Nutzen Sie diesen Artikel, um in Perk einen gestaffelten Kilometerpauschalensatz zu erstellen. Die gestaffelte Kilometerpauschale erstattet Mitarbeitern je nach gefahrenen Kilometern oder Meilen im jeweiligen Zeitraum unterschiedliche Sätze. Nutzen Sie diese Option, wenn Ihre Versicherung für die ersten gefahrenen Kilometer einen höheren Satz und für darüber hinausgehende Kilometer einen niedrigeren Satz vorsieht.
Wie gestaffelte Kilometerpauschalen funktionieren
Bei einer gestaffelten Kilometerpauschale definieren Sie eine oder mehrere Entfernungsstufen mit jeweils eigenem Kilometer- oder Meilensatz. Perk erfasst die gefahrenen Kilometer jedes Mitarbeiters und ordnet sie automatisch der entsprechenden Stufe zu.
Beispiel: Ihr Unternehmen erstattet Mitarbeitern 0,45 £/km für die ersten 10.000 km pro Jahr und 0,25 £/km für jeden weiteren Kilometer. Ein Mitarbeiter, der bereits 9.800 km gefahren ist, reicht eine 500-km-Fahrt ein. Perk erstattet die ersten 200 km mit 0,45 £/km und die restlichen 300 km mit 0,25 £/km.
Jede Stufe eines gestaffelten Kilometergeldsatzes kann ihren eigenen Steuersatz haben. Wenn Steuersätze verknüpft sind, berechnet Perk automatisch die Steuer auf jeden Kostenanteil anhand der jeweiligen Steuerstufe.
Hinweis: Bei gestaffelten Kilometerpauschalen ist der bei Einreichung und Prüfung angezeigte Steuerbetrag eine Schätzung. Die endgültige Steuerberechnung erfolgt beim Export der Ausgaben, da die tatsächliche Erstattung von den insgesamt gefahrenen Kilometern des Mitarbeiters im betreffenden Zeitraum abhängt. Der exportierte Betrag kann geringfügig von dem zuvor angezeigten Wert abweichen – dies ist zu erwarten und gewährleistet die Genauigkeit.
Schaffung eines gestaffelten Kilometersatzes
Schritt 1: Geben Sie den Zinssatz ein und füllen Sie die grundlegenden Angaben aus.
- Gehen Sie zu Einstellungen > Speseneinstellungen > Kilometersätze.
- Klicken Sie auf Neuen Kilometersatz hinzufügen.
- Wählen Sie Gestaffelter Kilometersatz aus.
- Geben Sie alle Details für die gestaffelter Kilometersatz.
Hinweis: Die Kilometerpauschalen können erst nach ihrer Aktivierung (und gegebenenfalls Zuordnung zur Mitarbeiterrichtlinie) verwendet werden. Aktivieren Sie die Pauschale, sobald Sie alle Details eingegeben haben.
Konfiguration der gestaffelten Kilometerpauschale
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Name | Der Name des Kilometersatzes. |
| Kategorie | Die Kategorie, mit der der Kilometersatz verknüpft werden soll. Dies stellt sicher, dass die Fahrtkosten auf das richtige Spesenkonto gebucht werden. |
| Währung | Die Währung, in der der Kilometersatz angezeigt wird. |
| Gültig ab (optional) | Legen Sie ein Startdatum fest, ab dem der Kilometersatz aktiv ist (falls zutreffend). |
| Gültig bis (optional) | Legen Sie ein Enddatum fest, bis zu dem der Kilometersatz aktiv ist (falls zutreffend). |
| Gültige Länder (optional) | Definieren Sie die Länder, in denen der Kilometersatz gültig ist. |
| Beschreibung (optional) | Fügen Sie bei Bedarf eine Beschreibung für den Kilometersatz hinzu. |
| Priorität (optional) | Priorisieren Sie den Kilometersatz, indem Sie eine Zahl eingeben. Eine höhere Zahl bedeutet eine höhere Priorität. Dadurch kann Perk den Kilometersatz automatisch einer Spese zuordnen. |
| Mindestentfernung für Erstattung (optional) | Wenn ein Wert eingegeben wird, wird die Kilometervergütung nur berechnet, wenn die pro Fahrt zurückgelegte Strecke größer als der definierte Schwellenwert ist. Das bedeutet, dass bei einer geringeren Strecke keine Erstattung erfolgt. |
| Anlage erforderlich | Aktivieren Sie diese Option, um Mitarbeiter zu zwingen, einen Beleg für ihre Kilometergeldabrechnung hochzuladen. |
Schritt 2: Fügen Sie die Zinssatzklassen hinzu
- Geben Sie unter Gestaffelter Zinssatz für die erste Klammer Folgendes ein:
- Ausgangspunkt: die Startdistanz für diese Klammer (normalerweise 0).
