Immer wenn Sie eine Reisebuchung vornehmen, kann Perk automatisch eine einzelne Reisekostenabrechnung erstellen oder ReisekostenDadurch können Mitarbeiter weitere Ausgaben wie Belege, Kilometergeldabrechnungen und Tagegelder geltend machen. Änderungen an Reisebuchungen werden in den Reisekosten berücksichtigt.

Bei Reisebuchungen, die sofort per Karte (privat, geschäftlich oder Hotelkarte) bezahlt werden, wird jede Buchung als einzelne Ausgabe erfasst. Bei periodischen Rechnungen wird jede Rechnungsposition als separate Ausgabe in Perk dargestellt. Beispiel: Ein Reisender bucht eine Reise von Singapur nach Barcelona mit zwei Flügen (mit Umstieg in Zürich) und einem Hotel. Dies kann in der Rechnung als vier Positionen erscheinen: drei Positionen für die Flüge und das Hotel sowie eine vierte Position für die Buchungsgebühren. Jede Position wird als separate Ausgabe in Perk angelegt.

Die Reisekosten werden automatisch kategorisiert und der entsprechenden Kartenzahlung zugeordnet, sofern diese mit Karte bezahlt wurde. Enthält die Reisebuchung Mehrwertsteuerinformationen, werden die entsprechenden Reisekosten inklusive Steuersatz und -betrag angezeigt, sofern in Perk für das Unternehmen ein entsprechender Steuersatz hinterlegt ist.

Reisekosten können entweder in folgender Form erstellt werden: Einberufungs- oder Reiseeinberufungsstatus und kann sein Dem Bucher, Mitarbeiter oder Reisekostenbearbeiter zugewiesen.

Wenn die Reisebuchung vorbehaltlich der GenehmigungDie entsprechenden Reisekosten werden mit der Zusammenfassung Status. Finanzprüfer können dann Diese Ausgaben in das Finanzsystem exportieren

Status der Reisekosten

Reisekosten aus Perk-Reisen können mit einem von zwei Status erstellt werden:

• EntwurfReisekosten werden in Perk importiert, sodass Mitarbeiter sie entweder als Teil einer Reise oder als Einzelausgaben verwalten können.
• ReiseentwurfReisekosten sind nur für die Abrechnungsdienstleister sichtbar (Finanzen > AusgabenimportNur Reiseabrechnungsdienstleister können diese Ausgaben verwalten.

Je nach den Anforderungen Ihres Unternehmens können Sie entscheiden, ob Sie möchten, dass Ihre Mitarbeiter Reisekosten verwalten oder zuweisen Reiseausgaben-Prozessor um diese Ausgaben zu bearbeiten:

Reisekosten als Mitarbeiter verwalten

Wenn Sie es den Mitarbeitern gestatten, diese Ausgaben selbst zu verwalten, sind sie dafür verantwortlich, die Richtigkeit aller Daten zu überprüfen und diese zur Genehmigung einzureichen.

Mitarbeiter können beispielsweise folgende Aufgaben ausführen:

• Siehe Reisekosten
• Reisekostendaten bearbeiten
• Reisekosten einreichen

Wenn Sie einen Standardgenehmigungsprozess verwenden (Genehmigung durch den Linienvorgesetzten oder Genehmigung durch das Kostenobjekt), folgen Reisekosten dem Standardgenehmigungsprozess für Ausgaben.

Vorsicht: Damit Mitarbeiter ihre Reisekosten selbst verwalten können, müssen die Reisekosten im Entwurfsstatus und nicht als Reisekostenabrechnung importiert werden.

Reisekostenabrechnung als Reisekostenbearbeiter verwalten

Wenn Sie Reisekosten der Rolle des Reisekostenbearbeiters zuweisen, ist dieser für die Prüfung aller Ausgaben und deren Weiterleitung an die Finanzabteilung zuständig. Dadurch können Sie einen spezifischen Genehmigungsprozess einrichten, um diese Ausgaben separat zu bearbeiten.

