategien zur Genehmigung von KostenobjektenDie

NotizSie können hierarchische Kostenobjekte nur für Ausgaben und Rechnungen einrichten. Reisekosten können nicht hierarchisch strukturiert werden, da die Genehmigung durch Reisegenehmigungsprozesse erfolgt.

Kostenobjekte nach Unternehmen und Personen

Kostenobjekte werden üblicherweise für ein bestimmtes Unternehmen erstellt. Sie können aber auch Kostenobjekte anlegen, die unternehmensweit im Konto verwendet werden. In diesem Fall hat das Kostenobjekt für alle Unternehmen dieselbe Konfiguration.

VorsichtWenn Sie separate ERP-IDs für den separaten Datenexport in Ihr Finanz- und Buchhaltungssystem definieren müssen, dürfen Sie beim Anlegen des Kostenobjekts nur ein Unternehmen auswählen.

Zuordnung von Kostenobjekten zu Personen

Wenn Sie Personen zu Perk hinzufügen, weisen Sie ihnen ein Standardkostenobjekt zu, dem alle Reisebuchungen und -ausgaben zugeordnet werden.

Nur Personen, denen das Kostenobjekt als Standard zugewiesen ist, können es während des Buchungsprozesses für Reisen, bei Ausgaben und Rechnungen aufrufen und auswählen. Andere Personen haben keinen Zugriff darauf und können es nicht auswählen.

Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise im Feld „Kostenobjekt“ danach sucht, wird das Kostenobjekt nicht angezeigt. Genehmiger und Beauftragte haben stets Zugriff auf das ausgewählte Kostenobjekt.

Sie können anderen Nutzern gegebenenfalls erlauben, Kostenobjekte einzusehen und auszuwählen. In diesem Fall können diese entweder ihr eigenes Standardkostenobjekt oder das ihnen zur Verfügung gestellte Kostenobjekt auswählen.

• Sie können einem Standardkostenobjekt ein Standardkostenobjekt zuweisen. einzelne Person in ihrem ProfilDie
• Sie können ein Kostenobjekt mehreren Personen gleichzeitig zuweisen, entweder direkt über das Kostenobjekt selbst oder über die Benutzeroberfläche. Personenseite von Alle Personen auswählen und auf Kostenobjekt klickenDie

NotizDer Zugriff auf Kostenobjekte wirkt sich nur auf die Auswahl von Kostenobjekten in Reisekostenabrechnungen, Spesenabrechnungen und Rechnungen aus. Analysen werden nicht beeinflusst. Alle Kostenobjektdaten werden in Analytics angezeigt.

Kostenfaktoren bei Reisen

Kostenstellen sind jetzt Kostenobjekte

Sie können das Kostenobjekt zur Kategorisierung von Reisekosten verwenden, unabhängig davon, ob Sie Ihre Ausgaben und Rechnungen in Perk verarbeiten oder eine Integration eines Drittanbieters nutzen.

Kostenobjekte werden bei der Reiseplanung auf drei Arten verwendet:

• So kategorisieren Sie Reisekosten beim Bezahlvorgang auf Perk: Das Kostenobjekt kann für Reisende automatisch anhand des in ihrem Profil hinterlegten Standardkostenobjekts ausgewählt werden. Reisende können aber auch ein anderes Kostenobjekt wählen.
  
  
   
• Um die zulässigen Reisekosten zu ermitteln ReisebudgetsDie
• Um zu verfolgen und Reiseausgaben analysierenAccount-Administratoren und Analysten können Reisekosten verschiedener Abteilungen erfassen und kategorisieren. Kostenstellen werden auf Reisekostenabrechnungen angezeigt, sodass Sie die Ausgaben in Ihrem Finanz- und Buchhaltungssystem verarbeiten können. Wenn Sie Perk zur Spesenabrechnung nutzen, ist die Kostenstelle in allen Reisekosten enthalten.
  
  

Weitere Informationen finden Sie unter Kostenstellen für Reisekosten einrichtenDie

NotizWir haben die Kostenstellen in Perk in Kostenobjekte umbenannt, und fAb dem 1. Februar 2026 werden wir auch die Spaltennamen in Ihren CSV- und PDF-Downloads anpassen.Wenn Sie diese Dateien in einem automatisierten Prozess verwenden, aktualisieren Sie Ihren Workflow, um die Änderung der Spaltennamen widerzuspiegeln.

NotizGäste können nur die ihnen in ihrem Profil zugewiesenen Kostenstellen einsehen. Sie können die vorausgewählten Kostenstellen nicht ändern. Diese Aufgabe können nur Reisemanager übernehmen.

Kostenträger in Ausgaben und Rechnungen

Für Ausgaben und Rechnungen werden Kostenobjekte verwendet, um Kosten zu erfassen.

Kostenobjekte werden beim Erstellen einer Ausgabe oder beim Hinzufügen einer Rechnung in Perk ausgewählt. Wenn Mitarbeiter beispielsweise eine Ausgabe erstellen, greifen sie entweder auf ihr Standardkostenobjekt zu, das in ihrem Profil von einem Kontoadministrator oder Personalverantwortlichen festgelegt wurde, oder – falls kein Standardkostenobjekt festgelegt ist – auf das zuletzt vom Mitarbeiter ausgewählte Kostenobjekt.