- Gestaffelter Satz: der Erstattungsbetrag pro Kilometer oder Meile für diese Tarifgruppe.
- Steuersatz (optional): Der Steuersatz, der auf den Teil der Ausgaben angewendet werden soll, der in diese Steuerklasse fällt. Wenn diese Option ausgewählt ist, berechnet Perk die Steuer für diesen Teil automatisch.
- Klicken Sie erneut auf Rate hinzufügen, um das nächste Distanzband hinzuzufügen.
- Wiederholen Sie den Vorgang, bis alle Klammern definiert sind. Die letzte Klammer hat keine Obergrenze – sie gilt für alle Abstände jenseits des vorherigen Schwellenwerts.
Beispielkonfiguration für den oben genannten zweistufigen Zinssatz:
| Von (km) | Preis (£/km) | Steuersatz |
|---|---|---|
| 0 | 0,45 £ | 20 % MwSt. |
| 10,000 | 0,25 £ | 20 % MwSt. |
Schritt 3: Speichern und aktivieren
Klicken Sie auf Speichern, um den Tarif als Entwurf zu speichern, oder auf Aktivieren, um ihn sofort verfügbar zu machen.
Achtung: Die Kilometerpauschale kann erst nach der Aktivierung genutzt werden. Aktivieren Sie sie daher unbedingt, sobald Sie alle Details eingegeben haben.
Wie Steuern auf gestaffelte Kilometerpauschalen angewendet werden
Wenn Sie einen Steuersatz mit einer oder mehreren Steuerklassen verknüpfen, wendet Perk diese Steuersätze automatisch auf die Teile jeder Ausgabe an, die in die jeweiligen Steuerklassen fallen.
Da die Berechnung der gestaffelten Steuersätze von der gefahrenen Kilometerzahl abhängt – die sich ändern kann, wenn innerhalb des Zeitraums weitere Ausgaben eingereicht werden –, erfolgt die endgültige Steuerberechnung zum Zeitpunkt des Exports, um sicherzustellen, dass die Beträge korrekt sind.
Beispiel: Alex' Firma hat zwei Kilometerpauschalen: 0,45 £/km zzgl. 20 % MwSt. für die ersten 10.000 km und 0,25 £/km zzgl. 20 % MwSt. für jeden weiteren Kilometer. Alex reicht eine 500 km lange Fahrt ein, die in beide Kilometerpauschalen fällt. Perk zeigt auf dem Spesenformular eine geschätzte Steuer an. Beim Export der Spesen berechnet Perk die Steuer anhand der endgültigen Kilometerzahl von Alex neu und aktualisiert den Steuerbetrag entsprechend.
Hinweis: Wenn für eine Steuerklasse kein Steuersatz ausgewählt ist, bleibt das Steuerfeld für diesen Ausgabenanteil leer. Mitarbeiter können jedoch manuell einen Steuersatz hinzufügen, sofern sie den Steuerabschnitt im Kilometergeldformular sehen können.
Zuordnung des Tarifs zu einer Police
Die Kilometerpauschale steht Mitarbeitern erst dann zur Verfügung, wenn sie mit einer Versicherungspolice verknüpft ist. So gehen Sie vor:
- Gehen Sie zu Einstellungen > Ausgabeneinstellungen > Mitarbeiterrichtlinien.
- Wählen Sie die Police aus, auf die der Tarif angewendet werden soll.
- Wählen Sie unter Anwendbare Kilometerpauschalen die soeben erstellte Pauschale aus.
- Klicken Speichern
Weitere Informationen darüber, wie Perk die gestaffelten Kilometergeldabrechnungen berechnet und die Steuern anwendet, finden Sie hier: Wie die Kilometerpauschale berechnet wird.