Sie können auf alle Reisekosten zugreifen in Finanzen > AusgabenimportSie können Reisekosten entweder mit dem Status „Entwurf“ oder „Reisekostenentwurf“ importieren:

Zuordnung von Reisekosten zu Mitarbeitenden

Je nach den Reisebuchungseinstellungen des Unternehmens ordnet Perk die Reisekosten entweder dem Buchenden oder dem Reisenden zu. Kann Perk die in der Buchung angegebene Person (Buchende oder Reisender) nicht finden, werden die Reisekosten ersatzweise dem Reisekostenabrechnungsdienstleister des Unternehmens zugewiesen.

Notiz: Änderungen in der Zuteilungsstrategie Betrifft nur NeubuchungenWenn Sie die Strategie ändern, nachdem Sie Reisen in Perk gebucht haben, muss der Reiseausgabenbearbeiter diese Buchungen möglicherweise der richtigen Person neu zuordnen. Finanzen > Ausgabenimport

Zuerst dem Buchenden, dann dem Reisenden zuweisen.

Standardmäßig werden Reisekosten dem Buchenden in Perk zugeordnet. Ist der Buchende in Perk nicht zu finden, werden die Reisekosten dem Reisenden zugeordnet. In den meisten Fällen sind Buchender und Reisender dieselbe Person.

Anders ausgedrückt: Die Priorität bei der Zuordnung ist der Buchende, dann der Reisende. Wenn beispielsweise eine Reise von einem Buchenden gebucht wird, werden die Reisekosten in Perk diesem Buchenden zugeordnet. Kann Perk den Buchenden nicht finden (oder ist dieser einem anderen Unternehmen zugeordnet), werden die Reisekosten dem Reisenden zugeordnet. Gehört der Reisende nicht zum Unternehmen, werden die Reisekosten dem zuständigen Sachbearbeiter für Reisekostenabrechnungen zugeordnet.

Sind auf der Rechnung mehrere Reisende aufgeführt, ordnet Perk die Reisekosten dem ersten gefundenen Reisenden zu (sofern eine Zuordnung zum Buchenden nicht möglich ist).

Zuerst dem Reisenden, dann dem Bucher zuweisen.

Alternativ können Sie, falls die Reisekosten vom Reiseanbieter oder über eine Hotelkarte bezahlt wurden, eine alternative Zuordnungsstrategie festlegen. In diesem Fall werden die Reisekosten zunächst dem Reisenden zugeordnet. Falls der Reisende nicht zum Unternehmen gehört, werden die Reisekosten dem Buchenden zugeordnet. Gehören weder Buchender noch Reisender zum Unternehmen, wird die Rechnung dem Reisekostenabrechnungsdienstleister zugeordnet.

Notiz: Die alternative Zuordnungsstrategie gilt nicht für Gruppenbuchungen. Diese Buchungen werden automatisch dem Buchenden zugeordnet, auch wenn sie mit einer Hotelkarte oder über einen Reiseanbieter bezahlt wurden.

Zahlungsmethoden für Reisebuchungen

Rechnungen für Mitarbeitervergünstigungen werden per Firmenkarte, z. B. einer Mitarbeitervergünstigungskarte, oder über eine andere Zahlungsmethode, z. B. Lastschrift, bezahlt. Die Zahlungsmethoden werden im Zahlungsprofil eingerichtet.

Je nach Zahlungsart muss der Abrechnungszyklus in den Zahlungsprofilen korrekt angepasst werden. In TravelPerk kann der Abrechnungszyklus sofort oder flexibel sein. Je nachdem, wie Sie die Reisekosten in Perk verwalten möchten, muss die Konfiguration in Perk entsprechend angepasst werden.