Für RechnungenSie können für jeden Lieferanten ein Standardkostenobjekt festlegen, sodass Perk Rechnungen für diesen Lieferanten automatisch mit Smart-Codes versieht.

Notiz: Administratoren von Vorteilskonten können festlegen, dass Kostenobjekte den Mitarbeitern nicht angezeigt werden. In diesem Fall sind die Finanzprüfer dafür verantwortlich, die Kostenobjekte im Rahmen der Überprüfung zu prüfen und gegebenenfalls zuzuordnen.

Je nach den Unternehmenseinstellungen können Mitarbeiter das Kostenobjekt aktualisieren und so die Kostenverteilung komplett ändern, indem sie ein anderes Kostenobjekt auswählen.

Bei den Ausgaben können Mitarbeiter Zusätzliche Kostenobjekte hinzufügen einer Ausgabe zugeordnet. Dadurch wird eine weitere Zeile hinzugefügt, in der der Mitarbeiter ein anderes Kostenobjekt auswählen und den Prozentsatz oder Betrag anpassen kann, der diesem zugeordnet werden soll. Dies teilt den Ausgabenposten in zwei Unterposten auf, denen jeweils ein einzelnes Kostenobjekt zugeordnet ist.

Die den einzelnen Kostenarten zugeordneten Beträge müssen sich stets zu den gesamten Kosten ergeben. Wenn Sie den Betrag oder Prozentsatz einer Kostenart ändern, werden die Zuordnungen der anderen Kostenarten automatisch angepasst. Auch die prozentuale Aufschlüsselung muss sich immer zu 100 % summieren. Prozentsätze können mit bis zu zwei Dezimalstellen angegeben werden. Wenn Sie beispielsweise 33,337 % eingeben, wird dieser Wert auf 33,34 % aufgerundet.

Tipp: Wenn die Mitarbeiter beschließen, die Kosten aufzuteilen, indem sie einen Teil des Gesamtbetrags einer zusätzlichen Kategorie zuordnen, wird der verbleibende Betrag in der Kostenaufschlüsselung automatisch auf Basis des eingegebenen Prozentsatzes angepasst.

Rechnungsbearbeiter kann das für jede Rechnungsposition vorgeschlagene Standardkostenobjekt akzeptieren oder gegebenenfalls ein anderes auswählen.

Für Kostenobjekte, die beschränkt auf bestimmte PersonenWenn das Kostenobjekt nicht als Standardkostenobjekt für den Lieferanten ausgewählt wurde oder nicht von einer Person mit den entsprechenden Berechtigungen zum Anzeigen der Position ausgewählt wurde, wird es nicht angezeigt.

Weitere Informationen finden Sie unter Kostenobjekte für Ausgaben und Rechnungen einrichtenDie

Nutzung von Kostenobjekten als Finanzprüfer

Finanzprüfer können die den Ausgaben und Rechnungen zugeordneten Kostenobjekte bei der Dokumentenprüfung einsehen, indem sie zu folgendem Link gehen: Finanzen > Überprüfung > Ausgaben und RechnungenDie

Standardmäßig können sie nur das ihnen zugewiesene Kostenobjekt auswählen. Wenn Finanzprüfer weitere Kostenobjekte auswählen oder hinzufügen oder vor Abschluss der Prüfung eine zusätzliche Kategorie festlegen sollen, müssen Sie ihnen in den Einstellungen Zugriff auf diese Kostenobjekte gewähren. Kostenstellen für Reisekosten einrichtenDie

Exportieren von Kostenobjekten in Ausgaben und Rechnungen

Pro Buchungssatz kann nur ein Kostenobjekt zugeordnet werden. Ein typischer Buchungssatz für eine privat bezahlte Ausgabe könnte beispielsweise so aussehen:

Hier wird das Kostenobjekt für den Sollbetrag ausgewiesen, damit Sie die Ausgaben nachverfolgen können.

Sie können Kosten auf mehrere Kostenstellen oder Projekte aufteilen, verschiedene Kostenobjekte auswählen oder andere Kostenobjekte verwenden. Dazu teilt Perk die Position auf und erstellt zwei Unterpositionen, denen jeweils ein einzelnes Kostenobjekt zugewiesen wird.

Bei einer Aufteilung der Ausgaben auf zwei Kostenarten könnten die Buchungssätze beispielsweise so aussehen:

Wenn Sie auch mehrere Teams oder Projekte verfolgen möchten, können Sie benutzerdefinierte Felder verwenden, um diese zusätzlichen finanziellen Dimensionen zu erfassen.

Beispielsweise möchten Sie eine Ausgabe dem Kostenobjekt „Professionelle Dienstleistungen“ zuordnen und sie gleichzeitig nach Kundenprojekt verfolgen. Dazu erstellen Sie „Professionelle Dienstleistungen“ als Kostenobjekt. Die Ausgabe wird diesem Kostenobjekt zugeordnet und kann anschließend ein zusätzliches benutzerdefiniertes Feld „Projekte“ mit dem Namen des Kunden enthalten.

Beispielsweise könnte der Buchungssatz für eine privat bezahlte Ausgabe, die der Einreicher einem bestimmten Projekt zugeordnet hat, das als benutzerdefiniertes Feld eingerichtet ist, folgendermaßen aussehen:

NotizBei Bedarf können Sie entscheiden, die Kostenobjekte nicht in das Drittsystem zu exportieren.