Sie können Perk so einrichten, dass automatisch Reisekosten aus einer gebuchten Reise erstellt werden. Das bedeutet, dass Reisende nicht manuell eine Reisekostenabrechnung in Perk für die Einreichung von Ausgaben erstellen müssen. So können Reisende Reisekosten mit anderen Ausgaben der Reise wie Taxis, Mahlzeiten usw. zusammenfassen.
Erstellen von Reisekosten aus Reisebuchungen
Sobald Ihre Flüge (und Hotels) in Perk bestätigt gebucht sind, wird eine neue Reisekostenabrechnung erstellt. Wenn Ihr Konto so eingerichtet ist, dass Reisebuchungen genehmigt werden müssen, werden Reisekostenabrechnungen erst erstellt, sobald die Reise genehmigt wurde.
Reisekosten werden in Entwurfsstatus in Echtzeit erstellt und der Person oder den Personen zugewiesen, die als Reisende in der Buchung angegeben sind. Wenn die Reise mehrere Reisende umfasst, wird für jeden angegebenen Reisenden eine eigene Reisekostenabrechnung erstellt.
Wenn Ihr Unternehmen Mitarbeitern erlaubt, Reisekosten selbst zu verwalten, werden die Reisekosten ebenfalls in die Reisekostenabrechnung aufgenommen. Mitarbeiter können wählen, Reisekosten vor der Einreichung der gesamten Reisekostenabrechnung einzureichen oder die gesamte Reisekostenabrechnung nach der Reise einzureichen.
Wenn die Reisekosten vom Reisekostenbearbeiter verwaltet werden, werden die Reisekosten nicht in die Reisekostenabrechnung importiert. Perk erstellt eine leere Reisekostenabrechnung für den Mitarbeiter.
Hinweis: Wenn Sie die Reisebuchungseinstellungen so konfiguriert haben, dass Rechnungen dem Reisenden statt dem Reisekostenbearbeiter zugewiesen werden, und mehrere Reisende in der Reise angegeben sind, dann werden die Reisekosten in die Reisekostenabrechnung des ersten Reisenden aufgenommen.
Wenn Sie das Unternehmen so eingerichtet haben, dass täglich Pauschalen für Reisen automatisch erstellt werden, generiert Perk beim Erstellen einer Reisekostenabrechnung aus einer gebuchten Reise automatisch die entsprechenden Pauschalen für jeden Reisetag.
Perk so einrichten, dass Reisekosten aus Reisebuchungen erstellt werden
Sie legen fest, ob Reisekosten in Perk auf Unternehmensebene (juristische Einheit) erstellt werden.
So aktivieren Sie diese Funktion:
- Gehen Sie zu Einstellungen > Ausgabeeinstellungen > Reisebuchungen.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Reisebuchungskosten nach Reise verwalten.
Verwalten von automatisch aus Reisebuchungen erstellten Reisekosten
Da Reisekosten im Entwurfsstatus erstellt werden, sind die Mitarbeiter dafür verantwortlich, alle zusätzlichen Ausgaben (z. B. Taxiquittungen, Mahlzeiten usw.) einzufügen, bevor sie die Reisekostenabrechnung zur Genehmigung einreichen.
Vorsicht: Änderungen an der gebuchten Reise werden nicht in die Reisekostenabrechnung übernommen. Wenn Sie z. B. eine Reisebuchung stornieren, müssen Sie die Reisekostenabrechnung manuell löschen. Ebenso müssen Sie bei Änderungen der Buchungsdaten oder zusätzlichen Kosten die Reisekostenabrechnung manuell anpassen.
Wenn Mitarbeiter die Reisekostenabrechnung versehentlich in Perk löschen, müssen sie die Reisekostenabrechnung manuell erstellen und die Reisekosten erneut anhängen. Beim Löschen einer Reisekostenabrechnung werden nur automatisch generierte Ausgaben (z. B. Pauschalen und Kilometer) gelöscht. Andere Ausgaben wie Reisekosten gelten als einzelne Ausgaben und können erneut manuell der Reisekostenabrechnung hinzugefügt werden.
Während Reisekostenbearbeiter Reisekosten anderen Personen zuweisen können, können Reisekostenabrechnungen nicht zugewiesen werden. Die Reisekostenabrechnung muss gelöscht werden.