Bezahlt mit Firmenkarte, Kartentransaktionsdaten in Perk hinterlegt

Reisekosten, die mit einer Firmenkarte bezahlt werden, sind Buchungen, die sofort mit einer Perk Card (oder einer anderen in Perk integrierten Karte) beglichen werden. In diesem Fall müssen Sie den Abrechnungszyklus auf „sofort“ einstellen. Dadurch wird sichergestellt, dass die Buchungsrechnung und die Kartentransaktion in Perk denselben Betrag aufweisen und automatisch abgeglichen werden können. Es kann jedoch vorkommen, dass eine Transaktion zu mehreren Rechnungen führt. In diesem Fall muss der Reisekostenabrechnungsdienstleister den Abgleich manuell durchführen. Mehrere Ausgaben einer einzigen Kartentransaktion zuordnen

Bei einer vollständigen oder teilweisen Rückerstattung für eine Reise, beispielsweise bei Stornierung einer Hotelbuchung, wird eine Gutschrift mit einem negativen Betrag erstellt. Dieser Betrag wird der Perk-Karte oder der zur Zahlung verwendeten Karte gutgeschrieben und kann entsprechend zugeordnet werden.

Wenn Sie verwenden FlexiReisen Informationen zu Buchungsänderungen finden Sie unter FlexiTravel-Guthaben in Perk verwalten

Die Zahlung erfolgte über eine andere Zahlungsmethode, z. B. über regelmäßige Abbuchungen oder mit einer Karte, die nicht in Perk integriert ist.

Reisekosten, bei denen die Zahlungsmethode vom Reiseanbieter bezahlt wird, sind Buchungen, die mit einer Karte bezahlt wurden, die nicht in Perk integriert ist (d. h., es sind keine Transaktionsdaten in Perk verfügbar) oder per regelmäßiger Abrechnung abgedeckt werden. Als Zahlungsmethode wird entweder Banküberweisung oder manuelle SEPA-Überweisung verwendet. Der Abrechnungszyklus kann wöchentlich, zweiwöchentlich oder monatlich eingestellt werden. Diese Rechnungen enthalten mehrere Positionen, die als separate Reisekosten erfasst werden.

Reisekosten, die über TravelPerk mit Karte bezahlt wurden, müssen nicht mit einer Kartentransaktion in Perk abgeglichen werden. Jede Ausgabe wird automatisch gemäß der Kategoriezuordnungskonfiguration kategorisiert.

Vorsicht: Die flexible Rechnungsstellung, die es jedem Perk-Nutzer ermöglicht, während des Bezahlvorgangs ein anderes Unternehmen für die Rechnungsstellung oder ein Zahlungsprofil eines anderen Unternehmens auszuwählen, wird nicht unterstützt.

Steuern auf Reisekosten

Zu den Vergünstigungen können die in der Rechnung enthaltenen Steuerinformationen gehören. Die Steuerinformationen werden gemäß diesen Kriterien in den Ausgaben angezeigt:

• Wenn die Steuer aktivieren Wenn diese Funktion für das Unternehmen aktiviert ist, wird die Steuer in der Ausgabe ausgewiesen. Ist diese Funktion weder im Unternehmen noch im Konto aktiviert, wird die Ausgabe ohne Mehrwertsteuer erstellt.
• Wenn eine Übereinstimmung Der Steuersatz wurde für das Unternehmen festgelegt. Und gilt für das Land, in dem die Ausgaben entstanden sindAnschließend werden die Mehrwertsteuerinformationen in den Ausgaben angezeigt.
• Wenn eine Übereinstimmung Der Steuersatz wurde für das Unternehmen festgelegt. Und gilt nicht für das Land Wenn der Aufwand dort anfällt, wo er entstanden ist, dann wird er ohne Mehrwertsteuer berechnet.
• Wenn im Unternehmen kein entsprechender Steuersatz festgelegt ist, werden die Reisekosten ohne Mehrwertsteuer erfasst.

Reisebuchungsrechnungen als Anhänge

Wenn die Reisebuchung per Karte bezahlt wird und Sie in Ihrem Zahlungsprofil die Sofortrechnungserstellung eingerichtet haben, fügt Perk die Rechnungs-PDF der Ausgabe als Beleg bei. Belegdokument

In anderen Fällen, wenn die Sofortrechnungserstellung nicht abhängig vom Abrechnungszeitraum konfiguriert ist, befindet sich die Rechnung möglicherweise im Entwurfsstatus und ist noch nicht ausgestellt. In diesem Fall wird sie nicht den Reisekosten zugeordnet.